ما هو التفويض
فن التفويض هو أن تثق في الآخرين وإعطائهم فرصة لتحسين معرفتهم ومستوى مهاراتهم لعمل معين.
يسمح التفويض للأفراد بالعمل في مهمة أو مشروع يقدم حوافز ومكافآت حين إتمامه بنجاح.
يوفر التفويض فرص للمدير للتطوير الموظفين وتدريبهم لتحسين مهاراتهم ومستوى معرفتهم.
التفويض الناجح يقوم به المدير للموظفين الذين لديهم خبرة وتجارب سابقة ولهم قدره عالية وحماس للعمل واستعداد للقيام بمشاريع ومهام أخرى وبالتالي إتاحة المزيد من الوقت للمدير للعمل في المهام التي لا يمكن تفويضها.
وحينما لا يتم التفويض الاداري كما يجب فسوف يشعر الأشخاص بعدم الرضا لدرجة تحفيزهم وبالتالي لا يتحسن مستوى مهاراتهم أو معرفتهم.
يعتبر التفويض احد الأدوات الهامة في الأداء، لأنها تساعدك على تحسين العمل المتعلق بمجموعتك أو منظمتك، او مهاراتك الإدارية،.
يعرف المدير الجيد أن التفويض هو الطريق إلى تحقيق النتائج من خلال الآخرين.
معوقات التفويض
- تفضيل أداء العمل بطريقة شخصية “لماذا أفوض عملا أحبه أو أفوض عملا أتقنه.
- الخوف من أن المفوّض إليهم العمل لا يؤدون المهام بنفس الدقة إذا قمت به أنت.
- قلة الخبرة في التفويض.
- سوف يفكر الناس أنني لا استطيع القيام بالعمل.
أسباب التفويض
- يمكن انجاز الكثير من العمل.
- مشاركة فاعلة من المرؤوسين.
- تساعدك على إدارة مهامك.
- يمكن إدارة الأماكن النائية بطريقة أكثر فاعلية.
- تنمية مهارات الموظفين.
- بناء فريق عالي الأداء.
- التعويل على قوة المنظمة ككل.
- يتم انجاز العمل بأقل التكاليف.
- يقلل من الضغوط.
فوائد التفويض
عمل المدير هو انجاز العمل مع ومن خلال الآخرين إلى أن تشرك الآخرين في العمل فسوف تجد صعوبة في دورك كمدير ولسوف تشعر أن لديك مهاما لا يتسع لها وقتك وربما تشعر مثقلا بأعباء العمل ومسؤولياته. وربما تكره الحضور إلى مكان العمل لأنك قد تشعر بأن مجابهة أعباء العمل يصبح عملا صعبا.
فوائد التفويض للمدير
- الثقة بالنفس.
- الثقة بالموظفين.
- مساندة النمو والتطور الشخصي.
- الالتزام بنجاح المؤسسة(بدلا من التركيز على مجرد الأجندة الشخصية).
- التركيز على مختلف الأنشطة.
- وقت أكثر وطاقة للعمل.
- وقت لتطوير نفسك في مجال العمل.
مهام يمكن تفويضها
- المهام القريبة والمرتبطة بما يقوم به الموظفون.
- المهام ذات الإجراءات المحددة والنتائج النهائية؟
- المهام الروتينية (المتكررة)، والتي تلائم انسيابية العمل.
- المهام التي تمكن الموظفين من تطوير أنفسهم.
- المهام الروتينية والضرورية، والتي تشمل تفاصيل العمل وتجميع المعلومات.
- العمل حيث يكون الآخرون أكثر تأهيلا مثل مراجعة الأبحاث والأعمال التقنية المتخصصة.
مهام يجب عدم تفويضها
من المهم للمدير أن يدرك أن بعض الأمور لا يمكن تفويضها وعلى الرغم من ذلك فإن كل مدير تحتاج إلى أن ينتهز الفرصة للتفويض أن يكرر ذلك قدر الإمكان.
- المهام التي ليست مُعرّفة بدقة، وتتواجد درجة من اللاتاكدية بشأنها.
- المهام الضرورية التي تتوقع الإدارة من المدير أن يقوم بها.
- العجز في عدد الموظفين فالتفويض سيمثل عبأ كبيرا على الموظفين.
- التخطيط طويل الأجل والأهداف.
- القرارات الضرورية.
- مواقف الكوارث.
- الأمور الشخصية كالمرتبات والنظم والأنشطة.
- المهام الشخصية.
التفويض بالتدريج
اسس التفويض الاداري الناجح للمدير يجب أن يفوض للموظفين بغض النظر عن قدرتهم الحالية فبعض المهام الكبيرة يمكن تفويضها على أجزاء ومتى ما ينسى لك الوقت والمجهود لتعليم الموظفين كيف يؤدون هذا المهمة وبمجرد أن يصبح الموظف لديه قدرة على أداء الجزء من المهمة يمكن تفويض أجزاء أخرى من المهمة الكبيرة حتى يستطيع أداء كل المهمة بالكامل.
كيف تنجح بالتفويض
حين تبدأ التفويض اختار الشخص المناسب لأداء المهمة ويكون لديك الاستعداد للعمل معه وتنمية مهاراته الضرورية لإتمام العمل
- تحديد المهام المراد تفويضها.
- تحديد الأشخاص المراد تفويض العمل إليهم بناء على نقاط القوة والضعف والخبرات السابقة وتطلعات العمل والاهتمام ووقت الموظف والتدريب الذي حصل عليه وغيرها.
- بعد اختيار الشخص قم بوصف العمل والأهداف وحدد لماذا تم اختيار هذا الشخص وكن محدد بخصوص الشخص والمسؤوليات والسلطات واحصل على موافقته للقيام بالعمل.
- طبق عملية التفويض بمشاركة المعلومات الخاصة بالمهمة وإتاحة الفرصة للشخص للقيام بالمشروع ومحاولة عمل خطة عمل للمتابعة.
- اعقد اجتماعات متابعة لاكتشاف المشكلات في مراحلها الأولى وتحديد ما تحتاج إليه لتضمن النجاح
- امتدح ما تم عمله وحاول توجيه المفوض إلى ما كان بالإمكان عمله بطريقة أفضل.
ماهي أهم الاساليب الناجحة للتفويض الفعال
- اجعل التفويض عملية تعاونية قدر الإمكان.
- احتفظ بالتواصل الدائم.
- حدد عملية التوجيه بحيث تكون شخصية.
- اسأل عن تقارير التقدم في العمل.
- حاول إعطاء ردود أفعالك.
- شجع التفكير من وجهة نظر العمل.
- عليك إدراك أن الخطأ جزء من عملية التعلم.