أهم قاعدة لإدارة الوقت هي نفذ الأهم قبل المهم لأن مشروعات التغيير الكبيرة تلتهم الوقت عليك إدراك حقيقة أنك على وشك الدخول في مرحلة تحتاج إلى أداء عال للغاية. تعمل فيها بجد لساعات وأيام، وتواجه أولويات متضاربة. وحفاظا على صحتك البدنية والذهنية عليك بتنظيم وقتك وإفساح مساحة في جدول أعمالك لحياتك الشخصية والعائلة ولعملك اليومي، حتى لا يطغى المشروع على حياتك بأسرها.
يقع بعض القادة المتميزين في فخ محاولة فعل كل شيء بأنفسهم، وهذه المحاولة إما تنتهي بفشلهم أو بإدارتهم للأمور ولكن بمستوى ضعيف للغاية يفقد مثل هؤلاء الأشخاص الذين يعملون على مدار الساعة دون الحصول على أية راحة أو إفساح المجال لأولوياتهم الشخصية للغاية القدرة على رؤية الصورة كاملة لأعمالهم بمرور الوقت بسبب إنشغالهم بصغائر الأمور على الجانب الآخر تجد أن القادة القادرين على حفظ التوازن بين حياتهم المهنية والشخصية، ينجحون في وضع آليات قوية للمحافظة على بقاء الأعمال في مسارها الصحيح.
خطوات تساعد على التغيير
- كلف أعضاء فريقك بالكثير من مهامك اليومية إذا لم يكن لديك فريق عمل، نسق مع مديرك لإعادة توزيع مهامك العادية على زملائك، من المهم أن تدرك بأن الآخرين قادرون أيضا على الإنجاز.
- فوض أعضاء فريق العمل للقيام بأغلب المهمات التفصيلية بحيث تتفرغ لمهام القيادة وتجد وقتا للتواصل مع ذوي المصالح وكبار التنفيذيين.
- ضع قائمة بالمهام التي ستنفذها على أن تشمل القائمة جوانب مختلفة من حياتك لا الجانب المهني فقط مثل: مشروع التغيير ومهام عملك اليومية وأسرتك ومجتمعك الأمر الذي سيمنحك شعورا بالتوازن.
- كافئ نفسك بممارسة هواياتك واهتماماتك بعد الانتهاء من كل مرحلة.
كيف نحتفي بالنجاح؟
أكثر ما يتعطش إليه كل إنسان حتى الفيلسوف الحقيقي هو الثناء المشروعات الضخمة تنهك مديريها والعاملين فيها فهي مليئة بالأزمات والمواعيد المضغوطة، وساعات العمل الطويلة. ومن الضروري في أي بيئة عمل ضاغطة أن يحصل الموظفون على مكافآت نظير التقدم الذي يحرزونه. والاحتفاء بالنجاحات يقال من الضغوط ومن تحديات العمل ويثبت تقديرك للأداء المتميز ويعزز مكاسب مشروع التغيير. على الجانب الآخر يمكن للفشل في إظهار التقدير لجهود العاملين أن يولد فيهم حالة من الاستياء واللامبالاة وقد يتسبب في انخفاض روحهم المعنوية ومستوى أدائهم وإصابتهم بأمراض جسدية وهكذا كلما طال تجاهلك للأداء المتميز كلما زادت العواقب السلبية التي يواجهها مشروعك.
خطوات تساعد على التغيير
- لا تستخف بقوة التقدير البسيط على شاكلة دعوة على الغداء أو شهادة تقدير ..الخ مثل هذه الأمور تهم كل الموظفين وكل الناس فهي إشارات واضحة لتقدير المؤسسة لنجاحهم.
- نوع أشكال التقدير لتحافظ على توق العاملين للحصول على المزيد منه.
- علق ملصقات تضم العقبات والمراحل الرئيسية في المشروع مصحوبة بجدول زمني للتعامل معها وإنجازها ثم حدث الملصقات كلما انتهيت من مرحلة بحذفها من الجدول الزمني. وسائل التذكير البصرية مهمة للغاية.
- التقط صور لتوثيق المشروع يشعر الأفراد بالتحفيز عند رؤية صور تجمعهم بفرق عملهم سواء في أثناء أداء مهامهم الوظيفية أو في أثناء الاحتفال بنجاحهم.
- قسم المشروع لمراحل واحتفل مع اكتمال كل مرحلة، واحرص على إبراز التقدم على مدار الجدول الزمني.
- اجعل تقديرك للأداء المتميز متناسبا مع حجم التميز. وتأكد من مكافأة كل من يعمل بكد ويحقق النتائج المطلوبة.