تنظيم الوقت عملية لاحقة تأتي بعد أن تتكون لدى الفرد عادة تدوين ورصد الأنشطة المختلفة التي يقوم بها، والوقت الذي يقضيه في كل نشاط ثم تقييم استخدامه للوقت ومعرفة مدى تناسب الوقت المحدد لكل مهمة مع أهمية تلك المهمة فمن خلال التسجيل والتدوين يستطيع أن تحدد ما يلي
- الأعمال التي تعمل بها دون وجود ضرورة لعملها
- الأنشطة التي تقوم بها وبإمكانك تفويضها للآخرين
- الأعمال التي تقوم بها وتؤدي إلى ضياع أوقات الآخرين
فمعرفتك للمهام الأعمال التي تقوم بها تساهم بشكل كبير في عملية تنظيم الوقت لديك والتي بدورها تجعلك تعرف المهام لتقوم بتقليص الوقت الذي تقضيه فيها. وإعادة تنظيم طريقة عملك لها
إن إدارة الوقت وتنظيمه قائمة على الإدراك والوعي بأهمية التعاون بينك وبين الآخرين لتقوم بالتغلب على انماك في القيام بمهامك كالارتجال في توزيع العمل وتحديد مسؤولياته وأولوياته والقضاء على الازدواجية وسوء الفهم التي غالبا ما تكون سببا في إضاعة الوقت وهدر الإمكانيات وجهود العمل
فوائد تنظيم الوقت
- السيطرة على الوقت والتحكم فيه بالتخطيط الجيد
- إعادة توزيع الوقت على الأنشطة حسب الأهمية النسبية لكل نشاط
- التركيز على الأعمال والأنشطة التي تساهم بدرجة كبيرة في تحقيق الأهداف
- تحديد الوقت اللازم لإنجاز كل مهمة او نشاط .
- تفويض الأعمال التي يمكن أن يقوم بها الآخرون بدلا منك .
- عدم إرهاق الفرد بأعمال لا يترتب على عملها إي مردود إيجابي.
- توفير وقت للمهام الشخصية والراحة والتسليةِ
أمور تساعد على تنظيم الوقت
- وجود خطة لها أهداف واضحة ومحدده
- كتابة الخطط والأهداف على الورق
- إجراء التعديل اللازم على الخطة عند الضرورة .
- اكتساب مهارة المقارنة وتحديد الأولويات .
- الاطلاع المستمر على الخطط والأهداف
- الاستفادة من التقنيات الحديثة كالحاسب الآلي والانترنت في تنظيم الوقت
- التنظيم الجيد للمكتب والمنزل يساهم في عدم إضاعة الوقت
- التركيز وعدم تشتت الذهن في أكثر من اتجاه
- المرونة أثناء التنفيذ
خطوات تنظيم الوقت
تتلخص خطوات تنظيم الوقت في الخطوات التالية :
- التفكير الجيد في الأهداف المرغوب في تحقيقها
- التعرف على مهامك وما يتوقعه الآخرون منك والنظر في الأعمال الخاصة بكل مهمة
- تحديد أهداف جيدة لكل مهمة
- جدولة الأعمال التي ستقوم بها والعمل على تنفيذها ضمن الإطار المخصص لكل عمل
- الالتزام بما تم وضعه من أهداف والعمل على تحقيقها
- التقييم المستمر بنهاية كل فتره (يوم، أسبوع، شهر)
توزيع وتخصيص الأوقات
يعتبر توزيع وتخصيص الوقت أداة تخطيط شخصية لتحديد الوقت لكل مهمة من المهام، ووظيفتها أن تجعل الوقت أكثر إنتاجا وفائدة بواسطة الجدولة الصحيحة للمهام. عند القيام بتحديد الوقت ينبغي القيام بما يلي:
- ضع دائما الجدول أمامك مكتوبا.
- ركز على الأهداف المهمة والمهام ذات الأولوية.
- أعد جدولا بالأحداث والأنشطة الرئيسية.
- ضع المهام الصعبة في الجدول مع بداية اليوم.
- حدد في الجدول وقتا هادئا للعمل.
- اجمع الأنشطة المتشابهة معا ما أمكن.
- أعط الوقت الكافي للقيام بكل مهمة.
- لا تملأ جدول العمل كثيرا.
- اسمح ببعض المرونة التي تتيح التعامل مع الأحداث غير المتوقعة.
- خصص لنفسك وقتا للتفكير.