مقدمة مضيعات الوقت
كثيراً ما يضيع المديرين أوقاتهم في أمور ذات أهمية قليلة بدلاً من التركيز على الأمور الأكثر أهمية في أعمالهم فالمدير الجيد هو يقوم بتحديد ما يحتاج له من معلومات ومكان تواجدها على عكس لكن كثيراً من المدراء أو العاملين في المنظمات المختلفة لا يريدون حقا معرفة ذلك وهم بذلك قد يغالطون أنفسهم حول هذه الحقيقة. ولذا يجب على المدراء والعاملين الاعتراف بهذه الحقيقة والابتعاد عنها وعن التصورات الخاطئة لبعض الأمور في مجريات العمل اليومي.
ومن الأشياء الجدير و بالذكر في مضيعات الوقت هي الأعراف السائدة في بيئة الأعمال مثل الاجتماعات الزائدة عن حدها وقد تكون هذه الاجتماعات سبباً من أسباب مضيعات الوقت ومن الأشياء الملفتة في بيئة العمل أن كثيراً من المدراء والعاملين لا ينقصهم الإخلاص والحماس بالعمل لكنهم لا يعرفون كيف يتصرفون في الوقت مما يجعلهم في أحيان كثيرة يأخذون كثير من إعمالهم الغير منتهية إلى منازلهم مع ذلك يعتبرون مضيعين سيئين لأوقاتهم لأن الوقت لا يقاس بالدقائق والساعات بل بالجهد المبذول أو انجاز المهمة حسب أهميتها .
إن استخدام مفكرات الجيب هي من الوسائل المستخدمة لكي تساعد الشخص على الاستخدام الأمثل للوقت.
أهم الحلول لمضيعات الوقت والمقاطعات التليفونية
إن ثمة شيء لا يمكن مقاومته في بيئة العمل وهو التليفون الذي يرن بجوارنا كل ثانية ودقيقة بداع وبدون داع فيشغل ذهن الموظف وتؤثر نغماته على مشاعره ووجدانه حباً بالاستطلاع لمعرفة ماهية هذا الاتصال وتلك المكالمة هل هناك خبر سار أم ضار أو خبر ترقية أو اتصال تأنيب أو بلاغ عن أعطال في الأجهزة ومهما كان نوع الاتصال إلا أنه يترك أثراً بالنفس.
ومن الصعب جداً مقاومة خذا الرنين المتوالي في مواقع العمل المختلفة على كافة المستويات الوظيفية وعلى المستوى الشخصي إننا في مواقع العمل نجد أنه من بين ألف يجلسون بجوار التليفون فإن من يتجاهله فقط شخص واحد.
والمفارقة العجيبة أن مبدد الوقت هذا أسهلها علاجاً وبمجرد التعرف عليه وتحديده يمكن للعلاج أن يتم ويتحقق وللحصول على إدارة فاعلة للوقت لابد من تجنب الإحساس أو الشعور بوجود التليفون على طاولة المكتب.
ويعتبر التليفون سلاحاً ذا حدين بالنسبة للمديرين والمشرفين فبإمكانه أن يوفر الكثير من الوقت وبإمكانه أن يضيع الوقت هذا ويمكن إدارة التليفون على النحو التالي :
- اجعل الوقت أهم عامل وذلك عندما تفكر وتقرر ما إذا كنت تكلم أحداً بالتليفون أو وجهاً لوجه أو كتابة . انظر إلى الهاتف كآلة لتوصيل الرسائل فقط ولهذا أقفل الخط مباشرة.
- حدد زمن المكالمة قبل أن تبدأ بها.
- حدد مسبقاً الأفكار التي تنوي نقاشها أو الحديث عنها.
- حدد الشخص أو الأشخاص الذي تنوي محادثتهم.
- اعتمد على مدير مكتبك أو سكرتيرك لتنسيق وتحديد تلك الأشياء المشار إليها في النقاط السابقة.
- أشعر من تتحدث معه بأن الوقت هام وليس لديك وقت كاف.
- تأكد من أنك تدير وقتك أثناء المحادثة أو اعتمد على ساعة توقيت إذا دعت الضرورة.