الطريقة المثالية لإعداد جدول أعمال الطريقة المثالية لإعداد جدول أعمال
ما الطريقة المثالية لإعداد جدول أعمال فعَّال؟ عندما يكون لديك جدول أعمال تلتزم به، يَسهُل عليك الانتقال من مهمة إلى أخرى في الوقت المناسب، ودون أيِّ صعوبة؛ مما يوفر الكثير من الوقت والجهد. وعلى الرغم من أهمية الالتزام بجدول عمل معين، قد تطرأ بعض الأمور التي قد تؤثر في انتظام العمل وفقًا لهذا الجدول؛ كأن تتلقَّى مكالمات هاتفية أو رسائل بريد إلكتروني غير متوقعة، أو أن يطلب منك رئيسك في العمل أن تؤدي مهمة عمل طارئة.
الطريقة المثالية لإعداد جدول أعمال فعَّال فيما يلي بعض النصائح الهامة التي يجب عليك اتباعها لتنظيم جدول أعمالك:
لا تبالغ في التخطيط
الخطأ الأكبر الذي يقع فيه معظمنا عند وضع جدول عمل هو المبالغة في التخطيط؛ فأحيانًا قد نُفرِط في التفاؤل لدرجة تجعلنا غير واقعيين بشأن حجم العمل الذي نستطيع إنجازه في يوم واحد. ومهما كان نوع وظيفتك، فأنت عُرْضَة لمواجهة بعض الأمور الطارئة، التي قد تُعطِّل سير العمل، وكذلك قد تستغرق بعض المهام وقتًا أطول مما تتوقع. فعلى سبيل المثال، قد ترى أن نصف ساعة هي فترة كافية لمراجعة رسائل البريد الإلكتروني الجديدة، بينما في الواقع قد يستغرق الأمر ساعة كاملة وربما أكثر.
احرص على وضع فواصل زمنية بين المهام
عندما نضع جدولًا للعمل، ففي الغالب لا نضع في اعتبارنا ضرورة أن تكون هناك فترة فاصلة بين كل مهمة وأخرى؛ ولتكن 10 دقائق على سبيل المثال. وتتمثل أهمية هذه الفواصل الزمنية في منحك فرصةً كافيةً للاستعداد ذهنيًّا للانتقال من مهمة إلى أخرى، وكذلك التحضير للمهمة التالية. يمكنك أيضًا أن تضع هامشًا زمنيًّا أطول للمهمة؛ كي تستطيع تنفيذها بهدوء وتركيز، دون تسرُّع، وتَحسُّبًا لظهور أيِّ أمور طارئة لم تكن في الحسبان. على سبيل المثال، إذا طلب منك رئيسك في العمل إنهاء مهمة ما في الساعة الخامسة، يجب أن تضع في اعتبارك أن تنتهي من المهمة في الساعة الرابعة.
لا تغفل الأمور الطارئة
يجب أن تضع في اعتبارك أنك قد تتعرض لأمور طارئة تؤثر في إنجازك للمهام المطلوبة؛ لذا احرص على أن يشتمل جدول أعمالك على فترة زمنية غير مُخصَّصة لأيِّ مهام؛ لكي يمكنك استغلالها لأداء المهام العاجلة، أو معالجة الأمور الطارئة. وعندما تعطي تقديراً زمنياً لإنجاز مهمة ما لرئيسك في العمل أو لأحد العملاء، احرص على أن تضع في اعتبارك أن يكون هناك مساحة زمنية كافية لتغطية أي تأخير أو للتعامل مع أي أمور طارئة. فعلى سبيل المثال، إذا كانت المهمة سوف تستغرق سبع ساعات كاملة، يمكنك أن تعطي لنفسك هامش من الوقت تحسبًا لأي ظروف.
خصص لنفسك فترات استراحة
لا تجعل جدول أعمالك مزدحمًا بالمهام المتتالية، بل احرص على أن تكون هناك فترات استراحة قصيرة،تستطيع فيها استعادة تركيزك ونشاطك. يمكنك في فترات الاستراحة ممارسة لعبة مسلية، أو أداء بعض المهام التي لا تتطلب نشاطًا ذهنيًّا كبيرًا؛ كأن تُرتِّب المكتب، أو تبحث عن أحد الملفات.
والآن، هل عرفت الطريقة المثالية لإعداد جدول أعمال فعَّال؟