تستثمر المؤسسات المتكاملة الكثير من الوقت والموارد في الترحيب بالموظفين الجدد. وتعد الأيام والأسابيع الأولى التي يقضيها الموظف الجديد في المؤسسة غاية في الأهمية في أثناء تقديمه لفريقه وتعريفه ببيئة وطبيعة العمل. وتتمحور عملية التهيئة حول تدريب الموظفين الجدد ومساعدتهم على استكشاف بيئة العمل واستيعابها. ويتناول التدريب أهم ثلاثة مكونات للفكرة المؤسسي المتكامل
- الإدارة الذاتية للاستغناء عن التدخل المستمر والمباشر للمدير.
- الشمولية لإبراز الصورة الكاملة.
- الأهداف الكبرى والمبتكرة.
المرونة والالتزام بأوقات العمل
حين نتحدث عن ساعات العمل في المؤسسات التقليدية تتباين الآراء خاصة بين صغار الموظفين الذين يعملون لساعات ثابتة وبين كبار الموظفين الذين يرتبط وجودهم بتحقيق أهداف معينة. غير أن النظامين قد يضران بالمؤسسة. هذا ويقوم فرض عدد ثابت من ساعات العمل على أساس أن البشر هم الموارد. وأنهم العقول المفكرة والأيدي المنفذة للمهام في زمن محدد. كما ينطلق هذا الافتراض من اعتبار العمل شيئا مرهقا والموظفين متشابهين وأنهم سيمكثون في وظائفهم لأنهم يتقاضون أجورا محددة مقابل ساعات عمل ثابتة:
يضاف إلى هذا أن منظومة ساعات العمل الثابتة تنطوي على عدم الثقة بصغار الموظفين وعدم قدراتهم على تحديد أهدافهم والعمل على تحقيقها من دون توجيه المدير ولكن المؤسسات المتكاملة تفترض العكس حيث يقوم مبدأ العمل على مبدأ أن كل الناس يتمتعون بالجدارة والثقة بالنفس. مما يحفزهم على أداء مهامهم بفاعلية مهما كانت روتينية ومتكررة لقد توقف الموظفون في مؤسستي “فافي – وصن هايدروليكس” عن تسجيل ساعات الحضور والانصراف في أجهزة رصد ساعات العمل لأن يوم العمل مقسم إلى ورديات يقضيها العاملون في الإنجاز ثم ينصرفون بينما ينتظر موظفو الاستقبال لاستكمال مهامهم حتى يتسلم موظفو الوردية الجديدة العمل.
الشمولية في المؤسسات المتكاملة
المباني
- يزين الموظفون جدران مكاتبهم بأيديهم ويسبغون عليها بصماتهم ولمساتهم.
- مفتوحة للضيوف والأطفال وزيادات العملاء والزملاء.
- خالية من مظاهر التباهي والفخامة.
القيم والمبادئ
- القيم واضحة وتتم ترجمتها إلى قواعد وأصول تحدد المقبول وغير المقبول وما يؤمن به الجميع في بيئة العمل.
- يتم غرس القيم بالسكوت عن كل ما هو منطقي وأخلاقي وإيجابي والتدخل حين تطفو على السطح سلوكيات غير مقبولة.
التأمل
- المكاتب وغرف العمل هادئة.
- تنظم حوارات وجلسات تأمل جماعية.
- هناك مرشدون ومستشارون داخليون يطلب منهم زملاؤهم التدخل لمساعدتهم عند الحاجة.
التسميات والوصف الوظيفي
- لا توجد مسميات وظيفية فالموظف يبحث عن ذاته ويعمل بشخصيته ويعكس هويته أكثر من درجته الوظيفية.
- ليس هناك وصف وظيفي فالموظف يشكل دوره ويلعبه بما يتفق مع مهاراته وخبراته وتطلعاته.
الالتزام بالوقت
- يطلب من الموظف الالتزام بعمله مثلما يهتم بشؤون وحياته الشخصية والموازنة بينهما بحيث لا يطغى أحد أدواره الحياتية على الآخر.
الصراعات
- يتم تخصيص أوقات محددة لمناقشة الصراعات وطرق حلها. توضع قواعد للتدخل وخطوات متفق عليها لحل النزاعات.
- يتم تدريب جميع العاملين على تجنب الصراعات وإدارتها بعد انضمامهم للمؤسسة بشهور.
- المبادرات المجتمعية والبيئة:
- التمسك الدائم بعمل الشيء الصحيح.
- الاستقامة هي المقياس الأول للنجاح.
- يشارك الجميع في ابتكار المبادرات ليعتاد الجميع على فعل الصواب.
التعيين
يضع أعضاء الفريق أسس وقواعد التعيين ويطلب من المرشحين والموظفين الجدد وضع تصورات لما يرونه مفيدا للمؤسسة ومحققا لأهدافها.
تهيئة الموظفين الجدد
- يتم التأكيد على أهمية مهارات تكوين العلاقات وفهم ثقافة المؤسسة.
- الانخراط في برامج تبادل المهام ولعب الأدوار المشتركة والاندماج في ثقافة المؤسسة.
التدريب
- التأكيد على حرية اختيار مجال ووقت ومدة التدريب.
- إعطاء أهمية خاصة للتدريب على ثقافة المؤسسة وطرق الحوار وحضور الجميع لبرامج إثراء فرق العمل.
الفصل من العمل
يتم الفصل في إطار من الدعم المعنوي للموظف بحيث يتحول استبعاده من تجربة مؤلمة إلى فرصة للتعلم واستيعاب الدروس المستفادة.