الإعداد للمقابلة
قرر ما تريد أن تحصل عليه بالضبط
حدد موضوعك
وضح في ذهنك ، بالاستعانة بنقاط مكتوبة إذا كان ضرورياً الغرض الحقيقي الذي تجري له المقابلة ، ذاكراً أيضاً الخطوات التمهيدية والاستخدامات المباشرة التي يمكن أن تجدي فيها،
- ما هي الحقائق التي يجب الحصول عليها ؟
- ما هي المعلومات التي أدلى بها ؟
- ما هي الاتجاهات التي تريد تكوينها ؟
- ما هي الأحداث التي تريد الحفز لأدائها ؟
اعرف عميلك
حاول الحصول على معلومات عن الشخص قبل المقابلة الرسمية معه ما أمكن ذلك بالاستعلام من المعارف، بمعرفة ارتباطاته واهتماماته أو بالرجوع إلي المعلومات المذكورة عنه في ملفاتك.
حدد مواعيدك
بتحديد المواعيد سلفاً سيتوافر الوقت وذلك لرؤية العميل فور حضوره وللتقصير من الإيضاحات الأولية . وأنت أن الساعة كافية له.
هيئ الخلوة
إنه لأكثر صعوبة أن تضمن الثقة والتعاون في حالة اثنين أو أكثر من العملاء عنه في حالة الواحد، ويمكن شرح غرض المقابلة بنجاح لمجموعة ولكن عند تلقي استجابات من مجموعة فإن فرداً أو فردين عادة هما اللذان يتكلمان.
وعندما يحضر المقابلة أكثر من اثنين فستكون هناك أوقات أكثر للملاحظة وتوافقات ألطف للعمل بين الشخصيات ويرتفع الإحساس بالنفس، وقد يحد الحذر المتولد والكف صراحة البيانات بشكل خطير ، ورغم عدم حتمية فإن الخلوة مرغوب فيها .
تدرب على أن تضع نفسك مكان عميلك
ضع نفسك في مكان الزبون وأنت تخطط لإجراء مقابلتك معه، تخيل ما سيفكر فيه عنك وعن منهجك، عن مفرداتك بالمقابلة .
الحاضري البديهة، وذو المشاركة الحاضرة ينتحلون هذه الاتجاه نحو مثل هذا الموقف الاجتماعي . ويحتاج آخرون إلى أن يحصلوه بالتفكير الكثير والمران . وبدونه لابد من حدوث سوء الفهم .
افحص تحيزاتك الخاصة واستبعدها
يندر التحقق الكامل من المدى . قل أو كثر . الذي نحمله جميعاً من إطار معين من المعتقدات والآراء ووجهات النظر، أو الإدراكات السابقة فلدى كل فرد بعض التحيزات سواء كان واعياً لها أم غير واع، ويندر أن يحصل سعة الأفق اللازمة لبحث الحقائق بدون مجهود واع نحو استكشاف وإقصاء الإدراكات السابقة الخاصة والتعميمات الجامدة التي تشوه أو تحرف الحقيقة كما تنبثق أثناء المقابلة.
إجراء المقابلة اكتسب واستوجب ثقة العميل
الثقة المتبادلة هي العملاقة المثلى الوحيدة لنجاح المقابلة . وعلى الأقل فثقة الشخص المقابل يجب أن تكتسب، وأسهل الطرق لذلك وأكثرها ضماناً هي أن تريه دليلاً على الثقة غير المتكلفة فيه والاهتمام به . ويشبه إقامة الثقة المتبادلة تشييد الصداقة، ومن هنا فيقدر ما يسمح الوقت . يعاونك فن صناعة الأصدقاء على النجاح في المقابلة.
عليك بإقامة ارتباطات سارة
الأساس الأول لكسب الأصدقاء هو الارتباط بمناسبات سعيدة، فلا يحاول فرد أو يتعارف إلي شخص، أو يقوم بمقابلته عندما يكون غاضباً أو مهتاجاً أو متعباً . ومن الناحية الأخرى فإن الزمالة الخفيفة معه عندما يكون سعيداً تقييم ارتباطاً ساراً معك في ذهنه وتولد اتجاهاً ودياً نحوك .
قدم لعميلك خدمة فعلية
شجع الاتجاه الودي .. أي أن تساعد شخصاً في اجتياز مشكلة، وأن تعطف عليه وأن تمده بشيء يحتاج إليه . وهذه الأمور الثلاثة لا ينساها القائد السياسي الناجح ، فلها وزنها في عمل القائم بالمقابلة وهو لا يترك فرصة ليعاون في غير تكلف الشخص الذي يحتاج إلي أن يكسب تعاونه .
ساعد العميل على أن يستشعر الراحة والاستعداد للكلام
كن أنت منبسطاً وأجعل ذلك بارزاً . أتح للعميل وقتاً ليتعود على الظروف المحيطة وأن يحصل على بعض الراحة. أهداف إلي إشعاره بأنه متكافئ معك يستطيع أن يتبادل معك الأفكار والآراء .
ابدأ بموضوعات سارة . يحسن غالباً . عندما يكون الموضوع الذي سيبحث يميل إلى استثارة غير سارة واتجاهات انفعالية . أن تتكلم أولاً عن مصادفات سارة وإن لم تكن مختصة بالموضوع. افتتح المقابلة بأن تقول شيئاً له أهمية حقيقة ثم دعه يتكلم .
أدل له أنت بشيء من عندك إذا عندك إذا توقعت شيئاً منه.
يجب أن تتنبه بياناتك أفكاره وكلما كان أكثر انجذاباً ازداد ميله إلى أن يبين اتجاهاته الأساسية .
وعندما يبدأ في الكلام انتبه جيداً فلابد ستجد نقاطاً مهمة تختص بموضوعك . لا تبدو كأنك تسيطر على الموقف ولا تحمل حتى إيحاء بالاتجاه النموذجي . قدم أسئلتك في نفس الوقت فبصورة تنبئ بأهميتها.
اعتقد دائماً أن يريد ملخصاً أن يتحقق من الغرض المتصل بالمقابلة وأنه يربط الحقائق بأحسن ما يستطيع .
أنصت
إن فن الاستماع صعب بالنسبة لبعض الأشخاص. أعط العميل فرصة وإن خرج عن الموضوع، استمع، كن متيقظاً، واعمل على تتقصي الأفكار التي قد تحمل شيئاً طفيفاً لموضوعك أو التي يمكنك أن تستخدمها في إعادته إلى النقطة المهمة دون أن تبدو سمحاً أو جافاً . شجعه على الكلام .
أتح له الوقت الكافي
لا تحاول أن تتم مقابلة بضغطها في فترة بسيطة من الزمن ، فستكون هناك فرص عندما لا يكون الوقت متاحاً ومقابلة قصيرة أحسن من لا شيء على الإطلاق، ولكن إذا كان ممكناً . استخدام مثل هذه الفترة البسيطة لتحصل على تعارف حسن . وأعد المقابلة الرئيسية فيما بعد، فالمقابلة المرضية تتطلب وقتاً ويجب أولاً أن يجد العميل وقتاً ليكيف تهيئة العقلي مع الموقف وبعدئذ يجب أن يكون هنالك وقت لعمليات التداعي لاستحضار الأفكار واستعادة الخبرات إلى الذهن عندما يتولد وجه جديد للموضوع .
وإذا ما بدأ سؤال ما غريباً أو غير عادي فالوقت لازم لفهم معناه، وفي مثل هذه الفترة تميل الإجابات إلي أن تكون المقابلة قد انتقلت إلي وجه آخر، بيد أنه إذا كانت المحادثة متسرعة فسوف لا تكون هنالك فرصة لهذه التقريرات والتعقيبات التي غالباً ما تكون قيِّمة وباختصار كيِّف المقابلة مع نشاط العميل العقلي وسرعته .
لا تتباطأ
إن التضييع غير اللازم للوقت ليس في مصلحة العميل، انطلق فوراً إلى الموضوع بالسرعة التي يستطيع هو أن يتبعك فيها فليست المقابلة زيارة اجتماعية .
اضبط المقابلة
دونما سيطرة لا تسمح للعميل أن يجمع بالمقابلة، اجعله بحصافة واعيا بالغرض المحدد الذي يجب الحصول عليه في الوقت المحدد .
ارقب في نهاية المقابلة
المعلومات الإضافية أو الأخبار التي تكمن في ملاحظات العميل العرضية : كن متيقظاً بوجهه خاص لأن تلتقط التعبيرات العرضية التي تقال بعد أن تكون المقابلة قد انتهت صورياً ، فبعد أن يزول التوتر ويكون هو بعيداً عن الرقابة يهفو أحياناً إلي أشياء تفسيرية إلي حد بعيد، أشياء قد يكون رغب في أن يقولها قبل ذلك ولكنها بدت له غير متعلقة بالموضوع أو أتفه من أن تذكر . تذكر أن المقابلة لم تنته حتى بعد أن تكون قد سألت كل أسئلتك ومددت يدك لتقول له إلى اللقاء .