إجراءات تنظيم المبيعات

تقوم إدارة المبيعات بالعديد من الإجراءات لكى تتمكن من تنظيم أعمالها بشكل جيد ورسم هيكلها التنظيمي ، وهذه الإجراءات يمكن حصرها على النحو التالى
اجراءات ما قبل التنظيم قبل ان يتم تنظيم ادارة المبيعات وتقسيم وتحديد الأعمال المناطة بها، فإن على القائمين على عملية التنظيم القيام بما يلي:

لا تعمل اى ادارة بشكل عفوي او بدون اهداف محددة

إنما لكل ادارة أهداف تسعى لتحقيقها، واستنادا لذلك يتم توظيف الاموال والافراد وتحديد الاعمال الواجب القيام بها وانجازها للوصول إلى هذه الأهداف. ان الاهداف تبقى حبرا على ورق ولا يمكن تحقيقها إلا من خلال الأدوار، التفاعل والتكامل ما بين العاملين، تحديد الصلاحيات والمسؤوليات، التنسيق لمنع التداخل والازدواجية بين المهام المختلفة، تحديد الإطار الزمني للوقت اللازم للانجاز، توفير عناصر قادرة على الإنجاز المطلوب.. وغيرها من العوامل التي تجعل من عملية تحديد الأهداف تأتي في مقدمة المقدمة وثم السعي لتحقيقها من خلال التنظيم الجيد، لأن الإدارة سوف تكون لديها المعلومات الكافية عن ما محيط من عوامل مؤثرة على تحقيق الأهداف وان هذه المعلومات سوف يتم الاعتماد عليها عند التنظيم ورسم الهيكل التنظيم، لذلك تعتبر الأهداف دليل العمل ومرشدا له وان تحقيقها يعتبر معيارا مهما لتقييم أداء التنظيم والعاملين من قوى بيعية.

اقرا ايضا : كيفية تحديد الاهداف

تحديد خطة العمل

لاتستطيع ادارة المبيعات القيام بأنشطتها وتوجيه العاملين من قوى بيعية وغيرها، والوصول إلى المناطق المستهدفة ما لم تكن لديها خطة واضحة محددة، وهذه الخطة تلعب دورا مهما في تنظيم انشطة البيع، فمثلا اذا كان الخطة لتحقيق أهداف ادارة المبيعات في زيادة عدد النقاط البيعية وان هذا الهدف سوف يؤثر على الهيكل التنظيمى لهذه الإدارة.

مقال ذات صلة: كيفية كتابة خطة مبيعات ناجحة

تحديد الوحدات والأقسام التي يتكون منها الهيكل التنظيمى

بعد ان يتم توصيف عمل ادارة المبيعات، يتم تحديد الوحدات التابعة لها، تقوم إدارة المبيعات بتوصيف الوظائف التى يجب ان تكون الهيكل التنظيمي وطبيعة العلاقات ما بين تلك الوظائف، بعد ذلك يتم تحديد مواصفات ومؤهلات الأفراد المراد تعيينهم لشغل تلك الوظائف . كما معروف فإنه كلما كلما كانت عدد الوحدات كبيرا فإن الهيكل التنظيمى يتصف بالتشعب، وتظهر الحاجة بشكل أكبر إلى عملية التنسيق، تحديد طرق الاتصال، التكامل والتفاعل، العلاقات، الرئيس والمرؤوس.. وغيرها.
ان قلة الأعمال التي تقوم بها ادارة المبيعات يتطلب منها وحدات أقل مما يسهل عملية التنظيم ورسم الهيكل التنظيمى الذى يتسم بالبساطة وعدم التعقيد على عكس ذلك فكلما كانت عدد الوحدات كبيرا فإن عملية التنظيم ورسم الهيكل التنظيمي تتسم بالتعقيد والصعوبة.

مقال ذات صلة: هيكل إدارة المبيعات

تحديد المستويات الإدارية

بشكل عام تنقسم جميع الادارات إلى ثلاث مستويات هى:

• الإدارة العليا.
• الإدارة الوسطى.
• الإدارة الدنيا.

ان هذا التقسيم يلعب دورا مهما في تحديد القيادات الإدارية في مختلف مستويات الهيكل التنظيمي وبالتالي يتحدد من هو الرئيس ومن هم المرؤوسين الذين أصبح لديهم المعلومات الكافية عن الجهة التي يرجعون اليها وتكون لهم بمثابة مرجعية في تلقى واستلام الأوامر والتعليمات وكيفية تنفيذها. ان مثل هذا التقسيم يساهم في:

• تحديد وحدة الأوامر والقيادة.
• تحديد طبيعة الصلاحيات لكل إدارة ومسؤولياتها.
• طبيعة عمل كل إدارة والإطار الذي يتحرك فيه.
• تحديد العلاقات الرأسية والأفقية.

ان الإدارة العليا تمثل أعلى موقع في الهيكل التنظيمى واساس الأوامر والصلاحيات واضافة للدور الرقابي لها. اما الإدارة الوسطى فهى تكون مسؤولة عن وحدات العمل المختلفة والهيكل التنظيم للمنظمة وحسب طبيعة التنظيم المعتمدة اما الإدارة الدنيا فهي تمثل وحدات العمل التنفيذية والتى تولي تنفيذ المهام والأنشطة المختلفة للمنظمة.