وهي سلاح ذو حدين هما: الجانب السلبي – والجانب الإيجابي للطبيعة البشرية على حد سواء.
الحالات الإيجابية تتمثل في :
• تؤكد لنا الاجتماعات صحة أفكارنا حين يدلى المشاركون بآرائهم فيما نقول ونفعل.
• تساهم تلك الآراء في إمدادنا بالمعلومات المهمة.
الحالات السلبية
• انقلاب الاجتماعات إلى حلبات صراع يحاول كل طرف فيها فرض شخصيته لأنه يغلب “الأنا” على الآخر والعاطفة على العقل.
• ولكره البشر للهزيمة فإنهم أما أن ينسحبوا من الاجتماعات فعليا أو ينسحبوا نفسيا وداخليا ثم يبدؤون العمل على إفشالها أو الحيلولة دون تحقيق توصياتها وتنفيذ قراراتها.
ومن الممارسات المهنية الراقية في المنظمات المتكاملة ما تقوم بها مؤسسة “فافي” التي تستهل اجتماعاتها بتقديم موظف إيجابي سبق الاحتفاء به مما يشيع جوا من السعادة ومن ثم الثقة بمواهب الآخرين وحسن نواياهم إذا يساعد التركيز على إنجازات الآخرين في تحويل عقول وانتباه المشاركين من التركيز على الذات إلى إعادة التواصل والإحساس باحتياجات المؤسسة.وبعد فترة من الممارسة الناجح لهذه الطريقة الافتتاحية الذكية شعرت قيادة “فافي” صارت مملة فأوقفتها وطلبت من كل الموظفين اقتراح افتتاحيات بديلة بشرط أن تكون أكثر إيجابية وفاعلية. فتمخضت اقتراحات الموظفين عن نشر جداول ومواعيد الاجتماعات على الشبكة الداخلية للمؤسسة ومنح الحرية لكل موظف في اختيار الاجتماع الذي يراه مناسبا لعرض أفكاره أو التعبير عن وجهة نظره من دون دعوة رسمية فوفرت تلك الاجتماعات غير الرسمية فرصا للاطلاع على كل ما يجري في المؤسسة من دون تغييب أو إقصاء أحد.
المقعد الخالي
تترك مؤسسة “فافي” مقعدا خاليا في كل اجتماع تعقده وتطلب من كل من يملك وجهات نظر مختلفة الجلوس عليه للإدلاء بآرائه بصراحة وشفافية تبدو هذه الممارسة بسيطة في ظاهرها ولكنها تضع من يختار الجلوس في المواجهة في موقع المسؤولية وتتوقع منه آراء جريئة ومبتكرة وهذه بعض الأسئلة التي يمكن أن يتلقاها كل من يحتل المقعد الخالي:
- ما هو انطباعك عن الاجتماع بكل صراحة.
- هل ترى أن المناقشات والقرارات تخدم المؤسسة وتحقق الغرض من الاجتماع؟
- ما القرار أو الفكرة الهم التي طرحها اليوم؟
- هل تمتعنا بالجرأة المناسبة ام تجاوزنا الحدود؟
- هل ستحاول الجلوس على المقعد الخالي في الاجتماع القادم أم ستتركه لغيرك؟
إدارة النزاعات
هناك ثلاث ممارسات تعمل بها المؤسسات المتكاملة لإدارة النزاعات في بيئة العمل هي:
- مساعدة أطراف النزاع على مواجهة بعضهم بعضا.
- والحوار وجها لوجه وذلك لتخفيف حدة التوتر ولأنه من الصعب أن يستوقف أحدهم زميله ويقول له “لابد أن نتحدث معا”.
- توفر المؤسسات الذكية البيئة المناسبة لاحتواء الصراعات قبل تفاقمها.
“لقد زدنا سرعتنا وبقينا سجناء فالآلات التي أنتجت لنا سلعا رائعة زادت نهمنا وأغرتنا بطلب المزيد والمعرفة التي اكتسبناها جعلتنا نشك في كل شيء والذكاء جعلنا عديمي الرحمة نحن نفكر كثيرا ونشعر قليلا نحن نحتاج إلى الإنسانية أكثر من التقنية ونحتاج إلى الرقة والامتنان أكثر من الذكاء فمن دون المشاعر الإنسانية المتبادلة تصبح الحياة قاسية وتفقد الأشياء معانيها”.
وضع الأهداف
معني الهدف: المؤسسة كائن حي يسعى إلى تحقيق هدف عظيم.
الاستراتيجية: الموظفون يضعون استراتيجيات المؤسسة من خلال طرح افكارهم ومناقشتها والمشاركة في وضع خطط التنفيذ كفريق متكامل.
اتخاذ القرارات: تتخذ القرارات عبر الالتزام بأهداف المؤسسة على اعتبار أن:
- الجميع يستشعرون بأهمية الأهداف ويقدرونها.
- العمل الجماعي مفتاح النجاح.
- التأمل والتخيل ممارستان ضروريتان ومفيدتان.
- الاستجابة للمؤثرات الخارجية وتوقعها ليست فعلا مطلوبا فقط بل هي مسؤولية شخصية وجماعية.
- لا توجد منافسة داخلية بين موظفي المؤسسات المتكاملة.
- التعلم من المنافسين الخارجيين بما يسهم في تحقيق الأهداف المشتركة.
الربح: مؤشر خارجي وهو إنجاز يتحقق تلقائيا وبسهولة حين يفعل الجميع الصواب.
تطوير المنتجات والخدمات
الهدف يحدد المنتج الذي يجب ابتكاره وطرحه وعرضه على العكس من التسويق التقليدي الذي يحدد فيه المنتج هدف المؤسسة. الخيال والحدس والابتكار اللا محدود يصنع المنتجات.
التخطيط والمتابعة
- يبدأ التخطيط بالاستشعار وتنبثق المتابعة من الاستجابة.
- توضع الميزانيات وتحدد ببساطة.
- الحلول المقبولة تكون عملية وسريعة وليست مثالية قد يتعذر تطبيقها.
- كل الخطط قابلة للتعديل.
مقالات ذاتصلة :
- ادارة الاجتماعات تعريفها وأنواعها وأشكالها
- كيفية تنشيء اجتماعات مثمرة
- دور رئيس الاجتماع والسكرتير في تنظيم وادارة الاجتماعات الادارية
- السكرتير ودوره في تنظيم وإدارة الاجتماعات الادارية
- كيف تدير اجتماع | الطريقة الفعالة لإدارة الاجتماعات
- كيفية عقد اجتماع ناجح