تنظيم الملفات الإدارية |طريقة ترتيب ملفات الارشيف

كيف تنظم مكتبك

كيف تنظم مكتب وترتيب ملفات الملفات يدويا بهذا المقال سنعرفك على كيفية ترتيب ملفات المكاتب الإدارية، عملية ترتيب الملفات تعتبر من العمليات الروتينية الشاقة التي يقوم بها الموظف بصفة شبه يومية ولتقوم تنظيم المكتب وتجهيز المكتب اتبع الخطوات التالية

الرد على الرسائل

قم بالرد على الرسائل الواردة بمجرد قراءتها لا تؤجل الرد على الرسائل وقم بالرد عليها فورا او كتابتها او بإملائها على السكرتيرة لتقوم بصياغتها وإرسال الرد واذا كنت موظف قم بالرد بنفسك او قم بتفويض هذه المهمة لموظف اخر.

مقال يهمك: كيف تفوض مهامك وترتاح من العمل

التخلص من رسائل البريد

قم بتقييم أوراق العمل الخاصة بك يمكنك التخلص من الاوراق المستعملة ومن أكثر من نصف البريد الوارد إليك بمجرد فتحه.

اكتب الاهداف الرئيسية للعمل

اكتب الأفكار الرئيسية فقط دع السكرتير الخاص بك يقوم بصياغة المواد المكتوبة التي عليك كتابتها ويمكنك استعراضها او مراجعتها قبل الطباعة الأخيرة ولا تضيع وقتك في كتابة المسودات.

نظم وقتك

تنظيم الوقت عبر تحديد موعد نهائي لإنهاء العمل، تعلم العمل بسرعة وحاول الانتهاء من العمل في الوقت المخصص وذلك بتحديد موعد نهائي للانتهاء من عملك.

مقال ذات صلة: كيف تنجز الكثير في وقت قليل

لا تحاول الوصول إلى الكمال

يمكنك الانتهاء من المهمة بزيادة 10 % إلى 20% من الوقت المخصص لها فأداء المهمة بشكل مثالي وصحيح افضل من أدائها في وقتها بتسرع بشكل وغير مُرضي.

خصص وقت للتعامل مع الاوراق

حدد وقتا معين للتعامل مع أوراق العمل قم بذلك في مكان محدد ووقت محدد ليمكنك من التركيز على أداء الأعمال الأخرى دون تفكير في غيرها.

الردود والنماذج الجاهزه

قم بعمل نماذج لبعض الإجراءات الروتينية والردود الأساسية قم بالبحث عن نماذج الإجراءات الروتينية بشركتك او بالشركات الأخرى وقم بتعديلها مع ما يتوافق مع عملك.

التطوير المستمر لعملك

التطوير المستمر يحقق الكثير من العوائد قم بتحليل أوراق العمل الخاصة بك واستعرض إجراءات التعامل معها بصفة دورية.

ابحث عن أفكار جديدة

تابع واقرأ الكتب والمجلات وتفصح المواقع المهتمة بمجال عملك ومجال تحسين وتنظيم الوقت وتحسين الإنتاجية وقم بتطبيق الأفكار المتناسبة معك.

أضف أحدث التقنيات لعملك

تعرف على برامج وتطبيقات الكمبيوتر والهاتف التي تساعدك على تنظيم عملك والبحث عنها واختار أفضلها وادخلها في عملك لتساعدك على أداء مهامك الروتينية وتنظيم وقتك وعملك.

مكان الجلوس

الموظف اكثر وقت يقضيه في اليوم هو بالجلوس على كرسي فيجب عليك استخدام كرسي جيد، الكرسي الغير مريح يشعرك بالإرهاق والتعب والآلام بينما يمنحك الكرسي المريح شعور بالاسترخاء وتجديد النشاط طوال اليوم، فقم بتقديم طلب للحصول على كرسي مريح للعمل او جد كرسي واستعمله.

لا تكثر النسخ

لا تقم بعمل نسخ من الأوراق إلا إذا احتجت إليها بالفعل تعد نصف الأوراق الموجودة في الملفات نسخا مكررة فلذلك لا تنسخ الأوراق لمجرد النسخ واستخدم الكمبيوتر وبرامج التخزين السحابي لحفظ الملفات كما يمكن استخدام الفلاش.

قد قد قمنا بتعريفك كيفية تنظيم المكتب وإدارة المكاتب أو أدوات المكتب وللمزيد من المعلومات ننصح بقراءة مقال

تنظيم المكتب الاداري 10 خطوات لتنظيم مكتبك

كيف تنظم وقتك في العمل

تنظيم وتجهيز المكتب

اذا اردت معرفة متطلبات تجهيز مكتب واكسسوارات المكتب وكيفية تجهيز المكاتب بطقم مكتب وتريد معرفة مستلزمات المكاتب الإدارية والأثاث المكتبي المطلوب فسنعرفك من خلال هذا الفيديو على كيفية تجهيز المكاتب عبر افكار لديكور المكتب وتنظيم المكتب

اقرا ايضا :

كيف تتخلص من عوامل التشتت أثناء العمل
السكرتير ودورة في تنظيم وادارة الاجتماعات الادارية