لا يعرف بعض المدراء أن الأشخاص العاديين كيف يتصرفون في أوقاتهم وكثير من الأشخاص أيضاً لديهم مشكلة معينة في إنجاز الأعمال التي تقع تحت يده فيفرض على نفسه نذراً وجوب إنجاز هذه الأعمال حتى ولو اضطر لمضاعفة الجهد في ذلك .
إن كثيراً من المديرين يقضون أوقاتهم في الأعمال الروتينية و يكلفون أنفسهم أكثر من طاقتها فتجدهم مشغولين بالتوافه بما في ذلك الأعمال الورقية التي تتراكم على طاولة المكتب بطريقة عجيبة ولا يستطيعون إنجاز أي وقت . ولعل السبب في ذلك هو عدم تحديد مبدأ الأولوية في الأعمال وغالباً ما يواجه هذه النوع من الناس مشكلة حتى في الوصول إلى هذه الأوراق داخل المكتب لأن الأعمال الورقية الروتينية تعترض طريقة في كل لحظة إضافية أنه دائم الانزعاج بسبب المقاطعات الكثيرة غير المتوقعة التي تسرق وقته دون أن يؤدي المهام الموكلة، ولذا نجده يأخذ جزءاً كبيراً من أعماله إلى منزله وينام متأخراً لإنهاء كل متطلبات الأعمال غير المنجزة .
وإليك بعض الوسائل لتحديد مبدأ الأولوية في بيئة العمل كما يوضحها الشكل التالي :
| عاجل | غير عاجل |
| اعمله فوراً | خطط لإنجازه |
| أفوضه للغير | أتركه أو أجله |
عاجل أو هام
لقد كان من عادة أحد المدراء مناقشة الأنشطة والأولويات مع موظفيه والأولويات وذات مرة قال لمعانيه: إن هناك علاقة معكوسة بين الأشياء الهامة والأشياء العاجلة فكلما زادت أهمية شيء معكوسة بين الأشياء الهامة والأشياء التي تساهم في تحقيق أهدافنا؛ ولذلك فهي تعد ذات قيمة عالية جداً وكلما كانت درجة إسهام هذه الأمور مباشرة زادت أهميتها، والأمور الهامة تتصف أيضاً بالنتائج طويلة الأجل . أما الأمور العاجلة فتتصف بالنتائج قصيرة الأجل التي لا يمكن تأجيلها ويجب تحقيقها فوراً، ومن الممكن أن تسهم أو لا تسهم إسهاماً كبيراً في أهدافنا، ولكنها غالباً لا تسهم وكل ما هناك أن الأمور المستعجلة تكون الحاجة إليها ملحة أكثر من الأمور الهامة .
إننا نعيش في صراع دائم بين العاجل والهام والمشكلة دائماً هي أن الأمور الهامة نادراً ما تكون الحاجة إلى إنجازها عاجلة، أما الأمور العاجلة فتحتاج إلى اهتمام وإنجاز نتيجة إلحاحها وضغوطها المستمرة وقليلاً ما نناقش الأمور العاجلة، وهل هي حقاً عاجلة أن إنها تبدو كذلك ؟ وأحيانا تنمو فينا عادة الاستجابة غير ذلك بل إن الكثير من الأمور العاجلة هي في الحقيقة غير ذلك .
إن ما نحتاج إليه هو الحكمة، والشجاعة والنظام حتى نقرر عمل الأشياء أولاً :
يمكنك استخدام هذا الشكل لتحليل أعمالك ومساعدتك في اكتشاف ميولك واهتماماتك لكي تبدأ التحليل فكر في مربع واحد في وقت واحد وحدد أي أجزاء من عملك تنطبق على هذا المربع . احتفظ بسجل لأنشطتك التي تقوم بها خلال اليوم، ثم افحص كل نشاط وحدد المربع الذي يجب أن يقع فيه .
المربع رقم 1 : يشمل الأنشطة الهامة والعاجلة
ونحن نميل إلى أن نطلق على هذه الأنشطة اسم (الأزمات) وأكثر يفضل أن يكون لديه عدد محدود من هذه الأنشطة وهي تشمل إضرابات العمل، مشكلة مع عميل كبير، اقتراب آخر موعد لتقديم ميزانية السنة القادمة، تغيب مديرين في إجازات مرضية في نفس الوقت، وهذه الأشياء التي تقع في المربع رقم 1 يجب الانتهاء منها في أسرع وقت ممكن . والغريب أننا يجب أن ننتهي من هذه المشاكل بسرعة لأهميتها والذي يحدث إننا إذا انتهينا منها بسرعة فإن ذلك يكون لشعورنا بأنها عاجلة وليس لأنها هامة .
المربع رقم 2 : ويشمل الأنشطة الهامة ولكنها غير عاجلة
ويمكن أن نقول : إنها الأشياء التي لا تحدث أو التي لا تحدث دائماً بصورة كافية وتشمل التخطيط والتدريب وتنمية المرؤوسين وقلة قليلة منا هم الذين يقضون وقتاً كبيراً في هذه الأنشطة التي يجب قضاء وقت أكبر فيها .
المربع رقم 3 : ويشمل الأنشطة العاجلة وغير هامة
يشمل جزءاً كبيراً من الأنشطة اليومية وهي تكون عادة عاجلة ولكنها تساهم مساهمة بسيطة للغاية في تحقيق أهدافنا والمثال الأول لذلك المكالمات التليفونية التي تلقيناها في فترة من الزمن – فسوف نجد أن جزءاً قليلاً منها هو مكالمات هامة حقاً وبالرغم من ذلك فكل مكالمة تأخذ وقتاً أما الزوار غير المتوقعين فيهم مثال آخر على ذلك . وكثير من هؤلاء الزوار يأتون لأسباب ليست هامة وقليل منهم فقط هم الذين يأتون لأسباب هامة .
المربع رقم 4 : غير العاجلة وغير الهامة
الأنشطة الموجودة في هذا المربع ليست عاجلة وليست هامة . ولقد أثبتت الدراسات أننا نقضي من عشرة إلى أربعين في المائة من يومنا في الأنشطة التي يشملها المربع رقم 4 مثل الدردشة ومجالس النميمة وحل الكلمات المتقاطعة والتوجه إلى البوفيه لشرب الشاي واستغراق فترات كبيرة من الوقت في تناول الطعام في المكاتب والحضور إلى العمل متأخراً والانصراف مبكراً والكثير من الأنشطة المشابهة .
إن تبذل الوقت والجهد لتصنيف أنشطتك اليومية داخل هذه المربعات يؤدي إلى نتائج جديرة بالمحاولة فمن خلال هذا التصنيف سيمكنك أن تعرف نسبة الوقت الذي تقضيه في أداء الأنشطة الهامة . والوقت الذي تقضيه في الأنشطة غير الهامة نسبياً .
وسوف يرشدك هذا التصنيف أيضاً إلى الوقت الإضافي المتوفر لك الذي تستطيع أن تستثمره في الأنشطة الهامة .
غير قيامك بهذا الاختبار كن حريصاً مع نفسك بقدر الإمكان فأكثرنا يعتقد أن كل ما يفعله يعد من الأنشطة الهامة طبعاً هذا غير صحيح فهناك دائماً أشياء أكثر من أشياء أخرى ورغم أنه من الصعب علينا الاعتراف بذلك إلا أننا في الحقيقة نقضي معظم يومنا مشغولين بأنشطة غير هامة.