طريقه تقسيم الوقت تشعر أحيانا وأنت في خضم انشغالك بالعمل أن لديك كثيراً من المهام تريد أن تؤديها بصورة تسمح لك بتقسيم العمل بشكل مرضي وأن لديك كثيراً من المهام لابد من إنهائها وتتساءل في قرارة نفسك كيف يمكنك السيطرة عليها وإنجازها.
ويدخل عنصر الضغط والقلق والإحباط كعنصر فاعل لتقليل من كفاءتك فإن الاستخدام الأمثل والناجح للوقت يتطلب منا إدارة فاعلة للذات وتخطيطاً مسبقاً للعمل وتحديداً للأولويات ومعالجة فعالة للمقاطعات وجدولة مرتبة لوقت الناس وممارسة الأنشطة .
إن القدرة الإشرافية لدى المدراء هي نقطة البداية للعمل الناجح ويساعد التخطيط الفعال للوقت هذه القدرة للبروز والظهور بشكل إنجازات مفيدة ونجد أن كثير من المشرفين يدفنون كثيراً من مواهبهم تحت مكاتبهم المزدحمة والمقاطعات الكثيرة للأعمال المتعددة دون إنجاز أي شيء .
إن الطريقة الفاعلة لإبراز قيمة الفائدة من التخطيط المتأني للوقت هي أن ننظر إلى الجانب المعكوس :
ما هي خسارة المنظمات عندما نكون ضحية للوقت بدلاً من أن نكون أسيادا له فعلى سبيل المثال أي أجزاء من الخسارة أو التكاليف التي تلحق المنظمات والتي تكون سببا لها التخطيط السيئ
الوقت غير المستغل، القرارات المتأخرة
الاجتماعات الطويلة
العملاء وسوء خدمتهم
الأرباح الضائعة للتنظيم ؟
كم يكلفنا سوء التخطيط للوقت ؟
خذ دقيقة واحدة وتأمل ما يلي :
- كيف يؤدي التخطيط السيئ للوقت إلى حدوث مشكلات في التنظيم أو يزيد من التكاليف عليه .
- بين الحوادث أو المناسبات التي كان التخطيط السيئ للوقت سبباً سلبياً بخسارته .
- صف المناسبات التي كان للتخطيط السيئ للوقت أثراً على الآخرين .
إننا نحتاج كمحترفين لإدارة الوقت أن نتعلم كيف نستطيع أن نمضي أوقاتنا بتخطيط سليم فالتحكم في الوقت هو الرغبة في اتخاذ المسؤولية الكاملة لتخطيط فعال بحيث تبتدئ في القيام بالعمل دون توقف فعدم البدء في العمل يعتبر تردداً وعدم القدرة على تغيير الأحداث التي تقع يعتبر جموداً أو عدم مرونة كما أن عدم الرغبة في إيقاف كثير من حوادث العمل في الوقت المناسب يعتبر إكراهاً وإلزاماً .
إن التحكم في الوقت هو القدرة على تغيير كل ما من شأنه تعطيل الأعمال التي لا يمكن من إكمال العمل على الوجه المطلوب فكثير من الحركات العشوائية في بيئة العمل تؤدي إلى الفوضى والتردد ويسبب التردد بعد مرور السنين خسارة فاضحة وكبيرة على المنظمات.
الخطوة الأولى في تخطيط الوقت هي أن تعرف ماذا تريد أن تفعل في وقتك
هذا ومعنى ذلك أنك تستطيع متابعة كل الأنشطة اليومية من خلال السجل السابق فالسجل اليومي كما سبق أن لحظناه في الجدول السابق يزودنا بأعمدة النشاط ونوع السلوك وبالأشخاص المعنيين وهدف النشاط وبينت نتائج التحليل لنا عدد الساعات التي نقضيها في كل نشاط من الأنشطة .
أنواع الأسئلة التي نحتاج للإجابة عنها في تخطيط الوقت هي :
- ماذا نفعل هل سلوكنا مثمر أو غير مثمر ؟
- متى سنقوم بالعمل ؟
- كم من الوقت نستغرق حتى نقوم بالعمل ؟
- مع من نقوم بالعمل ؟
- أين وصلنا الآن ؟
بعد الإجابة الدقيقة لهذه الأسئلة سيصبح لدينا معلومات وافرة تمكننا من التخطيط بأسلوب أكثر فعالية في اليوم الذي يليه وهناك سؤالاً آخر يجب أن تسأل نفسك ماذا سأفعل كل يوم لإدارتي ومنظمتي ؟
إذا لم يكن لدينا خطط محددة ومدروسة وأماكن معينة نذهب إليها وأشخاص نراهم فإننا بطبيعة الحال سنستيقظ في ذلك اليوم ونحن عاطلين عن العمل .
إن السجل اليومي الذي وصفناه سابقاً ينبغي أن نفتح أعيننا على استخدام أمثل وأكثر فعالية للوقت إذا كانت منظماتنا تعاني ن مشكلات الوقت، وربما يكون لدينا طريقة جيدة نبتدي بها لتحليل أوقتنا وهي :
- هل نحن نقوم بما نريد فعلاً أن نقوم به مستخدمين وقتنا بطريقة مثلى ؟
- ماذا يمكن أن نعمل ؟
- ماذا نأمل أن نفعل ؟ هل نستفيد كلياً من وقتنا بطريقة تمكننا على تمضية هذا اليوم ؟
وعندما لا تحقق قدراتنا وآمالنا تزيد لدينا نسبة الإحباط في النهاية وهل تم تحقيق أهدافنا ؟ حيث إن تحقيق الأهداف لا يحدث جزافاً حيث إن تحقيق النتائج يأتي من التخطيط السليم للوقت ولذا نجد أن 5% من الناس في مختلف أنحاء العالم ناجحون بالفعل حسب معاييرهم الشخصية ولذا يعتمد تحديد الأولويات لتخطيط سليم على عاملين رئيسين هما :
كيف تود أن تعمل وماذا ينبغي أن تعمل ؟
فليس المهم أن تحدد الأولويات لكن المهم أن تحددها فبدونها لا يمكن أن توجد خطة عمل يومية لذا نجد أن كثيراً من العاملين عندما يصلون إلى مكاتبهم يصبحون ضحية سوء التخطيط لأنهم يتفاعلون مع إحداث خارجية بدلاً من السيطرة على ما يفعلونه وعلى ما يستطيعون إنجازه.