كيف تعمل على تحسين مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني

كم عدد رسائل البريد الإلكتروني التي تستلمها كل يوم؟ أنا أعرف أشخاصا يستلمون أكثر من 1000 رسالة، بينما أعرف أيضا بعض الأشخاص الذين نادرا ما يحتاجون لاستخدام البريد الإلكتروني الخاص بشركتهم ويستقبلون فقط بضع رسائل في صندوق بريدهم كل أسبوع. في مقال آخر تحدثنا عن كيف أن سوء التواصل من الممكن أن يكون سببا في خلافات بين الزملاء أو الفرق. والتواصل سيئ التخطيط والتواصل المكتوب من الممكن أيضا أن يؤدي إلى مشاكل أخرى، بما في ذلك سوء الأداء في العمل، واتخاذ قرارات وإجراءات خاطئة، وضياع الفرص، وإلقاء اللوم على الناس بسبب أشياء معينة بطريقة غير عادلة.

على الرغم من أننا في بعض الأحيان نكتب الرسائل والتقارير ورسائل الفاكس والمذكرات، فإن العالم الذي نعيش فيه الآن هو عالم رسائل البريد الإلكتروني. نظام رسائل البريد الإلكتروني الخاص بشركتك يقدم مجموعة من الفوائد:

فوائد البريد الالكتروني

1. يسهل الوصول إليه من العديد من الأجهزة.
2. لديه خصائص التدقيق الإملائي.
3. يمكنه حفظ رسائل البريد الإلكتروني تلقائيا أثناء كتابتك.
4. لديه القدرة على تخزين رسائل البريد الإلكتروني في مجلدات فرعية.
5. يتيح لك إمكانية البحث عن مجلدات رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك واسترجاع الرسائل بسهولة… والقائمة تطول.

سلبيات البريد الالكتروني

• لكن رسائل البريد الإلكتروني لديها أيضا القليل من السلبيات والتي يجب عليك أن تدركها، فبمجرد أن تضغط على زر “إرسال”، فإن رسالتك الإلكترونية تم إرسالها للمستلم (المستلمين).. بعض أنظمة البريد الإلكتروني من الممكن أن تعطيك وقتا قصيرا يمكنك فيه إيقاف إرسال الرسالة إذا احتجت لذلك، لكن كقاعدة عامة، بمجرد أن تقوم بالضغط على زر “إرسال”، لا يمكنك إلغاء ما قمت بكتابته.
• الجانب السلبي الأخر قد يبدو ميزة في بعض الأحيان يمكنك إنشاء رسالة إلكترونية جديدة أو الرد على أخرى استلمتها في أي وقت من اليوم بالنهار أو بالليل لكن رسائل البريد الإلكتروني التي تتم كتابتها وإرسالها بينما أنت ذاهب للفراش غالبا ما ستندم عليها في الصباح.
• لديك مطلق الحرية الكتابة رسائل البريد الإلكتروني بأي طول وبأي أسلوب نختاره، ويمكنك إرسالها إلى أي شخص كما تود، وهذا من الممكن أن يسبب العديد من المشاكل.

استراتيجيات التغلب عن الجوانب السلبية في رسائل البريد الالكتروني

كيف تتغلب على الجوانب السلبية في رسائل البريد الالكتروني، الاستراتيجيات الثلاث أدناه سوف تساعدك على التغلب على تلك الجوانب السلبية.

خطط للموضوع الذي تود التواصل بشأنه وللشخص الذي تود التواصل معه

قبل أن تكتب رسالة إلكترونية، حدد ما إذا كان البريد الإلكتروني هو الوسيط الأمثل لتوصيل رسالتك. اسأل نفسك ما إذا كان من الأسهل والأسرع والأكثر فعالية أن تتحدث إلى الشخص عبر الهاتف، أو بشكل شخصي، أو عبر مؤتمر مرئي. لا تنزلق إلى العادة الكسولة بإرسال رسالة إلكترونية عندما تعلم أنه ينبغي عليك التحدث مع الأطراف المعنية بطريقة أخرى.

بعض رسائل البريد الإلكتروني من السهل جدا كتابتها، مثل تلك الرسائل التي تقوم فيها بتأكيد الأشياء أو مشاركة المعلومات. أما رسائل البريد الإلكتروني التي تغطي الآراء والمقترحات والأفكار فهي التي تحتاج إلى المزيد من التفكير والاهتمام لأن ما تقوله وكيف تقوله من الممكن أن يزعج الناس، ويؤثر على رؤيتهم لك وتعاملهم معك كما أنه من الممكن أن يسبب سوء تفاهم وخلافات.

لا تندم على إرسالك لبريد إلكتروني

حافظ على لهجة وتدفق رسائل البريد الإلكتروني الخاص بك في مسارها الصحيح وحاول ألا ترسل أبدا بريدا إلكترونيا عندما تكون مرهقا أو غاضبا. قد تكون غير متفق مع شخص ما وربما تكون منزعجا، لكن كن حذرا من كيفية إظهار هذا في بريدك الإلكتروني. يمكنك أن تظهر الغضب لشخص ما وجها الوجه عندما تكونان وحدكما ولا حاجة لأن يعرف أي شخص آخر كيف تصرفت بالضبط، لكن رسائل البريد الإلكتروني من الممكن بسهولة أن تتم مشاركتها مع العديد من الأشخاص الآخرين. تجنب كتابة رسائل البريد الإلكتروني التي سوف تندم على إرسالها. لا تكن وقحا أبدا في اتصالات البريد الإلكتروني ولا تبتدئ أبدا المستويات الأشخاص الآخرين في سوء أو وقاحة الاتصال.

الرد على الرسائل

لا تكن وقحا بتجاهل رسائل البريد الإلكتروني التي تم إرسالها لك. من الممكن أن يكون الأمر مزعجا بشدة عندما ترسل بريدا إلكترونيا لشخص ما وتتوقع أو تحتاج لرد ولا تسمع منه أي شيء أبدا. الصمت هو أحد أشكال الاتصال وإن لم ترد على رسالة البريد الإلكتروني، من الممكن أن يضع الطرف الآخر افتراضات عنك مثل أن تكون غير مهتم أو غير معني بالأمر، أو تظهر عدم الاحترام، أو لا توافق على محتويات رسائلهم الإلكترونية، إلخ.

إذا كنت تحتاج إلى وقت للرد على رسالة إلكترونية ما، فأرسل رسالة انتظار تشير فيها إلى أنك استلمت رسالتهم الإلكترونية وسوف تقوم بالرد عليها خلال فترة زمنية محددة. أظهر أنك تقدر جهد الشخص في تواصله معك وفي بعض الأحيان استخدم الهاتف أو اذهب لرؤية مرسل البريد الإلكتروني إذا كنت تعتقد أن هذه الطريقة أكثر ملاءمة للتواصل ردا على رسالته الإلكترونية.

نحن نعيش في دنيا العمل حيث يقوم فيها كل واحد منا تقريبا بإرسال واستقبال العديد من رسائل البريد الإلكتروني كل يوم، ولا يمكننا أن تتخيل قدرتنا على النجاح من دون سهولة الوصول لرسائلنا الإلكترونية.

نحن نكتب بعض رسائلنا الإلكترونية بسرعة جدا بينما من الممكن أن تأخذ رسائل أخری وقتا طويلا لصياغتها وإعادة صياغتها. وكان هذا المقال هو تذكير بأن كيفية كتابة رسائلنا الإلكترونية لها تأثير مهم على كيفية رؤية الناس لنا وتفاعلهم معنا.

ربما تكون مثلي ويكون لديك العديد من الأشخاص في قائمة الاتصال الخاصة بالعمل والذين لم تقابلهم شخصيا قط، لكن عملت معهم لسنوات عديدة وتواصلت معهم عبر رسائل البريد الإلكتروني والمكالمة الهاتفية بين الحين والآخر. يجب أن تعكس رسائلك الإلكترونية قيمك وشخصيتك، وهذا يمكن أن يحدث فقط إذا أصبحت أكثر مراعاة بخصوص الموعد الذي تختاره لكتابة رسالة إلكترونية وكيف تخطط وتصيغ محتوياتها.

وباختصار، كن زميلا يعلم الآخرون أنه سوف يرسل رسائل إلكترونية مناسبة وجيدة الصياغة والذي، في المقابل، سوف يقوم أيضا بقراءة الرسائل الإلكترونية التي يستلمها والرد عليها. لكن تذكر أن هناك بعض الأوقات التي لا يلزم فيها استخدام البريد الإلكتروني ويجب عليك أن تتحدث مباشرة وجها لوجه أو عبر الهاتف مع الأطراف الأخرى.

نصائح عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني

وفيما يلي بعض النصائح لاستخدامها عند صياغة الرسائل الإلكترونية الحساسة

1. قرر أفضل الأوقات لإرسال البريد الإلكتروني. ربما لا يكون مثاليا أن ترد على رسالة مهمة فورا؛ لأن ذلك من الممكن أن يعطي انطباعا للمرسل أنك لم تعط الوقت والتفكير الكافي لردك.
2. فكر مليا في الرسالة التي تود توصيلها في رسالتك الإلكترونية.الكثير من الموظفين  يشتكون من ان رئيسهم في العمل دائما ما تكون رسائله الإلكترونية طويلة وغير واضحة.
3. تأكد من أن رسالة البريد الإلكتروني ليست طويلة للغاية أو قصيرة للغاية، ولاحظ أن من الممكن أن يكون لدى مؤسستك معايير للطول والشكل النموذجي لرسائل البريد الإلكتروني. وقد عملت مع شركة ألمانية حيث كانت الرسائل عادة ما تكون قصيرة وفي صميم الموضوع، في حين أن عميلا فرنسيا كان يكتب رسائل بريد إلكتروني أطول عادة من التي كنت سأختار کتابتها.
4. يجب عليك الاعتناء باختيار الأشخاص الذين تضعهم في خانة “النسخة الكربونية” و”النسخة المخفية” عند إرسالك البريد الإلكتروني. هل تقوم بإرسال هذه النسخ لأنك تعلم حقا أن شخصا ما في حاجة لأن يكون على علم بالرسالة ومحتوياتها؟ كن أمينا مع نفسك؛ العديد من الأشخاص يقومون بإرسال نسخة من الرسائل لرؤسائهم من أجل التباهي والظهور، أو من الممكن أن يضعوا شخصا ما في قائمة الرسائل الكربونية لحماية أنفسهم عن طريق إظهار أنهم أرسلوا هذه الرسالة الإلكترونية بالتحديد. إذا تلقيت بريدا إلكترونيا وقد تم إرسال نسخة منه إلى العديد من المتلقين الآخرين، فلا تشعر بأنك ملزم بالضغط على “الرد على الكل” عندما ترد. افعل ما تراه صوابا.
5. اكتب مسودة البريد الإلكتروني الخاص بك، احفظها وتوقف لتدرس الخطوة التالية. إذا احتجت رأي شخص ما، فاسأل زميلا ما عن رأيه في مسودتك وان كانت الصياغة مناسبة ومفهومة بشكل واضح أم لا.
6. تأكد من أن رسائلك تراعي الناحية الثقافية وتأكد دائما من مخاطبة الناس بشكل مناسب (مستخدما الاسم الأول أو اسم العائلة، إلخ). وبمجرد أن تكون سعيدا بمسودة رسالتك الإلكترونية وعند ذلك فقط يمكنك الضغط على زر “إرسال”.
7. إذا كنت في قائمة “النسخة الكربونية” أو قائمة “النسخة المخفية” في رسالة إلكترونية ما، فإنه من غير المتوقع منك أن ترد وتصبح جزءا من المناقشة، لكن هذا يعتمد غالبا على معايير إرسال البريد الإلكتروني وثقافة شركتك بالإضافة إلى موضوع الرسالة.
8. كل رسالة بريد إلكتروني ترسلها ينبغي أن تكون رسالة تجعلك سعيدا بأن يقرأها أي شخص ولا تندم أبدا على إرسالها. وكما تتوقع من المستقبلين لرسائلك الإلكترونية قراءة وإقرار هذه الرسائل، يجب عليك أيضا في المقابل أن تفعل المثل.

حكم ومقولات عن الكتابة

“إما أن تكتب شيئا يستحق القراءة أو أن تفعل شيئا يستحق الكتابة”. بينجامين فرانكلين

“تفشل فقط إذا توقفت عن الكتابة”. راي برادبوري

“الوقاحة هي محاكاة الرجل الضعيف للقوة”. إريك هوفر

الأخلاق الحميدة ستفتح أبوابا لا تستطيع فتحها أعلى درجات التعليم”. كلارنس توماس

“في الاختلاف، لا يجب على المرء أن يكون سيئ الطبع”. باري ام. جولدواتر