الأزمات والعلاقات العامة التعامل مع أزمة علاقات عامة خاصة بالثقة ببراعة الوفاة الناتجة عن الإهمال في خطوات طهي الطعام في مطعم إلقاء نفايات سامة المنتجات غير الآمنة الابتزاز في أسعار السلع التصرفات التي تفهم على انها تهدد الأمن او الصحة العامة والبيئة أو أي ممارسات تجارية جائرة يمكن ان تؤدي بأي مشروع تجاري او مؤسسة إلى وضع الأزمة. إليك كيف التعامل مع هذه الأزمة.
الخطوة 1 . اجمع الحقائق سريعا
لابد وان تبدد أي انطباع بأنك غير مهتم او فقدت السيطرة على الأمور. ستجبرك الحقائق الثابتة إغراءات استخدام غطاء من الإنكار يمكن ان يثبت فيما بعد عدم صحته او كذبه. ستمكنك الحقائق من ان تتجنب تقديم تفسيرات متضاربة من شأنها ان تزيد من فقدان ثقة الجماهير.
الخطوة 2. تجنب استجابة لا تعليق عند الرد على وسائل الاعلام
انها العبارة الأسهل والاكثر تلقائية التي يمكن ان تقال ولكن عندما يواجهك الاعلام فإن إجابة لا تعليق:
- تعطي الانطباع بأن هناك شيئا في الخفاء.
- توحي بأن الاسئلة المطروحة لا تستحق الاجابة.
- تقترح ان الجماهير غير مؤهلة لتعرف المعلومات.
- تجبر وسائل الاعلام على ان تبحث عن مصادر بديلة للمعلومات. مصادر يمكن ان تكون اقل دقة او ربما يكون لها مصالح ضد مصالحك.
عليك ان تشرح بهدوء لماذا لا تقدم تعليق ما زلنا نبحث في الأمر هذا سر المهنة ولا نستطيع كشفه ثم اعطِ بعض المعلومات التي يمكنك أن تبوح بها.
الخطوة 3 . عين متحدثا رسميا
جعل الموظفين لديك على دراية بمستجدات الأمور يخلق احساسا بالتوحد ظل المؤسسة. لكن من المهم ان تتحكم في مصادر المعلومات البديلة. أعط تعليمات للعاملين لديك ان يحيلوا التساؤلات التي تطرح عليهم إلى متحدث رسمي معين. وضح للعاملين انهم غير مخولين بالبوح او إفشاء المعلومات حتى لو كان هذا في محادثة او مقابلة غير رسمية.
الخطوة 4 . الاحتواء في مقابل السيطرة
وظيفة محاميك ان يحتوى الأزمة فالمحامون بطبيعتهم، يقومون بردود يميلون إلى الوقاية الأولية ويضع موظفو العلاقات العامة المحترفون أجندة اصفح وانس.
هل يجب عليك ان تتجه إلى الاحتواء ام السيطرة؟
اسأل نفسك: هل ستجعل التحقيقات الحكومية او أسئلة الإعلام الاستقصائية من المستبعد ان يتم إخفاء المعلومات المدمرة لفترة زمنية؟ إن كانت الإجابة بنعم فعليك اختيار السيطرة.
الخطوة 5 . اذا كان خيارك هو السيطرة فاعترف ان هناك مشكلة
إنكار وجود مشكلة يقوض المصداقية بالنسبة للأشخاص المعنيين بمبدأ الصفح والنسيان يجب ان يؤمنوا انهم يتعاملون مع أشخاص صادقين في الأساس ويحاولون ان يعالجوا المشكلة بإخلاص.
الخطوة 6 . اظهر الاهتمام
ربما يكون فقد المصداقية لدى الجماهير ذا اثر مدمر على المدى البعيد اكثر من أثر الأزمة الراهنة. أظهر تفانيا في حل المشكلة بشكل عاجل عن طريق التعهد بالتعاون مع سلطات التحقيق وإظهار هذا التعاون.
اجعل العامة على علم بتقديم تحقيقك بحثا عن الحقائق.
الخطوة 7. حدد ما يدركه الآخرون
تتكون الانطباعات في وسائل الإعلام وبمجرد ان تتكون انطباعات سلبية عنك، يصبح من الصعب تغييرها. عندما تتكون مبادرا تقوم بتعديل اهداف ونبرة وطابع قصتك.
حدد ما يدركه الآخرون بالتحكم في إدراك العامة للموقف بالإضافة إلى التحكم في استجابتك وموقفك تجاه ما يدركونه.
افصح عن المعلومات على فترات قصيرة وسريعا.
احكِ القصة من وجهة نظرك، وناقش المشكلة في سياق تاريخ شركتك. يمكنك ان تفعل ذلك عن طريق الاعلانات والخطابات للمحررين بالصحف والمؤتمرات الصحفية، المنشورات الصحفية.
والأكثر أهمية من أي أعتذر إن كان الاعتذار ملائما للموقف.
الخطوة 8 . الاشياء التي يجب الا تفعلها ابدا
- لا تتلقِ ابدا مكالمة من مراسل صحفي إلا اذا كنت تعرف هذا المراسل او تعرف ما يريده ولماذا.
- لا تندفع أبدا إلى استجابة سريعة فستندم فيما بعد على التعليقات الناتجة عن الانفعال. كلما كان السؤال اكثر اثارة. كان عليك ان تكون اكثر هدوءا ورباطة جأش عند الإجابة.
- لا تكن ابدا عدائيا او متذللا. تشجع العدائية على الازدراء. ويمكن ان يبدو كذلك كموقف دفاعي.
- لا تتحدث إلى وسائل الإعلام أبدا دون ان تستعد تماما (من المفضل ان يكون من خلال العلاقات العامة أو المتخصصين في الإعلام).
- لا ترد ابدأ على أسئلة مركبة او صعبة بإجابات مسهبة. عادة ما تحتوي الإجابات المسهبة على مكونات غير متعمدة تطرح نفسها كموضوعات جديدة.
وإليك كيفية الإجابة عن الأسئلة المثيرة التي يصعب التعامل معها
- تجنب إجابة الأسئلة الصعبة بالرد بأسئلة قاسية او مركبة (على سبيل المثال، على أي حقائق بنيت سؤالك؟).
- اجل الإجابة هناك شيء يجب ان أتأكد منه قبل ان أستطيع ان أعطيك إجابة دقيقة.
- أجب باختصار كلما كان السؤال طويا وجب ان تكون إجابتك مقتضبة.