عندما تبدأ العمل تكون قد أنجزت نصف العمل.
يحدد إعداد فريق العمل الاتجاه الذي سيسير فيه المشروع. الخطوة الأولى هي تحديد بيئة العمل التي ترى أنها ستمكن أعضاء فريقك من إخراج أفضل ما عندهم. أكثر بيئات العمل فاعلية هي المفعمة بروح التعاون، والالتزام، والعمل الجاد والاستمتاع. دائما تكون مشروعات التغيير كبيرة مليئة بالضغوط ولذلك فإن إسباغ روح المرح والدعابة على بيئة المشروع يمنح العاملين مزيدا من الطاقة لمواصلة العمل دون كلل أو ملل.
خطوات تساعد على التغيير
- اعقد اجتماعا افتتاحيا مع بدء المشروع. قدم في الاجتماع تفاصيل سريعة وموجزة. وولد في أعضاء الفريق حالة من التحفز والحماس تجاه التجربة التي سيخوضونها واجب عن أسئلتهم ووثق العلاقات معهم وبينهم.
- اعرض موجزا سريعا عن احتياجات العمل وكيف سيلبي مشروعكم هذه الاحتياجات واختتم بشرح المبادئ الإرشادية التي على أعضاء الفريق العمل طبقا لها.
- البرنامج
- مقدمة
- كلمة افتتاحية لمدير المشروع/ أو القائد الذي يتبناه
- نظرة عامة على المشروع
- أسباب تنفيذ المشروع
- الأهداف
- النتائج وأدوات تقييمها
- رؤية عامة لخطة التنفيذ
- هيكل تنظيم الفريق وشرح ما سيستفيده أعضاؤه من المشروع الإمكانيات المتاحة للمشروع
- التحديات التي تواجهه
- القواعد الرئيسية المنظمة لعمل الفريق
ملاحظات ختامية
- قدم خطة التنفيذ بلغة مفعمة بالمشاعر الإيجابية مثال: “هذه فرصة لا تأتي في العمر إلا مرة واحدة” أو “هذه أول مرة ننفذ فيها مثل هذا ..”أو “نحن أول قسم على مستوى المؤسسة يأخذ على عاتقة مسؤولية مواجهة هذه الأزمة…”.
- اشرح ما يعنيه لكم المشروع وكيف سيستفيد منه الفريق بأسره.
- وضح رسائل المشروع الرئيسية واطلب من المشاركين وضع إجاباتهم الخاصة عن مايلي:
- لماذا يعد المشروع ضروريا للحفاظ على قوة المؤسسة على المدى الطويل؟
- ما الذي سيقدمه المشروع؟
- ما الذي يحتاج إلي التغيير؟
- كيف سيتم إشراك العاملين في مرحلتي التخطيط والتنفيذ؟
- ماذا بعد ذلك؟
- خصص وقتا يتواصل فيه أعضاء الفريق ليعرف بعضهم بعضا فالفرق التي تتمتع بعلاقات إنسانية وشخصية تحقق أفضل النتائج.
- سجل كل الأسئلة التي يطرحها المشاركون، وأجب عن الأسئلة التي لم تجب عنها بعد.
- شارك أعضاء الفريق في وضع قواعد الأداء بأنفسهم حتى يلتزموا بها.
- اعترف بأن الانتقال من الوضع القديم إلى وضع جديد لن يكون مثاليا، وأن الأمور قد تسوء أحيانا ولكن التغيير سيستمر. هذه المكاشفة تجعل العاملين يدركون أن ارتكاب الأخطاء شيء طبيعي، وأن ترسيخ التغيير يستغرق بعض الوقت.
- اشكر المشاركين على تبنيهم للمشروع والإسهامات التي سيقدمونها.
- اعقد اجتماعات منتظمة للفريق تعرض فيها آخر التطورات والتحديثات.
- وزع نشرة دورية عن تقدم المشروع ليعرف الجميع تفاصيل ما يجري.
يحتاج كل إنسان إلى أداء عمل ذي معني وأن يعامل باحترام فيحظى بالتقدير المناسب ولا استثناء في هذا، قدم مشروعك بطريقة تجعله يلبي هذه الاحتياجات الإنسانية.
بيئة العمل المناسبة والممتعة تجنب أفضل العناصر البشرية للعمل فيها، وتحافظ عليهم أيضا، فقد ينسى المشاركون تفاصيل المشروع، لكنهم لن ينسوا أبدا مشاعرهم وأحاسيسهم وكيف واجهوا العقبات وحل المشكلات.