السكرتير ودوره في تنظيم وإدارة الاجتماعات الادارية

تعريف السكرتير 

هو الموظف الذي يقوم بترتيب وتنظيم وقت رئيسه ومديره ومساعدة على انجاز وإكمال مهامه بشكل فعال
إن تعرف السكرتير على أهمية الوقت والقدرة على إدارته يساعد المدير في إدارة وقته و ونشاطاته، كما أن تدريب السكرتير على إدارة الوقت وتنظيم نشاطات العمل يعتبر عاملاً حيوياً في فعالية الشركات في العصر الحديث .

 السكرتير وتعريفه فيديو

للمزيد من المعلومات ننصحك بتحميل كتاب تعريف السكرتارية pdf اضغط هنا

وظيفة السكرتير

إن وظيفة مدير المكتب أو السكرتير الفعال هي أن يضاعف فعالية القائد او المدير المشرف،  كما أنه يساهم في إدارة وقته بفعالية.

إن قدرة السكرتير على تنظيم الوقت وتحليله والتعامل معه ينعكس على فعالية الإدارة والمدير والإنتاجية.

مهام السكرتارية الناجح

لكل من يعمل كسكرتير مهام وواجبات عليه معرفتها وتأديتها بإتقان وهي

1. فحص المكالمات والزوار قبل تمريرها للمدير .
2. وضع نظام محكم لتنظيم الملفات.
3. تنظيم المواعيد والاجتماعات .
4. إعداد مسودة المذكرات والخطابات .
5. تفويض الأعمال الخفيفة للآخرين .
6. صيانة ومتابعة وتحديث الملفات .
7. مساعدة المدير على تنظيم مهامه وتذكيره بالمواعيد .
8. التفكير باحتياجات العمل المستقبلية.
9. أخذ زمام المبادرة بكل كما يهم المكتب .

مهام السكرتير الإداري

للسكرتير الإداري الناجح مهام عليه تأديتها قبل وأثناء وبعد الانتهاء من الاجتماعات ولتكون سكرتير ناجح عليك تنظيم وقتك والاستفادة منه بشكل فعال . 

يقوم عادةً بكتابة محضر الاجتماعات ويشمل

1. .تحديد زمان ومكان الاجتماع وساعة الاجتماع بالضبط
2. .تحديد وقت الاجتماع بالضبط مثلاً ساعة.
3. .تحديد أسماء الأعضاء الذين سيحضرون الاجتماع والمتأخرين والغائبين والمعتذرين.
4. .كتابة البنود التي بحثت في جدول الاجتماع.
5. .كتابة الموضوعات التي أثارها الأعضاء.
6. .كتابة القرارات التي اتخذت في الاجتماع.
7. تحديد زمان ومكان الاجتماع القادم والحاضرين.

للمزيد يمكنك تحميل كتاب مهام السكرتارية الإدارية pdf

دور السكرتير في تنظيم الاجتماعات

للسكرتير مهام وأدوار يؤديها في الاجتماعات قبلها وأثناء الاجتماعات وبعدها وهي

مهام السكرتير قبل الاجتماع

1. إعداد جدول أعمال الاجتماع بالتشاور مع رئيس الاجتماع.
2. إعداد ملف الاجتماع ( تقارير,المحضر السابق ,معلومات مطلوبة  الخ ).
3. توجيه الدعوات الرسمية لحضور الاجتماع، والتأكد من إرفاق جدول الأعمال و أي مرفقات أخرى.
4. المساعدة في التحضير للاجتماع، وتهيئة جميع مستلزماته ( المكان و المقاعد، الطاولات، الأجهزة السمعية و البصرية، القرطاسية .. وغيرها ).
5. الاحتفاظ بعناوين وأسماء الأشخاص المشاركين في الاجتماع للتنسيق معهم والاتصال بهم بشأن تحديد مواعيد الاجتماعات المناسبة أو مواجهة أي تغيرات طارئة.
6. تذكير الرئيس والأعضاء بالواجبات والتكاليف التي ينبغي عليهم انجازها قبل الاجتماع.

مهام السكرتير أثناء الاجتماع

1. المشاركة في استقبال أعضاء الاجتماع وإرشادهم إلى أماكنهم في الاجتماع.
2. إبلاغ الرئيس بمن حضر أو اعتذر، وعند اكتمال حضور الأعضاء للاجتماع يقوم بدعوة رئيس الاجتماع للحضور.
3. القيام بقراءة محضر الاجتماع السابق، بعد اكتمال أعضاء الاجتماع وبدء الجلسة.
4. مساعدة الرئيس في إدارة الاجتماع بمتابعة وتنفيذ أوامره من إحضار المستندات و المعلومات اللازمة أثناء انعقاد الجلسة، بقراءة القرارات و التوصيات.
5. تلبية طلبات من يحضرون الاجتماع وتوفير احتياجاتهم.

دور السكرتير بعد الاجتماع

1. تصوير الاجتماع وتوزيعه على الأعضاء، و الاحتفاظ بنسخة في ملف على الكمبيوتر ونسخة مطبوعة .
2. كتابة النتائج والتوصيات التي خرج بها الاجتماع وطباعته.
3. توزيع ما تم طباعته على الأعضاء للتوقيع و الموافقة، أو تعديل ما ورد به من توصيات.
4. متابعة تنفيذ ما ورد في الاجتماع من توصيات.

 دورة تعليم السكرتارية

ملفات تهمك:

يمكنك تحميل دورة السكرتارية كامله برابط مباشر من هنا

مذكرة تخرج تقني سامي في السكرتارية حول مهارة السكرتارية في تنظيم الاجتماعات للتحميل اضغط هنا

إقرا ايضا :

• دور رئيس الاجتماع والسكرتير في تنظيم وادارة الاجتماعات الادارية
• كيف تدير اجتماع | الطريقة الفعالة لادارة الاجتماعات
• كيف تنظم مكان عملك ومكتبك بخطوات بسيطة
• كيفية إدارة الوقت وتنظيمه في مكاتب العمل
• تنظيم الملفات الإدارية |طريقة ترتيب ملفات الارشيف