ابدأ يومك بمخطط عمل
من أكثر الأخطاء شيوعا هو بدأ اليوم من دون مخطط مسبق للمهام التي يتوجب عليك إنجازها خلال ذلك اليوم، الناس الذين لا يضعون مخطط ليومهم تراهم يضيعون وقتا كثيرا في محاولتهم تقرير ما يفعلونه، كلما أرادوا التقرير فإنهم يأخذون بعين الاعتبار كل الخيارات ويوازنون بينها، هذا يؤدي إلى تضييع الكثير من الوقت ويقود إلى ما يعرف بالشلل التحليلي الذي يجعل صاحبه لا يقوم بأي عمل ذا أهمية، لأنه يقضي معظم وقته في محاولة اختيار العمل الأنسب لإنجازه. عدم وضع مخطط ليومك يجعلك تفقد السيطرة على وقتك، عندما لا تأخذ وقتك في تقرير الأشياء الأهم بالنسبة لك، فينتهي بك المطاف إلى القفز من عمل لعمل بناء على طلب الآخرين، أيهم يصرخ بصوت أعلى يجعلك تعمل ما يريده منك، وبالتالي فإنك تنجز الأعمال الأهم بالنسبة للآخرين وليس بالنسبة لك.
عندما تضع مخططا ليومك
عندما تأخذ وقتك في تنظيم أعمال يومك فستجد نفسك تنجز ها بسرعة وفعالية أكبر. تعلم ما يتوجب عليك فعله، تعلم المهام التي باستطاعتك إتمامها خلال اليوم و تكون مستعدا لإنجازها. لا يتعين عليك تضييع الوقت في تقرير ما ستفعله لاحقا، يكفي أن تنظر إلى المخطط وتبدأ في التنفيذ. عندما تضع مخططا فعالا، فأنت تركز على أهمية كل فعل، بعض الناس يحبون البدا بالأفعال السهلة، والبعض الآخر يكونون أكثر نشاطا في بداية اليوم، فيبدؤون بالمهام الصعبة أولا. ولكن أفضل طريقة لتحديد المهام المنجزة أولا هي بناء على الأهمية، عندما تنجز الأعمال الأكثر أهمية في بداية اليوم فحتى لو لم تنجز شيء آخر بسبب ظروف طارئة فإن يومك يكون مثمرا وإيجابيا.
كيف تضع مخططا ليومك؟
عند وضع مخطط ليومك اسأل نفسك هذه الأسئلة التي تساعدك في وضع مخطط فعال:
1- هل هناك مهام يجب ان تنجز في وقت معين؟
هل أنت مرتبط بمواعيد تستغرق وقتا؟ إن كان كذلك ابدا بوضعها في مخططك أولا، وضع فقط المواعيد التي ترتبط بوقت معين، بهذه الطريقة يتبين لك الوقت المتبقي لإنجاز المهام الأخرى.
2- ما هي الوسائل المتاحة لك؟
هناك العديد من الأعمال التي تحتاج إلى وسائل معينة لإنجازها، فمثلا إن كان يتوجب عليك طلاء غرفة في بيتك فأنت تحتاج إلى الدهان وأدواته، فإن لم تكن متوفرة لك في ذلك اليوم فلا حاجة إلى إدراج هذا العمل في مخططك. وفي بعض الحالات تكون الوسائل متوفرة فقط عند ساعة معينة، فعليك إدراج تلك الأعمال في تلك الساعة.
3- ما هو العمل الأهم بالنسبة لك؟
من بين كل الأعمال، ما هو العمل الأهم؟ ما هو العمل الذي يكون له أكبر مردود؟ تأكد ان الوسائل اللازمة لإنجازه ستكون متوفرة لك. إن أنجزت فقط ذلك العمل خلال اليوم فسوف يكون يومك رائع، لأنه أهم عمل بالنسبة لك.
4- ما هو العمل الثاني والثالث الأكثر أهمية بالنسبة لك؟
إن لم تتمكن لسبب أو لآخر أن تباشر العمل الأكثر أهمية، فبإمكانك الانتقال إلى العمل الثاني الأكثر أهمية والعودة إلى العمل الأول كلما سمحت لك الفرصة. ليس من الممكن دائما مباشرة العمل الأهم ولكن من المهم مباشرة العمل الأكثر أهمية الذي في استطاعتك إنجازه خلال اليوم.
5- ما هي الأعمال المهمة الأخرى؟
هذه الأعمال تحقق مردودا قليلا نسبيا، إن لم يكن باستطاعتك مباشرة الأعمال المهمة فباستطاعتك انجاز بعض من هذه الأعمال. بالإضافة إلى أنه يمكنك المباشرة فيها إن أتممت الأعمال المهمة وبقي لك بعض من الوقت، من المهم اغتنام الأيام التي تكون مردوديتك عالية فيها. عند تحضيرك لمخطط اليوم احترس من المهام السهلة والتي لا تحتاج إلى تركيز والتي تستهلك وقتك المهم، مثال ذلك تفحص الرسائل الالكترونية أو زيارة مواقع ليست مهمة وقضاء وقت طويل فيها، أدرج مثل هذه المهام في مخططك وضع لها وقت محددا وزمن معين كأن تتفحص الرسائل الالكترونية مرتين في اليوم لمدة 15 دقيقة.
قبل أن تترك عملك تأكد من قضاء بعض الوقت في تقييم ما عملته خلال اليوم، وضع مخطط اليوم الموالي. حدد قائمة الأعمال الأكثر أهمية التي تستطيع القيام بها في اليوم الموالي، وحضر الوسائل التي تحتاجها، وبهذه الطريقة تبدأ يومك الموالي بمخطط واضح لعملك، وتغتم وقتك لأقصى حد. بطبيعة الحال قد تضطرك الظروف إلى تغيير أولوياتك احيانا، ولكن بوضعك لمخطط جيد يكون دائما بإمكانك إنجاز شيء في ذلك اليوم و تعود إلى إنجاز أعمالك المهمة بمجرد زوال تلك الظروف. شكرا على القراءة والمتابعة.