السكرتير هو محترف يقدم الدعم الإداري والكتابي للمنظمات أو المديرين التنفيذيين أو غيرهم من الأفراد. يأتي مصطلح سكرتير من الكلمة اللاتينية “secretaries” التي تعني “ضابط سري”. تعتبر وظيفة السكرتير أمرًا حيويًا للتشغيل السلس لأي منظمة ، حيث أنهم مسؤولون عن التعامل مع المستندات المهمة ، والتواصل مع العملاء والعملاء ، وإدارة العمليات اليومية للمكتب.
تعريف السكرتير لغويا واصطلاحا
من الناحية اللغوية ، السكرتير هو الشخص الذي يؤدي واجبات إدارية ، مثل الكتابة ، وحفظ الملفات ، والرد على المكالمات الهاتفية ، لفرد أو منظمة. من الناحية الاصطلاحية ، يُستخدم مصطلح السكرتير أيضًا لوصف شخص مسؤول عن حفظ الأسرار ، مثل مسؤول حكومي يتعامل مع المعلومات السرية.
تعريف السكرتارية
هي مجموعة أعمال الغرض منها تقديم المساعدة للفئات المسؤولة من الإدارة، كما تعتبر مورد بشري أساسي في الوحدات المسؤولة من تنظيم الأعمال الإدارية في كل الشركات و المؤسسات، إضافة إلى أنها تمد الوحدات الإدارية بجميع المدخلات و المعلومات التي من شأنها تطوير المؤسسة وعملها؛ فهذا يعتبر تخفيفا عن الإدارة التي يتوفر لها عاملي الوقت والجهد بوجود السكرتيرة، لتتفرغ بعدها لمهامها الإدارية و وظائفها المعتادة من إشراف، متابعة و ملاحظات تهدف لتطوير العمل أكثر. فأعمال السكرتيرة تعتبر مرجعا للمسؤولين ولكل العاملين بالمنظمات والمنشآت المختلفة.
أهمية السكرتارية
تعتمد أهمية السكرتيرة على
- التعاون مع رؤساء الأقسام والمدراء و تخفيف ضغط العمل الواقع عليهم.
- تنظيم جميع النشاطات من اجتماعات وورش.
- التأكد من صحة الوثائق قبل إرسالها.
- توفير كل البيانات في زمن مناسب.
- الاهتمام بوسائل تواصل الشركة مع زبائنها.
أهداف السكرتارية
الهدف من السكرتير هو توفير دعم إداري فعال وفعال لمنظمة أو فرد. وهذا يشمل الاحتفاظ بالملفات والسجلات المنظمة ، والتواصل الفعال مع الموظفين والعملاء ، والتأكد من إكمال جميع المهام في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة.
صلاحيات السكرتير
لا يمتلك السكرتير عادة سلطة رسمية داخل المؤسسة. ومع ذلك ، فإن معرفتهم وخبراتهم يمكن أن تجعلهم مورداً قيماً للمديرين التنفيذيين والمديرين. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يتمكن السكرتيرات من الوصول إلى المعلومات الحساسة ، ويجب عليهم الحفاظ على السرية التامة لحماية مصالح المنظمة.
مهام ودور السكرتير
تنعكس أهمية دور السكرتارية في الطلب المتزايد على خدمات السكرتارية عبر الصناعات المختلفة. تدرك الشركات والمؤسسات قيمة وجود سكرتيرات ماهرة وفعالة يمكنها تقديم دعم إداري موثوق. وقد أدى ذلك إلى نمو مهنة السكرتارية ، مع سعي المزيد من الأفراد للعمل في وظائف سكرتارية
- تحديد الاولويات
يجب أن يكون السكرتاريين قابلين للتكيف وقادرين على العمل في بيئة سريعة الخطى. يجب أن يكونوا قادرين على تحديد أولويات المهام وإدارة وقتهم بفعالية لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية وتحقيق أهداف المؤسسة. - تقديم الدعم
للسكرتير دور مهم لنجاح أي شركة او مؤسسة حيث انهم يقدمون الدعم الإداري والكتابي الأساسي ، وإدارة المراسلات ، والتواصل مع العملاء والعملاء ، والتأكد من إتمام جميع المهام بكفاءة وفعالية. إن معرفتهم ومهاراتهم وخبراتهم تجعلهم موارد قيمة للمديرين التنفيذيين ، ومساهماتهم ضرورية لسير عمل المنظمة بدون السكرتارية ، ستكافح المنظمات لإدارة عملياتها ، والحفاظ على العلاقات مع العملاء، وتحقيق أهدافهم. - سهولة العمل
علاوة على ذلك ، مع التقدم السريع في التكنولوجيا ، تطور دور السكرتير للتكيف مع الظروف المتغيرة. أدى استخدام برامج الكمبيوتر والأدوات الرقمية إلى جعل المهام الإدارية أكثر كفاءة وانسيابية. يستخدم الأمناء الآن العديد من البرامج والأدوات لتنظيم وإدارة المعلومات وجدولة المواعيد والتواصل مع العملاء. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يعملون عن بُعد ، باستخدام مؤتمرات الفيديو وأدوات التعاون الافتراضية الأخرى للتفاعل مع الزملاء والعملاء من مواقع مختلفة. - الحفاظ على السرية
جانب آخر مهم من دور السكرتارية هو الحاجة إلى السرية وحسن التقدير. غالبًا ما يتمتع الأمناء بإمكانية الوصول إلى المعلومات الحساسة ، مثل السجلات المالية والأسرار التجارية والبيانات الشخصية. يجب عليهم التعامل مع هذه المعلومات بعناية ، والحفاظ على السرية التامة لحماية مصالح المنظمة وعملائها.. - تعزيز ثقافة الشركة
يلعب السكرتارية دورًا حيويًا في الحفاظ على ثقافة المؤسسة وقيمها. غالبًا ما يعملون كسفراء لها ، ويتفاعلون مع أصحاب المصلحة ويمثلون الشركة بشكل إيجابي. يمكن أن يكون لسلوكهم المهني واللطيف تأثير كبير على كيفية فهم قيم المؤسسة؟ - تقديم الدعم والمشورة
لا يقتصر عمل السكرتارية على الأعمال الكتابية الأساسية فقط. غالبًا ما يكون لديهم مجموعة واسعة من المهارات والمعرفة التي يمكن الاستفادة منها لمساعدة المنظمات بطرق مختلفة. على سبيل المثال ، قد يكون للسكرتير خبرة في إدارة المشاريع أو تخطيط الأحداث أو إدارة وسائل التواصل الاجتماعي ، والتي يمكن أن تكون مفيدة في تقديم الدعم.
أعمال السكرتير
عمل السكرتير هو تقديم الدعم الإداري والكتابي لفرد أو منظمة. إنهم مسؤولون عن إدارة المراسلات وجدولة المواعيد والحفاظ على الملفات والسجلات وأداء المهام الأخرى التي تجعل المكتب يعمل بسلاسة. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يعمل السكرتاريون كنقطة اتصال أولى للعملاء والعملاء ، ويتعاملون مع الاستفسارات ويقدمون المساعدة حسب الحاجة.
واجبات السكرتير
يمكن أن تختلف واجبات السكرتير حسب المنظمة أو الفرد الذي يعملون لديه. ومع ذلك ، فإن بعض المهام المشتركة للسكرتير تشمل:
⦁ الرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني وتوجيهها
⦁ إدارة التقويمات وجدولة المواعيد
⦁ صياغة وطباعة المراسلات والوثائق الأخرى
⦁ حفظ الملفات والسجلات
⦁ إدارة الميزانيات والمصروفات
⦁ تنسيق ترتيبات السفر
⦁ التعامل مع البريد الوارد والصادر
⦁ تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات
⦁ تقديم الدعم الإداري العام
مهام السكرتير
- تنظيم العمل.
- الاهتمام بالبريد، الفاكس والمكالمات أي كل وسائل التواصل التي تربط المنشأة بعملائها و تقديم كل الرسائل الواردة للمدير حتى يطلع عليها و من ثم إرسال الرد.
- معرفة جدول أعمال المدير وتنظيم أوقات الإجتماعات والمقابلات وفقا لجدوله مع اختيار أماكن الاجتماعات.
- تجميع مستندات العمل و تنظيمها بطريقة تسهل عملية الوصول إليها عند الحاجة.
- التعامل مع الأجهزة المكتبية الإلكترونية لحفظ جميع المعاملات والوظائف عليها.
- تجهيز تقارير عن جميع الموظفين وأعمالهم التي يقومون بها، و العمليات المختصة بالزبائن أيضا.
- الحرص على التواجد في الإجتماعات و تدوين كافة المعلومات و الملاحظات واستخلاص أهم نقاط الاجتماع بعدها يتم تقديمها للمدير في وقت لاحق.
- التعاقد مع الشركات لتحسين العمل وتكامله مع بقية الشركات.
- الإلمام بالعمليات المصرفية وتقديم تقارير عنها للمدير بشكل دوري.
- التواصل الدائم مع بقية الوحدات و متابعة عملها والتأكد من قيامها بالواجبات على أكمل وجه.
- تجهيز كل ما يحتاجه المدير في حالة سفره بخصوص العمل من حجز السفر واختيار مكان الإقامة.
- تجميع مقترحات العاملين و تدوين شكاويهم ومن ثمّ عرضها على المدير.
للمزيد من المعلومات عن السكرتارية ومهامها ننصحك بتحميل كتاب مهام السكرتارية والذي يشمل مهام السكرتارية في الدليل التنظيمي في مختلف المجالات ونذكر منها (مهام السكرتارية التنفيذية، مهام السكرتارية الطبية، مهام السكرتارية العامة، مهام السكرتارية القانونية، مهام السكرتارية السكرتارية، مهام السكرتارية المدرسية) اضغط على الرابط التالي لتحميل الكتاب
دور السكرتارية في الإدارة
تلعب السكرتارية دورًا أساسيًا في إدارة المؤسسة. فهم مسؤولون عن إدارة الوثائق والمعلومات المهمة ، والتواصل مع أصحاب المصلحة ، وضمان سير جميع العمليات الإدارية بسلاسة. يقود قسم السكرتارية عادة أمين عام أو سكرتير تنفيذي ، يكون مسؤولاً عن الإشراف على عمليات القسم..
يعد دور السكرتير أمرًا حيويًا للتشغيل السلس لأي مؤسسة. يقدمون الدعم الإداري والكتابي الأساسي ، وإدارة المراسلات ، والتواصل مع العملاء والموظفين ، والتأكد من إتمام جميع المهام بكفاءة وفعالية. ولا يمكن المبالغة اذا قلنا ان أهمية أعمال السكرتارية ، ومساهماتهم ضرورية لنجاح أي شركة.
أهمية السكرتارية ودورها في نجاح العمل الاداري
دور السكرتير أمر بالغ الأهمية لنجاح أي منظمة. فهم يقدمون الدعم الأساسي للمديرين التنفيذيين ، مما يسمح لهم بالتركيز على مسؤولياتهم الأساسية. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما يكون السكرتارية نقطة الاتصال الأولى للعملاء ، ويمكن أن يكون لمهنيتهم وكفاءتهم تأثير كبير على سمعة الشركة
مهام السكرتارية الإدارية
يقدم السكرتير الإداري دعمًا كتابيًا رفيع المستوى لموظف تنفيذي أو مدير أو رئيس قسم، ويؤدي مجموعة متنوعة من واجبات السكرتارية والمهام الماهرة التي قد تشمل إعداد التقارير وإجراء البحوث وجمع البيانات وغيرها من المهام التي تجعلك سكرتير ناجح والتي تجدها في كتاب السكرتارية الادارية ملف pdf رابط تحميل الكتاب اضغط الرابط التالي
ما هي انواع السكرتارية؟
توجد العديد من أنواع السكرتارية، وتختلف تلك الأنواع بناءً على الصناعة أو القطاع الذي تنتمي إليه السكرتارية، ومدى تخصصاتها والمهام التي تؤديها. وفيما يلي بعض أنواع السكرتارية:
- السكرتارية التنفيذية (Executive Secretary): وهي نوع من السكرتارية يتميز بالتخصص والخبرة، وتتمثل مهمتها الرئيسية في توفير الدعم للمدير العام أو المدير التنفيذي ومساعدته في اتخاذ القرارات الإدارية والتنفيذية.
- السكرتارية الطبية (Medical Secretary): وهي نوع من السكرتارية تتعلق بالمجال الصحي، حيث تعمل على ترتيب مواعيد المرضى، وتنظيم الملفات الطبية، وإعداد التقارير والفواتير.
- السكرتارية القانونية (Legal Secretary): وهي نوع من السكرتارية تتعلق بالمجال القانوني، حيث تساعد في إعداد الوثائق القانونية، وترتيب المواعيد القانونية، وتنظيم الملفات القانونية.
- السكرتارية التجارية (Commercial Secretary): وهي نوع من السكرتارية يعمل في مجال الأعمال والتجارة، حيث تقوم بترتيب الاجتماعات والمواعيد، وإعداد التقارير والمستندات، والتواصل مع العملاء والموردين.
- السكرتارية العلمية (Scientific Secretary): وهي نوع من السكرتارية يعمل في المجالات العلمية والبحثية، حيث تساعد في إعداد الأبحاث والمقالات العلمية، وتنظيم المؤتمرات والندوات العلمية، وإدارة المختبرات.
- السكرتارية الإدارية (Administrative Secretary): وهي نوع من السكرتارية يعمل في مختلف المجالات الإدارية، حيث تساعد في إعداد التقارير والمستندات، وترتيب المواعيد والاجتماعات، وتنظيم الملفات والوثائق الإدارية.
- السكرتارية الشخصية (Personal Secretary): وهي نوع من السكرتارية تعمل مع الأفراد وتساعدهم في تنظيم حياتهم اليومية، وترتيب المواعيد الشخصية والاجتماعات، وإدارة المراسلات الشخصية.
هذه بعض أنواع السكرتارية المختلفة التي تعمل في مختلف المجالات والصناعات، وتقدم مجموعة متنوعة من المهام والخدمات الإدارية والتنفيذية
ما الفرق بين السكرتير العام والخاص؟
يعمل السكرتير العام (التنفيذي) في المستوى الأعلى من الهرم الإداري للمؤسسة، ويتولى مهامًا استراتيجية وأكثر تعقيدًا. بينما يعمل السكرتير الخاص عادةً مع شخص واحد، مثل المدير العام، ويقوم بتقديم المساعدة في مهامه اليومية وإدارة الجدول الزمني والمراسلات الخاصة به.
كيف يتعامل السكرتير مع الزوار؟
يعتبر التعامل مع الزوار من المهام الهامة للسكرتير، فعليه أن يستقبل الزائرين بطريقة ودية ومهذبة وأن يجيب على استفساراتهم ويرشدهم إلى الشخص المناسب في حالة عدم تمكنه من حل مشكلتهم، كما يجب عليه تحديد موعد للزائر إذا كان الأمر يتطلب ذلك وتزويده بجميع المعلومات اللازمة بخصوص الموعد.
ما هي الأمور التي لا يجب على السكرتير فعلها؟
هناك بعض الأمور التي يجب على السكرتير تجنب القيام بها مثل الحديث عن أسرار المكتب والزملاء أو القيام بالتصرف في أمور الشركة بشكل فردي، كما يجب تجنب الحديث عن السياسة والدين والأمور الشخصية أو إظهار الإهمال في العمل والتأخر في الوصول إلى المكتب أو الاجتماعات. ويجب على السكرتير أن يحترم الشخصية والخصوصية للزملاء والمدير والزوار وعدم إفشاء أي معلومات سرية أو خاصة دون إذن صريح.
من الأعمال التي يقوم بها السكرتير أثناء غياب المدير؟
إدارة المكاتب والاجتماعات والمراسلات.، الرد على الهاتف والتعامل مع الزوار والعملاء.، التحقق من وصول المراسلات والبريد الإلكتروني وإعدادها للمدير للرد عليها عند عودته.، الاهتمام بالأوراق والوثائق الخاصة بالمدير وترتيبها بشكل منظم ومؤمن.
ما هي التجهيزات التي يركز عليها السكرتير قبل البدء بالسفر؟
حجز تذاكر الطيران أو وسائل النقل الأخرى، حجز الفنادق والإقامات الأخرى، تجهيز وثائق السفر وتأشيرات الدخول، ترتيب المواعيد والاجتماعات في المكان المراد السفر إليه.
صفات السكرتير الناجح
- الاهتمام بالمظهر الخارجي و إرتداء الأزياء الأنيقة.
- أن يكون واثقا من نفسه ذا شخصية قوية
- أن يكون متحدثا لبقا جاذبا انتباه الآخرين.
- أن يكون خلوقا متسما بالصدق، والأمانة، النزاهة، الاحترام، المسؤولية والالتزام.
- أن يكون متحملا لضغوطات العمل.
- الأدب والتعامل السليم مع الموظفين و العملاء لكسب قلوبهم واهتمامهم.
- أن يكون محترما للوقت محافظا عليه لا يتأخر عن مواعيد عمله.
- أن يكون هادئا حسن السلوك.
- أن يكون نبيها سريع البديهة قادر على تذكر المعلومات بشكل سريع.
- أن يكون مرنا قادر على إدارة الحوارات متقبلا للآراء المعاكسة بصدر رحب لا يتضجر و يفرض رأيه على الآخرين.
- أن يكون مالكا لمؤهل علمي لهذا المجال.
- أن يكون متطورا يواكب ما وصل إليه العالم من تقنيات فعليه أن يكون مدركا لها ومتمكنا من التعامل مع الأجهزة الإلكترونية باختلافها وتنوع وظائفها من حواسيب، طابعات، فاكس و شبكات اتصال.
- أن يمتلك مهارات كتابية و مقدرة لكتابة التقارير.
- أن يكون متعاونا قادرا على العمل مع بقية الموظفين كفريق يساندون بعضهم في إنجاز المهام.
- القدرة على البحث الدقيق عن أي معلومات يتطلبها العمل.
- أن يلتزم بالدقة و السرية التامة في العمل.
- أن يكون ملما ببرامج الاوفيس و مجيدا للغة الإنجليزية.
- الإخلاص للجهة التي يعمل فيها و حب انتمائه لها.
في الختام ، دور السكرتير أمر بالغ الأهمية لنجاح أي شركة. يقدمون الدعم الإداري والكتابي الأساسي ، وإدارة المراسلات ، والتواصل مع العملاء والموظفين ، والتأكد من إتمام جميع المهام بكفاءة وفعالية. مع تطور التكنولوجيا والمتطلبات المتغيرة لمكان العمل ، تطور دور السكرتير للتكيف مع هذه التغييرات. يعكس الطلب المتزايد على خدمات السكرتارية وذلك للدور الحاسم الذي يلعبه السكرتارية في نجاح المنظمات والشركات.
مقالات قد تهمك
- السكرتير ودوره في تنظيم وإدارة الاجتماعات الادارية
- كيف تنظم مكان عملك ومكتبك بخطوات بسيطة
- كيفية إدارة الوقت وتنظيمه في مكاتب العمل
- تنظيم الملفات الإدارية |طريقة ترتيب ملفات الارشيف
السكرتارية بذكاء
كتاب السكرتارية بذكاء للمؤلف عبدالرحمن البيتي والذي يلخص فيه تجاربة التي استمرت اكثر من 20 عام في مجال الادارة والسكرتارية والمكاتب ويعلمك فيه كيفية التعامل مع المدير والموظفين والعملاء وغيرهم كتاب يستحق القراءة يمكنك الاطلاع على ملخصه من موقع ملخصات كتب من هنا و يمكنك تحميل كتاب السكرتارية pdfمن الرابط التالي
كما يمكنك اقتناء نسختك الورقية من كتاب السكرتارية بذكاء من هذا الرابط