ثمة 5 نصائح مفيدة سوف تساعدك للغاية عند التعامل مع مراكز الاتصالات الخاصة بالرد على استفسارات العملاء في الشركات والمؤسسات المختلفة. ومن خلال اتباع هذه النصائح المفيدة، سوف تستطيع توفير الوقت والجهد، بالإضافة إلى تخفيض تكلفة المكالمة التي تجريها مع ممثلي مراكز الاتصالات.
احرص على الحصول على إيصال أو الرقم الخاص بالموظف
عندما تحتاج إلى إجراء اتصال مع أحد مراكز الاتصالات، حتى ولو كان الأمر متعلقًا باستفسار بسيط أو شكوى صغيرة، احرص على الحصول على ما يثبت إجراء هذه المكالمة خصوصًا عند التعامل مع الشركات الكبرى التي تمتلك مراكز اتصالات تضم عددًا كبيرًا من الموظفين. فلا يكفي مجرد معرفة اسم الموظف، خاصة إذا كان الأمر بحاجة لمتابعة.
حافظ على هدوئك وإن كنت غاضبًا
إذا كانت لديك مشكلة مع إحدى الشركات، ففي الغالب لن يكون موظف مركز الاتصالات هو المتسبب فيها. لذا، لا تهدر وقتك في الصراخ في موظف مركز الاتصالات، واعلم أن طريقة تعاملك مع هذا الموظف سوف يكون لها تأثير كبير في رد فعله تجاهك، سواء بمحاولته مساعدتك بصدق، أو على النقيض من ذلك محاولته التخلص منك ومن إزعاجك. كن مهذبًا ولكن حازمًا. وإذا لم تكن راضيًا عن محتوى المكالمة، يمكنك الانتقال إلى النصيحة التالية.
إذا لم تكن راضيا اطلب التحدث مع أحد المشرفين
إذا لم تكن راضيًا عن محتوى المكالمة أو عن المعلومات التي يقدمها لك موظف مركز الاتصالات، تستطيع أن تطلب التحدث مع أحد المشرفين. فبالتأكيد سوف يكون لدى المشرف قدر أكبر من المعلومات وقدرة أكبر على الرد على استفساراتك، بالإضافة إلى السلطة المتوفرة لديه لتنفيذ طلبك في حال كان الأمر متعلقًا باسترداد الرسوم المدفوعة أو ما شابه.
إذا لم تشعر بالرضا قم بإنهاء المكالمة وعاود الاتصال مجددا
في كثير من الأحيان تكون هذه النصيحة فعالة للغاية. ففي الشركات الكبرى، يوجد عدد كبير من ممثلي مراكز الاتصالات. وبالتالي يمكنك معاودة الاتصال والتحدث مع أحد الممثلين من ذوي الخبرة الكبيرة. ويجب أن تضع في اعتبارك أن موظفي مراكز الاتصالات بالشركات يتعرضون لضغط شديد، لذا يجب أن نجد لهم بعض العذر إذا لم يستطيعوا تقديم المساعدة المطلوبة.
اطلب إنهاء التعامل مع الشركة
في كثير من الأحيان، قد يؤدي مثل هذا الطلب إلى حل المشكلة التي تواجهها على الفور. ففي معظم الأحيان، تخشى الشركات خسارة عملائها، وبالتالي تسعى بجميع الطرق لحل المشكلات التي قد تؤدي إلى غضب العملاء وانسحابهم إلى شركات منافسة. ولكي تحتفظ الشركات بعملائها، قد يتجاوز الأمر أيضًا إلى تقديم مزايا ومكافآت لم تكن متاحة من قبل.
إذا اتبعت النصائح الخمس السابقة، سوف تستطيع تحقيق أقصى استفادة من أي مكالمة تجريها مع أي من مراكز الاتصالات في الشركات التي تتعامل معها.