التغيير بالمشروعات

اتخاذ قرار التغيير

غالبا ما يتبني القادة مشروعات تغيير ضخمة قبل دراسة ما سيقدمون عليه بعمق وتأن فهم لا يقضون الوقت الكافي في استيعاب ما حققه زملاؤهم وما يحتاجون هم أن يحققوه وإذا قارنت باعتبارك قائدا للتغيير بين الموقفين ستعرف ما تحتاج مؤسستك تغييره بمنتهي الدقة عقليات الموظفين وتوجهاتهم الذهنية أم السلوكيات أو المهارات أم المنهجيات أم الأنظمة ، إضافة إلى حجم التغيير المطلوب ودرجة صعوبة تحقيقه على أرض الواقع.
ما المهارات التي سأوظفها في برنامج التغيير؟

ابدأ بمواطن قوتك

يشعر كثيرين بالعجز أمام ضخامة مشروع التغيير الذي تنفذه مؤسساتهم، بغض النظر عن حجم الدور الذي يلعبونه فيه. فتجدهم يقارنون أهداف المشروع بالوضع الراهن للمؤسسة، لتساورهم بعدها مشاعر القلق والشك. لا تسمح لهذه المشاعر السلبية أن تجتاحك بل فكر في ما ستستعين به لتساعد مؤسستك على تحقيق التغيير. ضع في اعتبارك أنك كلفت بدور بعينه في مشروع التغيير لتمتعك بمهارات خاصة تميزك عن غيرك وتجعلك قادرا على إنجاح المشروع. معرفة هذه المهارات والتركيز عليها يمنحك الثقة اللازمة للبدء بالتغيير.

خطوات تساعد علي التغيير

1. تواصل مع زملائك وأقرانك لمساعدتك وإمدادك بمعلومات عن الجوانب التي تجد نفسك أقل دراية بها.
2. راجع المشروعات التي عملت عليها سابقا وما تعلمته منها.
3. اقرأ تقارير تقييم أدائك السابقة وتعرف على الإمكانات التي تتميز بها.
4. فكر في المديرين الذين عملت معهم وفي المهارات والسلوكيات التي ساهمت في نجاحهم.

كيف أحدد التغيير الذي تحتاجه المؤسسة؟

إذا رغبت في تغيير مواقف الناس ابدأ بتغيير سلوكياتهم:
يؤثر تغيير على الطرق التي تؤدي بها الأشخاص أعمالهم. أول خطوة مهمة هنا هي وضع خطة دقيقة لتحديد الأعمال التي ستنفذها بشكل مختلف لينجح التغيير بعد الانتهاء من الخطة ستشكل لديك رؤية عن درجة صعوبة تعامل فريق عملك مع مشروع التغيير.

خطوات تساعد على التغيير

1. حدد المواقف والأفكار التي تحتاج إلى التغيير لأنها أصعب ما ستواجهه وتعمل عليه في المشروع . وهي التي ستستغرق أطول فترة زمنية.
2. حاول وضع أدق التفاصيل الخاصة بالسلوكيات التي تحتاج إلى التغيير على المستوى الفردي والجماعي في كبل أقسام المؤسسة.
3. شجع الموظفين علي الانخراط من البداية في عملية التقييم ليشعروا أنهم جزء من مبادرة التغيير ويتحملوا مسؤولياتهم تجاه هذه المبادرة.
4. راجع الفوارق في المهارات بين افراد المؤسسة مع قادة الأقسام وتأكد من معالجة أية مشكلة متعلقة بهذه الثغرة قبل بدء التغيير.
5. كلف موظفيك بمراقبة أجزاء البرنامج التغيير المختلفة بحيث يصبح كل موظف مسؤولا عن جزء بعينه لأن الجانب الذي لا يوجد من سيسأل ويحاسب على تنفيذه إما سيهمل أو سيعتبره موظفوك عملا إضافيا يؤدونه على مضض بعد الانتهاء من كل أعمالهم .

ما الذي نفدناه من قبل؟ هل نجح؟

الذين لا يعرفون التاريخ يضطرون لتكراره: أسرع طريقة لرسم رؤية للأسلوب الذي ستستقبل به مؤسستك مشروعك هي مراجعة مشروعات التغيير التي نفذت من قبل، ستتيح لك التجارب السابقة معرفة إلى إي مدى ستتمكن من تطبيق مشروعك والخروج منه بنتائج إيجابية.

خطوات تساعد على التغيير

اجتمع بالعاملين في المؤسسة واجمع ما استطعت من الآراء عن المشروعات السابقة.
اطرح أسئلة دقيقة عن مبادرات التغيير التي طبقت في المؤسسة على مدار الأعوام الخمسة السابقة. وهذا يشمل:

• كم هي المبادرات التي استكملت حتى النهاية وكم مبادرة تم إهمالها؟
• هل كانت القيادة صريحة عند تقديمها لأهداف ونتائج مشروعات التغيير؟
• كم عدد مشروعات التغيير التي اعتبرت ناجحة؟
• كم عدد المشروعات التي تسببت في خسارة المؤسسة لأشياء كانت تعتبر مهمة وقيمة؟

وضع ما يميز مشروعك عن المشروعات الفاشلة. وكيف سيختلف عنها ليحقق النجاح.
الموارد والنتائج الموجودة هما وجهان لعملة واحدة، فإذا توافقتا يمكنك الوثوق في قدرتك على تحقيق التغيير المطلوب. وإذا لم يتوافقا ستحتاج إلى مساعدة أحد أعضاء مجلس الإدارة أو قائد أعلى منك لتحصل على المزيد من الموارد أو لتغير النتائج المطلوبة منك. عندما تتوازن كفتا الموارد والنتائج يمكنك البدء في وضع الإجراءات التي ستقيم بها التقدم الذي تحرزه في مشروع التغيير.

الحفاظ على التغيير وعدم النكوص:

ينتهي العديد من مشروعات التغيير الكبيرة بمجرد الانتهاء من إجراء التغيير المطلوب ليحل بعدها فريق العمل. وتنتقل المؤسسة إلى المشروع التالي باعتبارك قائدا لمشروع التغيير عليك التأكد من أن التغيير سيستمر إذا لم تقم بهذا فمن المرجح أن تعود أساليب العمل القديمة شيئا فشيئا وتلغي التغيير مما يعني أنك ستفقد المكاسب التي حققتها ولن يعتبر مشروعك ناجحا على المدى البعيد.

كيف أمنع عودة أساليب العمل القديمة؟

لا ترو الأعشاب الضارة يواجه كل برنامج للتغيير احتمال عدم استمرار أساليب العمل الجديدة. ربما يحدث هذا بعد إطلاق المشروع مباشرة لشعور العاملين بالمؤسسة بالتردد حيال إتباع الأساليب الجديدة. أو بعد الإطلاق بفترة طويلة وبعد اعتياد الموظفين عليها. يولد الصراع بين الأساليب القديمة والجديدة حالة من التوتر في بيئة العمل. وإذا ما تفاقم الأمر قد تنشر الفوضى في المؤسسة بأسرها ليعتبر مشروع التغيير فاشلا يمكنك تفادي هذا بتشكيل فرق دعم تنتشر في الأقسام المختلفة، وتعمل على ضمان عدم العودة للأساليب القديمة بتسهيل تطبيق الموظفين والوثوق بها.

خطوات تساعد على التغيير

1. اشرح لفريق الدعم خطورة عودة السلوكيات القديمة، وأهمية الالتزام بدعم الأساليب الجديدة.
2. راقب سلوكيات قادة الفرق لتتأكد من أنهم لن يقبلوا العودة لتطبيق الأساليب القديمة.
3. نظم لقاء أو ندوة بعد بضعة أسابيع وقارون بين المطلوب والمتحقق.
4. أدخل السلوكيات الجديدة إلى نظم الموارد البشرية بما في ذلك تقييمات الأداء والتدريب وبرامج توجيه الموظفين الجدد.

كيف أوثق الدروس المستفادة؟

خطأ الماضي هو حكمة ونجاح المستقبل أحيانا لا يهتم أعضاء فرق العمل والقادة بتسجيل الدروس المستفادة بعد الانتهاء من مشروع ما لعدم وجود ما يدعوهم إلى ذلك. كما أن بعض القادة لا يرغبون في توثيق وعرض أخطائهم حتى لا يؤثر هذا على الإنجازات والنجاحات التي حققتها مشروعاتهم. ولكن الخوف من توثيق الأخطاء هو خطأ أكبر، لأن اعتراف المدير بأخطائه يعبر عن ثقته بنفسه من ناحية ويساعد مؤسسته على تجنب ذات الأخطاء مستقبلا توثيق الأخطاء سلوك إيجابي محمود ولذا يعتبره اليابانيون وخبراء الجودة من أهم دعائم نظم الجودة الشاملة. يجب وضع منهجية لتسجيل المعارف المكتسبة والدروس المستفادة من برنامج التغيير لتفيد منه كل المشاريع المستقبلية.

خطوات تساعد على التغيير

دون الدروس المستفادة من البداية حتى النهاية. تسجيل الدروس وقت حدوثها يضمن عدم نسيان التفاصيل ويمكنك من اختصارها في دليل موجز مع نهاية المشروع. في أحد اجتماعات مع المعنيين والتنفيذيين وأعضاء فريقك، اطرح الأسئلة التالية:

1. ما الذي سار على نحو جيد؟
2. ما الذي فشل؟
3. ما الأعمال التي كان من الصعب حقا إنجازها؟
4. ما الذي كلنا سنفعله بشكل مختلف لو نفذنا المشروع من جديد؟
5. هل ظهرت مفاجآت في المشروع وهل كان بالإمكان تجنبها؟

كيف أخطط لمرحلة ما بعد التغيير؟

التركيز على التطبيق فقط يشبه التخطيط لحفل زفاف دون التخطيط للزواج هناك فرق بين تغيير تم تنفيذه وبين تغيير تم تبنيه، فعندما يتم تنفيذ مشروع كبير للتغيير، يعيش العاملون في حضانة كبيرة تحيط بهم فرق الدعم وأدوات القياس ويخضعون لتحليلات مختلفة أما عندما يتم تبنيه يشعر كل العاملين بالراحة والإنجاز وبأهمية تطبيق أساليب العمل الجديدة فيلجؤون لها من تلقاء أنفسهم دون توجيه فرق الدعم، يمكن لانتقال التغيير من النوع الأول إلى النوع الثاني أن يستغرق شهورا، ولكن عندما يحدث هذا تبرز كل فوائد التغيير المرجوة. تأكد من وجود دعم كاف لمرحلة ما بعد التنفيذ التغيير ومن تبني الجميع له، وهكذا تتأكد من نجاح مشروع التغيير تماما.

خطوات تساعد على التغيير

• تفاوض مع القيادة العليا لإبقاء فرق الدعم بعد تنفيذ التغيير لمدة شهرين على الأقل حيث تشير الدراسات السلوكية إلى أن تبني الأساليب الجديدة والتعامل معها بارتياح يستغرق ما بين 45 يوما و90 يوما.
• ضع إستراتيجية للتدريب المستمر. زملاؤك الجدد الذين لم يتقبلوا التغيير بعد يحتاجون إلى المزيد من التدريب على طرق العمل والمنهجيات الجديدة.
• ناقش مسالة تقديم الدعم بعد التنفيذ مع مجلس الإدارة قبل تفعيل المشروع بشهر على الأقل وحدد الموارد المطلوبة لإدارة عملية مساندة ترسيخ التغيير.

كيف أحافظ على التغيير؟

الأعمال العظيمة هي نتاج سلسلة من الأعمال البسيطة التي تراكمت وتفاعلت بعدما جمعت معا.
أحد الأساليب الفعالة للحفاظ على التغيير والخروج بالنتائج المرجوة بل وتحقيق نتائج أكبر من المتوقعة، هو تحديد ما يحتاج إلى الإصلاح أو التحسين والعمل المستمر. يجب أن يرفع كل تحسين وتطوير وتغيير تقوم به من مستوى أداء فريقك. فكلما اكتشفتم وحددت المزيد من المشكلات التي تحتاج إلى تدخل وتحسين كلما أصبح التغيير مستداما وحقق نتائج أفضل.

خطوات تساعد على التغيير

• اسأل زملاءك عن كل التغييرات التي يرغبون في إجرائها لتحسين أساليب العمل. ستجد لديهم أفكارا واضحة بحكم خبرة كل منهم في قسمه أو مجاله وبعد خوض التجربة على أرض الواقع.
• اعقد اجتماعات فردية وجها لوجه لتقييم مدى نجاح الأساليب الجديدة ولمعرفة العناصر التي تحتاج إلى تعديل.
• ناقش توصيات زملائك مع قيادات المؤسسة واطلب تطبيق أفضلها بشكل رسمي وتابع التطبيق.

مع انتهاء مشروع التغيير ستجد لديك الكثير من القصص التي يمكن أن تحكيها عن المغامرة وتخطي العقبات، أو الأخطاء التي ارتكبتها والدروس المستقاة منها ستكون لديك أيضا قصص عن العلاقات التي اكتسبتها والنجاحات التي حققتها هذه التجارب الثرية هي التي تكون الخبرات وتصنع الثقة والشجاعة لنقود مؤسساتنا والتنافس على المستقبل، فكن واثقا في مؤسستك وأنت تضع خطواتك في رحلتك الطويلة على طريق التغيير.