دور رئيس الاجتماع والسكرتير في تنظيم وادارة الاجتماعات الادارية

يختلف كل اجتماع عن الاخر وتختلف متطلباته، ورغم ذلك هناك شخصيتان رئيستان في أكثرية الاجتماعات، هما رئيس الاجتماع والسكرتير، والألقاب يمكن أن تختلف، لكن من الضروري أن يشرف شخص على سير النقاشات ويشرف آخر على سير التسجيلات ، فالاجتماع الناجح بحاجة لكليهما، ومساهمتهما سوية وكل على حدة هامة جداً، ويتوجب عادة أن يساهم رئيس الاجتماع مساهمة فعالة، في حين تقل مساهمة السكرتير أهمية.

رئيس الاجتماع والسكرتير

1. لإنجاح الاجتماع يجب أن يكون عمل رئيس الاجتماع دقيقاً وأهدافه محددة، أي أن يكون عملاً هادفاً ومميزاً.

2. سلطة رئيس الاجتماع هامة ولا يستهان بها، ومن الضروري استخدامها بصورة إيجابية لتحقيق أهداف الاجتماع .

3. التقييم المسبق لما يفضله ويكرهه أعضاء الاجتماع يمكن أن يساعد رئيس الاجتماع في تحقيق في تحقيق الأهداف.

4. تعتبر مساهمة السكرتير ضرورية لتأمين الدعم الإداري الفعال، حتى وان كان ثانوياً بالإضافة إلى تحضير المحضر الموضوعي لما يحدث خلال الاجتماع.

جهاز التحكم الرئيسي

دور رئيس الاجتماع

 

1. تحمل مسؤولية تقدم الاجتماع باتجاه حل جميع المسائل، شريطة أن تكون مسائل الاجتماع وأهدافه حصراً.

2. أن يستشعر النتيجة التي يجب الوصول إليها في كل بند وبالتالي في الاجتماع ككل.

3. أن يكون واثقاً من مناقشة كل بند في جدول الأعمال خلال الاجتماع وانه تم الاستماع بخصوص السؤال المطروح، وهذا يعني دفع المشتركين دفعا ايجابيا باتجاه العمل، وليس الانتظار السلبي ليبادروا بأنفسهم .

4. إعادة الاجتماع نحو الوراء إذا تبين أنه انحرف عن الموضوع .

5. إيقاف براهين الأعضاء إذا كانوا يقدمونها لإحباط مناقشة المسالة ولا يدفعون النقاش للأمام، وهذا الأمر مهم جداً إذا كان زمن الاجتماع محدوداً. وتكمن المشكلة في أن قيمة هذه المشاركة تتناسب عكساً مع كمية الوقت المصروف والمستفاد منه، كما أن إدارة الاجتماع تتطلب لباقة عالية.

6. أن يكون واثقاً من القرارات المتخذة تسجل وتذاع .