الاجتماعات توجد عدة أنواع للاجتماعات، ومن الأهمية تجنب الاجتماعات التي ليست لديها أهداف ولا معنى لها، ويجب أن تسال نفسك قبل عقد أي اجتماع؛هل من الضروري فعلاً عقد هذا الاجتماع ؟
هل يناسبك هذا النوع من الاجتماعات ويخدم غايتك ؟
تعريف الاجتماعات
هي تجمع يجمع بين 3 اشخاص واكثر بهدف تبادل الخبرات بين العاملين وتقديم الافكار والاقتراحات لتطوير العمل وتحسين الانتاجية.
أنواع الاجتماعات
وجها لوجه
هذا الاجتماع يضم الجهتين اللتين اجتمعتا باتفاق مسبق او بدعوة من إحدى الجهتين او بدون سابق تخطيط، وذلك بسبب ضرورة مناقشة الأعمال.
الاجتماعات الرسمية
إن هذه الاجتماعات لديها نزعة نحو التعامل مع المسائل الروتينية وغير القابلة للجدل وذلك بشكل رئيسي، ويمكن أن تكون محطة أخيرة للقرارات التي اجتازت المراحل المرؤوسين مثل الاجتماعات المدرسية.
الاجتماع غير رسمي
يعقد هذا الاجتماع عادة بمبادرة من رئاسة الشركة، التي تقترح على عدة جهات معنية الاجتماع سويا ومناقشة الحلول المحتملة للمشكلة التي تواجهها الشركة.
الاجتماعات العامة
إنها ليست اجتماعات بمعناها الصحيح، لأن كل مهمة رئيس الاجتماع في هذه الحالة هي إعلان وجهة النظر او المعلومات دون استدعاء ردود الأفعال من الموجودين.
اجتماعات اللجان الخاصة
هذا النوع من الاجتماع يشبه غير الرسمي، لكنه أكثر ارتباطا بجدول الأعمال، ومن المحتمل أن يكون محدوداً في فترته الزمنية، وان الاجتماعات من هذا النوع تميل إلى الكثرة وعدم الرسمية، فما إن ترتفع درجة الرسمية حتى تزداد فترة الاجتماع الزمنية، عادة في هذه الحالة تنخفض نسبة الإنتاجية.
اجتماعات اللجان الدورية
إن هذا المصطلح يشمل مجموعة واسعة من الاجتماعات، التي تدعى عادة بغير الرسمية أو غير المخطط لها. ويمكن تعريفها أيضا بأنها لجنة دائمة لان مهمتها تتلخص في العمل الدائم خلافا للجنة الخاصة، وبالتالي فإن هذه الاجتماعات مخصصة على الأغلب لحل المسائل القياسية، في حين أن اللجنة الخاصة تعمل على نطاق واسع وتجتمع بصورة غير دورية.
اجتماعات العصف الذهني
انه نموذج متقدم للاجتماع غير الرسمي، ويمكن أن يكون فعالاً جداً خاصة عندما يكون الهدف تطوير الأفكار المبدعة، لأن ذلك في حقيقة الأمر يتطلب مشاركة وتفاعلا من قبل الآخرين .
الجوائز
في هذا النوع من الاجتماعات يماثل العلاقة بين المشاركين العلاقة بين المعلم وطلابه، وليس العلاقة بين المندوبين الذين يشغلون مناصب متماثلة، وفيه يراقب رئيس الاجتماع سير الاجتماع بدقة ليتم تجنب اللحظات المخربة التي يتم فيها تضييع الوقت للتركيز على أهداف الاجتماع.
إن كل اجتماع من الاجتماعات المذكورة يتطلب تعاملاً خاصاً، ويجب أن نحصل على الفائدة القصوى من كل اجتماع عن طريق تطوير التعامل الخاص وتحليل التكتيك سلفاً.
قواعد إدارة الاجتماعات
الاجتماعات غير الفعالة
لا يوجد مبدأ للوقت ثم الكتابة عنه والتحدث عنه أو إطلاق الكثير من النكات عليه أكثر من الاجتماعات فلا يتم تشييد أي مبني بأي منشأة دون وجود غرفة اجتماعات طبقاً لنوع ومستوى التنظيم .
يقول كثير ممن يحضرون الاجتماعات بكثرة أن بعض الأفراد يحضرون الاجتماعات بدون أي داع كما أن كثيراً من الاجتماعات تدار بطريقة سيئة ومعظمها يطول وقته ويصيب الحاضرين بالسأم والملل و– و—و – إنه لا يوجد متابعة لما يتم تقريره.
يقضي المدير في أغلب المنشآت حوالي عشر ساعات أسبوعاً في الاجتماعات وأن 90% من المدراء يقولون : إن نصف اجتماعاتهم تعد مضيعة للوقت أي بمعدل خمس ساعات يومياً مما يعني 250 ساعة في العام لكل مدير .
إن أفضل حل لظاهرة الاجتماعات الضرورية في منشآت الأعمال أو على المحيط الخاص هو عقد الاجتماعات الضرورية فقط وأن تكون إدارتها حازمة وتستخدم فيها أقصى درجات الانضباط والموضوعية .
إن الاجتماعات تمثل أحد الأنشطة الإدارية للقادة الإداريين، ولذا يجب المحافظة عليها وإدارتها بفعالية متناهية على النحو التالي :
- الابتعاد عن عقد الاجتماعات غير الضرورية .
- البدء في الاجتماع في الوقت المحدد .
- إبلاغ الحاضرين بموعد الاجتماع .
- إعداد جدول بموضوعات الاجتماع .
- توزيع جدول الاجتماع قبل عقدة .
- إعداد محاضر مفصلة ودقيقة للاجتماع .
- اختيار أقل الأيام نشاطاً في الأسبوع .
أنواع الاجتماعات
اقرا ايضاً :
- كيفية تنشيء اجتماعات مثمرة
- دور رئيس الاجتماع والسكرتير في تنظيم وادارة الاجتماعات الادارية
- السكرتير ودوره في تنظيم وإدارة الاجتماعات الادارية
- كيف تدير اجتماع | الطريقة الفعالة لإدارة الاجتماعات
- كيفية عقد اجتماع ناجح