اذا كنت تسال كيف ترتب اولوياتك وما هي مهارة تحديد الاولويات فبهذا المقال ستتعرف على معايير تحديد الاولويات وادارة الاولويات
تعريف ترتيب الأولويات
هي المهارة التي تساعدك على ترتيب احتياجاتك على حسب اهميتها مبتداً بالاهم ثم المهم فالاقل اهمية، لمساعدتك على اتخاذ قرارتك و انجاز مهامك بوقت اقل وبشكل اسرع
اهمية تحديد الاولويات
يساعدك نظرية ترتيب الأولويات على تنظيم وادارة الوقت في حياتك اليومية لتستطيع إنجاز المهام اليومية والتركيز على اهمها واكثرها فائدة بالنسبة لحياتك.
كيفية تحديد الاولويات والاهداف وما هي مراحل تحديد الاولويات
1. سجل قائمة بكافة الأنشطة التي أن تقوم بها
على أن تتضمن قائمتك واجباتك الوظيفية الرسمية والمشاريع الخاصة التي ترغب باتمامها واجباتك على الطلبات الروتينية للمعلومات او العمل المقدمة من قبل الآخرين في المؤسسة وأية مهام آخرى تقوم بها ويح تستكمل هذه القائمة فإنها يجب أن تعطي وصفا جيدا لعملك .. في هذه الخطوة تجاهل الأولوية والأهمية ومقدار الوقت الذي تستغرقه كل خطوة وغيرها ، ببساطة سجل الأنشطة بأية طريقة تناسبك
2. رتب كل نشاط مدرج وفقا لأهميتها الفعلية أو الحقيقية
استخدام مقياس الأهمية للحكم على الأهمية النسبية لهذه الأنشطة وتحديد رقم لكل منها فليست أهمية جميع الأنشطة المتساوية ؟ ولا تستحق جميعاً تقييما عاليا والاحتمال الأغلب ان يقع بعض الأنشطة تحت إحدى النقاط. استخدم حكمك او تقييمك لتقدير أهمية كل نشاط بالنسبة لك شخصيا وللشركة قم بتوجيه هذه الأسئلة بالنسبة لكل نشاط هل هذا يهم فعلا ما مدى المساهمة المباشرة للنشاط في تحقيق الأهداف المهمة ؟ كن صريحا وموضوعيا بهذا الصدد.
3. رتب كل مهمة وفقا لإمكانية تفويضها
عن تكليف شخص آخر بمهمة غالبا ما يكون مرؤوسا يمكن توقع قيامه بأداء تلك المهمة بكفاءة هو التفويض عند ترتيب احتمالات تفويض أنشطتك فإن السؤال الأول الذي يجب الإجابة عليه لكل نشاط هو :
هل يجب أن تكون مسئولا عن هذا النشاط بشكل شخصي ؟ فإذا كان الجواب بالنفي فإن عليك تفويضه إلى شخص ضمن نطاق سلطتك إما ما كان من الملائم لك تولي مسؤولية ذلك النشاط فخذ بالاعتبار المقياس وأن تنجز بعض الأنشطة بنفسك بينما الأنشطة الأخرى يمكن أن تنجز بشكل فعال بواسطة أشخاص آخرين ومع ذلك هناك نقطتان تؤثران دوما على قرار التفويض.
- وجود شخص ما ضمن نطاق سلطتك مؤهل للقيام بالنشاط المطلوب.
- وما إذا كان لدى الشخص المؤهل وقت للقيام بذلك.
معيار احتمال التفويض
يجب أن تنجز بواسطتك (يتطلب مهاراتي الشخصية أو سلطتي).
يمكن أن ينجز بواسطة احد ما (بواسطة آخرين لديهم مهارات أو أوقات متوفرة).
للمزيد عن التفويض اقرأ هذا المقال: التفويض | خطوات التفويض الناجح | التفويض الاداري الفعال.
4. رتب كل مهمة وفقا لمتطلبات الاتصالات
عند هذه النقطة تحتاج للقيام بأمرين :
- حدد لكل نشاط موجود على قائمتك الأشخاص الرئيسيين الذين يجب أن تتصل معهم كي تنجز المهمة المعينة بنجاح وفي الوقت المحدد.
- بالنسبة لكل شخص من هؤلاء الأشخاص (وليس بالنسبة للنشاط ) رتب طريقة تكرار الاتصال الضروري مع كل واحد منهم، ثم ارجع لمقياس تكرار الاتصالات المذكور.
5. رتب كل نشاط وفقا للأولوية
يتراوح تدرج مقياس الأهمية الملحة ما بين ملح جداً بالنسبة للمهام التي يجب أن تنجز بالكامل فوراً والوقت ليس مهما ويشير الإلحاح إلى المدى الذي يمكن تأجيل نشاط ما فيه دون أن تحديد الأهداف.
مقياس الأهمية الحقيقة
- أنشطة مهمة جداً لها تأثير مباشر على الأهداف التي لها أولوية بالنسبة لك ولشركتك وإذا لم تنجز هذه الأنشطة فسوف يؤثر ذلك على إنجاز الأهداف المهمة.
- أنشطة مهمة تساهم في إنجاز الأهداف إلا أن عواقب إهمالها ليست أكيدة او فورية مثل عواقب إهمال الأنشطة المهمة جدا.
- أنشطة حرة لا تعتبر مهمة جدا وهي تقدم نتاجا قيما ومفيدا ولكن يمكن الاستغناء عنها في الحالات الطارئة وإهمال هذه الأنشطة لن يسبب بالضرورة ضياع الأهداف عالية المستوى.
- أنشطة غير مهمة لا تساهم بإنجاز الأهداف الأساسية مع أن ذلك قد لا يكون واضحا على الفور فكر جيدا بهذا السؤال هل يحدث شيء ذو أهمية إن لم أقم بعمل هذا ؟ فهذا سيساعد في التعرف على مضيعات الوقت هذه.
مقياس الأولوية
أ. عاجل جدا يجب أن ينجز فورا
ب. عاجل يجب أن ينجز قريبا
ت. ليس عاجلاُ مطلب طويل الأجل
ث. الوقت ليس مهما
مربع الأولويات
لاحظ أن بعض المهام قد تكون مهمة جداً لكنها ليست عاجله ويجب القيام بها بعناية في وقت ما وليس مهما إذا أنجزت في الأسبوع القادم ، فقد تكون الدقة أكثر أهمية لمثل هذه المهام من السرعة فدراسة مناهج عملية تتميز بالكفاءة على سبيل المثال قد يتحقق بعض التحسينات، الإ أن ذلك لا يعطيها أولوية على المهام الضرورية للحفاظ على الكفاءة الحالية.
تحديد أولوياتك التي تهم في اللحظة الراهنة لا يتعلق بأداء المزيد من الأعمال إنما بأداء المهم من الأعمال كما لا يعني أن تؤدي أعمالا اقل لمجرد انك مشغول بل يعني أن تستثمر وقتك وجهدك و مواردك بحكمة لكي تقوم بالضروري فقط وتتمكن من تقديم أفضل ما لديك وما يخدمك ويخدم اهلك وأصدقائك ومؤسستك ومن حولك فالدرس الضروري هنا هو انك إن لم تحدد أولوياتك بنفسك فسيأتي من يحددها لك رغما عنك. .
مصفوفة الأولويات للدكتور طارق السويدان
اقرا ايضا :
- كيف تستفيد من وقتك في العمل
- كيفية ادارة الوقت وتنظيمه في العمل
- خطوات تنظيم الوقت | طرق ونصائح لتنظيم وقتك
- كيف تكتب مهامك اليومية وفوائد كتابتها