إن العمل الإداري يحتاج إلى اهتمام عالي بأهمية الوقت خاصة الذين يعملون في مستوى الإدارة العليا لأنهم يمضون وقتاً كبيراً في التخطيط في التخطيط والتفكير ولا يستفيدون منه بشكل أفضل ؟
وما هي الطرق الفعالة يستطيع الإداري قياس الطريقة التي يخصصها في الوقت ؟ وما هي الطرق الفعالة للتعامل مع الاتصالات الهاتفية والاجتماع والمقاطعات ومهام الكتابة والقراءة والعمل في البيت ؟
أصبح الإداري في كل مكان في وقتنا الحاضر أكثر دراية ووعياً بالحاجة لإدارة وقتهم بشكل أفضل، ونجد أن الكثير يعملون ما بين الـ 50 ، 60 ساعة في الأسبوع ومع ذلك يجدون هذا الوقت غير كافياً .
إضافة إلى أن كثيراً من المديرين يجدون أن الوقت الذي يمضونه في أعمالهم يزداد مع أن الناتج يتناقص إذا قورن بالوقت المستثمر .
وعندما يلتقي المدرب في سلم الإدارة إلى المراكز العليا ومنها إلى المراكز المرموقة في التنظيم فإنه يجب أن يخصص وقتاً أقل في التفاصيل اليومية ويحتاج إلى وقت أطول في التخطيط والتفكير ، ويظهر لنا الجدول التالي طريقة توزيع الوقت لدى بعض المدراء حيث نلاحظ أن أكبر مستهلك للوقت هو الهاتف 18% ومن هذا الوقت يصرف ثلثه على المكالمات الواردة للمدير وتأخذ المكالمات الهاتفية والاجتماعات غير المكالمات والمقاطعات حوالي 36% من الوقت الإداري العادي بينما التخطيط والتفكير يأخذ من وقته 5.7% فقط وهذه مفارقة عجيبة لسوء تخطيط الوقت في المنظمات في المنظمات في البيئة العربية .
وعلى كل إداري أن يقرر كيف يوزع وقته في كل يوم، وكيف تتم جدولته بحث يستطيع أن يعمل على حل مشكلاته المفاجئة والأهداف البعيدة والقصيرة .
لكن جزءاً من وقته كما أسلفنا يجب تخصيصه للتخطيط والتفكير. إن التخطيط والتفكير يتطلبان تخطيطاً مسبقاً لنشاط الغد لانجاز الأهداف القصيرة المدى وإعداد استراتيجيات ممكنه التطبيق لتحقيق الأهداف البعيدة الأمد .
قياس كيفية قضاء وقت العمل
السؤال الذي يتبادر إلى الذهن كيف يقضي المدير وقته ؟ وهل تخصيص الوقت يساهم في تحقيق الأهداف للمدراء والعاملين ؟
ولمعرفة ذلك لابد أن نتعرف السجل اليومي التي يستطيع بها المدراء توزيع أوقاتهم وذلك باستخدام السجل اليومي كما هو موضح بالجدول التالي .
وللتسجيل اليدوي يمكن أن نستخدم السجل اليومي كما هو موضح في الجدول عن كل يوم يتم فيه النشاط، وبعد فترة قد تصل إلى أسبوعين سيكون عدد من الملاحظات والنشاطات المسجلة لتعطينا تصوراً وتقديراً معقولاً لكيفية قضاء الإداري وقته، ويمكن تقدير الوقت الذي يقضيه الإداري خارج المكتب في أمور لها علاقة بالعمل والتي يقوم بنفسه بتقديمها ثم يضاف هذا الوقت إلى سجل السكرتير الذي يحتفظ بالبيانات عنه .
وبعد الحصول على النتائج يجب تحرير الوقت الذي صرف على الأنشطة المختلفة والمدونة في القائمة من حيث المسؤولية المناط بالمدير و الأهداف بحيث تكون مرشداً له استخدام الوقت لكي تساهم في ترتيب جوانب العمل التي تحقق الأهداف، ويمكن للإداري ترتيب أعماله فتحتل الأعمال ذات الأولوية القصوى ويرمز لها (أ)، والمتوسطة الأولوية (ب)، والأقل أولوية (ج).