ان تنظيم عمل ادارة المبيعات يعتبر من المهام الأساسية باعتباره العملية التي يمكن من خلاها ترتيب الموارد الخاصة لإدارة المبيعات بطريقة تمكن أنشطتها من المساهمة بشكل منظم ومنسق في تحقيق هذه الإدارة ، فبدون تنظيم لا تستطيع اى ادارة ان تضطلع بالمهام الموكلة إليها ضمن عملية التخطيط وهذا ما ينعكس على الإغراض والأهداف المحددة لكل ادارة وصولا إلي الأداة العليا للمنظمة
مفهوم تنظيم المبيعات Sales Organization Concept
ان التنظيم الإداري لأي ادارة ومنها ادارة المبيعات يستند على نظرية النظم في تحديد ورسم المخطط التنظيمي المناسب إلى تقسيم وتنظيم العمل بين العاملين من خلال تجميع الاعمال عى شكل مجاميع ويحدد لكل مجموعة اهدافها وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات لهم، وبعد ذلك يتم توزيع هذه المجاميع على الشعب، الاقسام، الوحدات واللجان استنادا الي العديد من المعايير والمواصفات التي يجب توفرها لدى هؤلاء العاملين لكى يتمكنوا من تاديه المهام المكلفين بكفاءة عالية.
التنظيم الإداري لإدارة المبيعات يمثل فرع من النظام التسويقى الكبير الذي يتكون من عدة انظمة الفرعية التي تعمل بشكل متفاعل ومتكامل لتحقيق اهدافها. ان التنظيم هو عبارة عن تلك العملية التى يتم فيها ترتيب الموارد الخاصة بالشكل الذى يحقق أفضل استخدام لتلك الموارد. يعرف التنظيم علي انة يمثل توليفة لاجراء النظام وتوزيع الاعمال بين الافراد او العاملين وتجميع الأنشطة فى مجموعات واسناد كل منها إلى ادارة خاصة . قسم او وحدة عمل ، وكذلك تحديد العلاقات الراسية والافقية ووضع الهيكل التنظيمى وتوصيف الوظائف وتحديد الصلاحيات والمسؤوليات ، وتبسيط إجراءات العمل بهدف الوصول إلى الاهداف المحددة باقل تكلفة ووقت.
ان تنظيم المبيعات يحدد لكل وجهة في الإدارة وعاملين طبيعة الوظيفة التي يكلفون بها وحدود الصلاحية الممنوحة لهم ويحدد نطاق الاشراف والرقابة وكذلك نوع التعامل مع المنظمات الاخرى والزبائن المستهدفين.
اسس تنظيم ادارة المبيعات
تعتمد ادارة المبيعات العديد من اسس لتنظيم الاعمال، ومن خلال مراجعة الادبيات اتضح بان هناك اتفاق حول الاسس التى يتم اعتمادها لتنظيم ادارة المبيعات وعلى النحو التالي : ( Kotler) (Ralphy & Robert ) ( Jobber & Lancaster ) (فنجان ) :
- التنظيم الجغرافي.
- التنظيم السلعي.
- التنظيم وفق الزبائن.
- التنظيم الوظيفي.
- التنظيم حسب وسائل الاتصال
- التنظيم المركب.
التنظيم الجغرافي تنظيم ادارة المبيعات انشطتها استنادا للمناطق الجغرافية التى تعمل فيها، ويعتبر هذا التنظيم من ابسط طرق التنظيم من ابسط طرق تعتمدها ادارة المبيعات، يعمل رجال البيع في المنطقة المخصصة لهم ، حيث يتعاملون مع جميع انواع واصناف المنتجات اتي تنتجها او تتعامل بها المنظمة، وكذلك تقديم جميع الخدمات التى يرغب الزبون من الحصول عليها. ان هذا النوع من تقسيم الأنشطة يتطلب توفير معلومات لدى رجال البيع بالاتصال بجميع انواع الزبائن الذين يشترون او تهمهم هذه المنتجات باختلاف اشكالها . وقد يكون التقسيم الجغرافى (التنظيم الجغرافى) يشمل محافظات دولة معينة، او يشمل محافظة واحدة حيث يتم تقسيم اعمالها استنادا لطبيعة هذه المحافظة وتقسيمهاتها الادارية وعوامل الاختلاف ما بين زبائن هذه المنطقة. بشكل عام فان التنظيم الجغرافي لإدارة المبيعات على صعيد دولة واحدة قد يتم وفقا يتم وفقا لتقسيم هذه الدولة الي (المنطقة الشمالية، الوسطى، الجنوبيه، العاصمة)
اسباب تنظيم المبيعات Sales Organization Causes
تحتاج المنظمات الكبيرة والتي تتعامل بالعديد من المنتجات، وتعمل في مناطق جغرافية واسعة ولديها قدرة مالية وبشرية عاملة كبيرة، إلى تنظيم اعمالها وتقسيمها وتنسيقها وتحديد الاطار التنظيمى ، وكذلك تقوم باعداد الهيكل التنظيم الخاص بانشطتها ومجال عملها. ان تنظيم المبيعات يحددموقع ادارة المبيعات في الهيكل التنظيم الخاص بانشطتها ومجال عملها. ان تنظيم المبيعات يحدد موقع ادارة المبيعات في الهيكل التنظيمى ومدى ارتباطها بالاداراتالاخرى كادارة التسويق، حيث ان مسؤولية ادارة المبيعات في الوقت الراهن تكون ضمن ادارة التسويق.
بشكل عام العديد من الاسباب والمبررات التى دفعت ادارة المبيعات لتنظيم اعمالها وانشطتها ومن هذه الاسباب ما يلى : .
- زيادة وتنوع المنتجات التى تتعامل بها ادارة المبيعات.
- حجم الزبائن الذى تتعامل معهم ادارة المبيعات ومقدار الزيادة فى اعدادهم خلال فترة زمنية.
- اتساع المناطق الجغرافية التى يتم خدماتها بمنتجات المنظمة.
- دخول مناطق بيعية جديدة.
- الانسحاب من مناطق بيعية كانت قائمة.
- استحداث نقاط بيعية جديدة فى مناطق مختلفة.
- دخول قطاعات المنافسة لتحقيق ميزة تنافسية.
- الحاجة لتوظيف عناصر بشرية كفؤة بيعيه جديدة.
- التطور التكنولوجي وأثرة على وسائل الاتصال.
- طبيعة العوامل الداخلية والخارجية التي تؤثر على تحقيق اهداف ادارة المبيعات.
- استراتيجية واهداف ادارة المبيعات.
- تحقيق الإدارة الجماعية.
- قصر دورة حياة المنتجات.
اهداف وفوائد تنظيم المبيعات
ان ادارة القوى البيعية ترتبط بشكل مستمر بالاستراتيجية، تنظيم قوى البيع، حجم القوى البيعية، تطوير جهود البيع خلال المنتج وتجزئة الاسواق، لذلك فان التنظيم الجيد يمثل احد العناصر الاساسية لادارة القوى البيعية، لذلك فان لهذا التنظيم من اهداف وفوائد لادارة المبيعات.
اهداف تنظيم المبيعات
هناك العديد من الاهداف التى تسعى ادارة المبيعات من تنظيم اعمالها، وهذا الاهداف كما يلي :
- التكيف للعوامل الخارجية والداخلية المؤثرة علي عمل ادارة المبيعات.
- تحديد حدود واطار عمل كل ادارة وعامل فى ادارة المبيعات بالشكل الذى يمنع التداخل والازدواجية بين الوظائف او العاملين.
- توصيف الوظائف من خلال وصف للمهام التى تضطلع بها كل وظيفة,
- تحديد المؤهلات اللازمة لشغل تلك الوظائف مما يساعد علي اختيار وتعيين قوى البيع.
- القضاء على التشويش من البيئة الداخلية والخارجية
- تحديد تخصص الادارات، الاقسام ، الوحدات، الافراد.
- تحديد العلاقات ما بين العاملين والادارات المختلفة داخل التنظيم.
- مراقبة وتضير العاملين في مختلف المستويات الادارية داخل ادارة المبيعات.
- المساعدة علي تحديد مجال عمل كل قسم ضمن ادارة المبيعات في الاسواق المستهدفة.
- يساعد على انسيابية العمل بشكل يمكن من مواجهة المنافسين والصمود امامهم.
- يساعد علي ادارة المبيعات علي التنويع في اعمالها من خلال تنوع المنتجات او الاسواق والمناطق.
فوائد تنظيم المبيعات
ليس العبرة بان تقوم ادارة المبيعات بتنظيم اعمالها وانما المهم ان يكون هذا التنظيم ناجح وفعال، لذلك فان التنظيم الجيد له فوائد متعددة وبالتالي فانه يجب ان يحقق ما يلى :
- تحديد انشطة واعمال الإدارة والعاملين فيها.
- توصيف الأنشطة والاعمال بشكل جيد ودقيق.
- تحديد الصلاحيات والمسؤوليات.
- تحديد الاختصاصات والمؤهلات المطوبة.
- تحقيق مستوى من الاشراف والمتابعة
- تحقيق الاشراف الجيد
- وضع الشخص المناسب في المكان المناسب.
- تحديد الرئس المرؤوسين.
- تجميع الاعمال او الأنشطة وتقسيمها.
- منع التداخل والتضارب و الازدواج في الاعمال.
- يسهل عملية الرقابة والمتابعة.
- تقليل التكاليف والجهد.
- تحفيز العاملين.
- توظيف رجال البيع اللذين يمتلكون المهارات المطلوبة.
- يساعد العاملين علي تلبية حاجات الزبائن بشكل كفؤ.
- تحقيق الاتصال بشكل سهل او سلس.
- استلام الاوامر والتعليمات بالسرعة المطلوبة
- ايصال المعلومات للادارة العليا بسرعة.
- يسهل عملية تحقيق الاهداف
- يسهل عملية تطبيق البرامج والقواعد
يتصف بالمرونة والتكييف للعوامل البيئية المختلفة مما يساعد المنظمة على تحقيق أهدافها.