هل تعتبر الاجتماعات بمثابة وسيلة عقيمة وعديمة الجدوى لإهدار الوقت؟ أم أن تهوين للأمر؟
يكره البعض الاجتماعات إلى الحد الذي يجعلوهم يشعرون بالضغط والقلق والاضطراب عندما يدركون أنه يتعين عليهم حضور احد الاجتماعات فكيف إذا طلب منهم أدارة اجتماع.
أن الطريقة الفعالة لإدارة اجتماع هي تعريف المشاركين بعضهم البعض وإعلان مشاركة الحاضرين وذلك قبل فترة طويلة قبل عقد الاجتماع وكذلك إرسال بنود الاجتماع إليهم ليقوموا بقراءته بدقة ولا تجعل البنود طويلة بل اجعلها قصيرة على شكل ورقة تستغرق قراءتها من دقيقتين إلى أربع دقائق لكل شخص يحضر الاجتماع . قبل البدء في التحضير لاجتماع اطرح على نفسك الأسئلة التالية ما هي الوسائل والطرق التي حققت نجاحاً في الاجتماعات السابقة ؟ كيف يتنسى لنا أن نتابع الاجتماعات بأسلوب يسمح بمشاركة الجميع ؟ ما الذي ارمي إليه واستخلصه واستنتجه من الاجتماع ؟
خطوات نجاح الاجتماع
- قم بإعداد جدول أعمال ليركز على الموضوعات الأهم التي ينبغي أن تناقش في الاجتماع.
- رتب الموضوعات بصورة تسمح بتحقيق أهداف الاجتماع.
- وزع الجدول على الحاضرين للاجتماع قبل الاجتماع بوقت طويل ليحضروا للاجتماع وبحوزتهم الأفكار التي بها يقدمون افضل إسهاماتهم وفي الوقت المناسب.
- اخبر المدعوين للاجتماع بضرورة الحضور في الوقت المحدد وأكد لهم أنك لم تقوم بإعادة ما فاتهم في حالة حضروهم متأخرين حتى لا يطول زمن الاجتماع.
- اطلب من الذين لم يتمكنوا من حضور الاجتماع إن يقوموا بتسليم ما يودون طرحه في الاجتماع مكتوب في مساحة صغيرة لا تزيد عن فقرة او فقرتين يقوم بقراءتها احد الحاضرين.
- أبدا الاجتماع في الوقت المحدد حتى يدرك المتأخرين أنهم وصلوا متأخرين في حين وصل الآخرون في الوقت المحدد.
- اذكر عند بداية الاجتماع النقاط الأساسية التي ستتم مناقشتها والطلب من الحضور عدم الخروج عنها.
- حدد وقت المخصص لمناقشة كل بند من البنود فإذا فعلت ذلك سيبذل المشاركين أقصى ما عندهم للحفاظ على هذا الوقت.
- تعامل مع الحاضرين للاجتماع باعتبار أنهم شركاء لا مرؤوسين.
- متابعة الاجتماع وأهدافه دون الخروج عن جدول الأعمال (البنود).
- قم بإنهاء الاجتماع في الوقت المحدد.
- تعرف على وجهات نظر وآراء المشاركين وما توصلوا إليه من الاجتماع.
- قبل الخروج من الاجتماع حدد الخطوات الضرورية لتنفيذ ما تم الخروج به مثل من الذي سيتخذ هذه الخطوة ؟ ما هي الموارد التي سيحتاجها ؟ متى سيتم حل تلك المسألة ؟ متى ستناقش المجموعة النتائج ؟
مقال ذات صلة: ادارة الاجتماعات تعريفها وأنواعها وأشكالها
تذكر أن الاجتماعات تعقد من أجل إتمام وانجاز أهداف ذات قسمة ومغزى فاجعل المشاركين فيه متحمسين للمشاركة فيه وابدأ آراءهم ومقترحاتهم وأفكارهم .
ادارة الاجتماعات الفعالة
- شارك بشكل كامل: تفاعلك ونشاطك في الاجتماع سيحفز ويدعو بقية المشاركين للتفاعل بشكل كامل مع الاجتماع.
- إنشاء محاور الاجتماع: الأجندة تعكس أهمية الاجتماع. فالاجتماع غير مهم إذا كان ليس هنالك حاجة لإنشاء من أجله أجندة.
- حدد المخرجات المرجوة: إذا لم تعلم إلى أين تود أن تصل، كيف ستعلم انك وصلت؟! كما سيسمح للجميع المشاركة بتحقيق ذلك.
- قيادة المحادثة: المحادثات المتميزة لا تحدث من فراغ ولكن هنالك مسبب لها، كن أنت سبب المناقشات/المحادثات الجيدة في اجتماعك.
- راجع محضر الإجتماع وبنود العمل راجع محضر الاجتماع السابق و بنود العمل المتفق عليها وابحث عن الأعمال التي تم تنفيذها و ما يزال جاري العمل عليه فهذا سيخلص نوع من المسئولية الذاتية مع المشاركين والمسؤولين عن الأعمال.
- اكتب محضر اجتماع: توثيق محضر اجتماع ليتضمن القرارات التي اتخذت خلال الاجتماع و بنود العمل كما لا ينصح ان يبعث لجميع المشاركين ليتم توثيق القرارات المتخذة.
- وضح بنود العمل: عندما تكتب بنود العمل تأكد: ١ يكون العمل محدد و واضح. ٢ يكون هنالك شخص واحد مسئول. ٣ تضع تاريخ محدد لإنجاز العمل.
- حدد موعد الاجتماع القادم: اكتسب الفرصة واتفق مع المشاركين على موعد الاجتماع القادم. فسيكون من السهل تحديده وهم مجتمعين
كيفية ادارة اجتماعات بطريقة علمية وناجحة وبشكل احترافي.
مقالات ننصحك بها
- كيفية تنشيء اجتماعات مثمرة
- دور رئيس الاجتماع والسكرتير في تنظيم وادارة الاجتماعات الادارية
- السكرتير ودوره في تنظيم وإدارة الاجتماعات الادارية
- كيفية عقد اجتماع ناجح