تنظيم الملفات الإدارية تنظيم مكان العمل يساعدك على الاستفادة من وقتك أثناء العمل في القيام بمهامك وتقليل الوقت الذي يستهلك في البحث عن ملف ما او قضاء معاملة ولتقوم بتنظيم مكتبك نقدم لك هذه الاقتراحات والمبادئ العامة لتنظيم المكتب
يمكنك الاستماع للمقال في شكل فيديو من هنا
نظم الحركة
من اسس تصميم وتنظيم المكاتب هي ترك فراغات ومساحات للعمل وللحركة فالمكان الضيق المزحم يشتت الذهن
مقال ذات صلة: كيف تصفي ذهنك
النظافة
حافظ على نظافة المكتب واجعل مكان العمل نظيفا ومحفز على العمل والإنجاز اجعله مرتبا ونظيفا ولا تضع كتبا أو ملفات ادارية على الأرض وإنما قم بنقلها لدولاب الملفات او للارشيف.
الإضاءة الجيدة
حافظ على اضاءة المكاتب الادارية دائما باصلاح الاعطال واستخدام وحدات اضاءة مكاتب جيدة وعند تصميم المكتب ضع إضاءة جيدة فوق مكتبك او حرك مكان المكتب لمكان جيد الاضاءة.
تنظيف سطح المكتب
لا تضع على مكتبك إلا ما تقوم به الآن أو ما ستحتاجه خلال اليوم الملفات التي لا تحتاجها لابد أن يكون لها مكانها الخاص في (الأدراج او في المكتبة، الحقيبة، الخزينة، سلة المهملات) عند الضرورة اترك مساحة كبيرة على المكتب لاستخدامك الشخصي .
مقالات ذات صلة : كيفية تنظيم الملفات الادارية
افحص الملفات بالمكتب
قم دائما بفحص الأشياء التي على مكتبك و قم بإعادتها إلى مكانها الصحيح عند الانتهاء منها وتخلص من الاشياء والاوراق التي قمت بالانتهاء من العمل منها
رتب مكتبة الكتب
تاكد من ترتيب الكتب والمراجع بشكل جيد ورتبهاحسب موضوعاتها إلي أقسام واضحة واجعل مكانا خاصا للكتب التي تستخدمها كثيراً .
رتب ادوات المكتب
ضع أدواتك في أماكنها ولابد أن تحتفظ بكل أداة في مكان ثابت وآمن ولا تترك على المكتب إلا الأدوات التي تستخدمها الآن فقط .
ترتيب ملفات الارشيف
احتفظ بنظام جيد للملفات لحفظ المعلومات لسهولة الوصول إليها واسترجاعها. اليك طريقة ترتيب الملفات يدويا قم بتصنيف الملفات وترقيمها درجة الأهمية او التاريخ او الحروف او نوع الإجراءات. اصنع ملفا واحد لكل مهمة، وضع به كل ما علاقة بهذه المهمة .
لا تنس أن تمتلك ملفا للأشياء الهامة جدا والعاجلة (ضعه دائما في متناول يديك وأمام عينيك) . اصنع ملفا آخر للأشياء البسيطة (ذات الأولوية ج) التي يمكن أن تنجزها في الأوقات الضائعة في يومك (ضعه دائما في الحقيبة). لابد كذلك من إعداد فهرس بالملفات إذا ازداد عددها.
اقرا ايضا: مضيعات الوقت في المكاتب
تعامل مع سلة المهملات
سلة المهملات هامة جداً تخلص فورا من أي شيء ليس له أهمية ولن تحتاجه بعد ذلك
تخلص من عوامل قلة التركيز
قلل من عوامل التشتت أثناء العمل حاول التخلص من المشتتات مثل الضوضاء كعمل عازل للصوت، والهاتف(جعله صامت او وميض) انقل ماكينة التصوير لغرفة أخرى وغيرها من عوامل التشتت
كيف تزيد انتاجيتك في العمل
تنظيم المكاتب الادارية
تعرف اهمية تنظيم المكتب وادارة المكاتب وكيفية تنظيم الملفات الإدارية بالاضافة لتعريفك مستلزمات المكاتب الادارية واداوت المكتب
اقرا ايضا :
كيف تتخلص من عوامل التشتت أثناء العمل
كيف تطور مهاراتك الوظيفية والمهنية لتنجح في عملك
السكرتير ودورة في تنظيم وادارة الاجتماعات الادارية