ما يحتاجه كل مشروع صغير من تكنولوجيا المشروعات الصغيرة

إن ثورة تكنولوجيا المعلومات والإنترنت التي ظهرت خلال العشرين عاما الماضية قد أحدثت تحولا جذريا في عالم المال عموما وعالم المشروعات الصغيرة بشكل خاص. وفي الحقيقة فإنه إذا كان هناك حدث في الجيل الماضي قد غير طبيعة المشروعات الصغيرة، فإن ثورة المعلومات في هذا الحدث. واليوم فإن المشروعات الصغيرة لديها الأدوات ووسائل التكنولوجيا التي تجعلها تبدو وتتصرف كالمشروعات الكبيرة، مع الاحتفاظ بالرشاقة والروح التي تجعلها متفردة.
ولكن التكنولوجيا تتغير بشكل سريع يجعل من المستحيل معرفة ما يعرض اليوم ويبقى على حالته مستقبلا، ولذا فإن هذا المقال يفحص الاتجاهات في تكنولوجيا المشروعات الصغيرة، حتى تستطيع إدراك أن الخيارات المتاحة للمشروعات الصغيرة اليوم ليست هي المتاحة بالأمس.

المكتب المترابط

إحدى أفضل مزايا مكاتب المشروعات الصغيرة الموجودة الآن هي أنك تستطيع الآن إدارة مشروعك من أي مكان – من المنزل في عطلات نهاية الأسبوع، أو أثناء القيام برحلة عمل. فإن تكنولوجيا الكمبيوتر قد جعلت من السهل الوصول للمعلومات الحيوية على حسابك من أي مكان ، وأن تتناقش فيها مع أعضاء فريق العمل من أي مكان تواجدوا فيه . وهذا يحدث بإحدى طريقتين :

• أولا : بالنسبة للمشروعات الصغيرة ، فإن النسخة الحديثة من ” ویندوز مايكروسوفت ” تتيح إقامة اتصال عن بعد بأي كمبيوتر آخر . على سبيل المثال : من خلال تهيئة حاسبك المنزلى بشكل صحيح ، يمكنك الوصول إلى أي شيء من سطح المكتب على الكمبيوتر الموجود بمكتبك.
• ثانيا : نحن نعلم جميعا أن الخادم أو ” السيرفر ” ( server ) الذي يمكنك من الدخول إلى شبكة المعلومات الدولية لديه شيء يقوم به في هذه الشبكة ، ولكن ما هو بالضبط ؟ عندما يدخل جهاز حاسب أو أكثر في نفس موقع الإنترنت ، فإن هذا الموقع يستقبله الخادم أو السيرفر ، وهو أشبه بنقطة تجميع رئيسية تربط بين أجهزة الحاسب الأخرى .

وبالنسبة لأي مشروع ، يمكنك اعتباره الجهاز العصبي المركزى لهذا المشروع ، وهو المكان الذي تتدفق من خلاله كل المعلومات ، والأهم من هذا ، يمكن التشارك فيه في المشروع . ومعظم المشروعات هذه الأيام لديها معلومات مخزنة على أنواع مختلفة من أجهزة الحاسب ، فقد تكون معلومات الاتصال الرئيسية موجودة على جهازك ، في حين تكون عناوين البريد الإلكتروني المهمة موجودة على جهاز سكرتيرتك، وتكون قوائم العملاء موجودة على جهاز نائب رئيس قسم المبيعات. وليس هذا هو أكثر الأنظمة كفاءة ، ولكنه الطريقة التي يتعامل بها الكثيرون من المشروعات الصغيرة .
تخيل الآن أن لديك جهاز كمبيوتر يمكن لأي شخص في مكتبك أن يتوصل إلى المعلومات الموجودة عليه بسهولة ، من أي مكان في العالم ، فهذا الجهاز الخادم الخاص بك . والجهاز الخادم الخاص بالمشروع الصغير هو مكان مرکزی تخزن فيه معلومات الشركة ، ويجعلك أفضل تنظيما ، ويجعل فريق العمل التابع لك على اطلاع دائم بالمعلومات .

المكتب اللاسلكي

فيما هو أبعد من ربط أجهزة الحاسب كلها بشبكة عمل واحدة ، توجد ميزة متطورة رائعة أخرى في مجال تكنولوجيا المشروعات الصغيرة ، وهي مدى الدقة اللاسلكية ، فإن فحص البريد الإلكتروني ، أو الدخول على شبكة الإنترنت أو الاتصال بسطح المكتب من الكمبيوتر المحمول الخاص بك وأنت تجلس في مقهی ستاربوكس أو في المطار – يجعل إدارة مشروعك الصغير أكثر سهولة وأكثر متعة ، بل إن الأهم من هذا هو أن شبكات العمل اللاسلكية تمكن موظفيك من الاتصال ببعضهم وهم على الطريق ، دون الاضطرار للانتظار حتى العودة إلى المكتب أو الرجوع للفندق للاتصال مما يمكنهم من إنجاز الكثير من العمل في وقت حقیقی ؛ ولأن شبكات العمل اللاسلكية تستخدم إشارات الراديو ( عکس الأسلاك والكابلات ) للاتصال بشبكة العمل المحلية ، فإنها تمنحك القدرة على الاتصال من عدد متنوع من الأماكن .

الدكتور ” آرثر لافين” هو طبيب اطفال يمتلك عيادة طب اطفال في بيتش بود ” ب ” اوهایو ” ، وبوجود اتنين من الأطباء وبعض الممرضات وفريق من المساعدين ، فإن تلك العيادة تعد نموذجة واقعية للمشروعات الصغيرة . وعندما افتتح الدكتور لافين ” عيادته، استخدم جهازا خادما لشركة مايكروسوفت خاصا بالمشروعات الصغيرة ، وكان سعيدا للغاية بالنتائج . ولأن سطح المكتب الخاص بجهازه كان موجودا على جهاز الخادم وليس على سطح المكتب الخاص بالكمبيوتر ، فإنه يستطيع الوصول لسطح المكتب الافتراضي من اي مكان .
ولذلك فإنه على سبيل المثال. إذا تلقى مكالمة ذات ليلة من والد لطفل مريض فإنه يستطيع الدخول إلى حاسبه المنزلي ويتصل بحاسبه في المكتب ( وبالمناسبة تبدو الواجهة متطابقا كما لو كان يعمل على حاسبه في المكتب ) ويقرا السجل الخاص بالطفل ، ويعرف تاريخه المرضى بالضبط ، والعلاج التي يتلقاه وهكذا .
كما قام الدكتور ” لافين” بتركيب وصلة للإنترنت . وهي صفحة موقع إلكتروني داخلية يمكن لفريق العمل فقط الدخول إليها ، ويمكنها . على سبيل المثال. أن تعلن عن الاجتماع القادم لفريق العمل ، وتضع قائمة بجدول الإجازات ، ونشر الأحداث المهمة، وهكذا . وقد قال الدكتور ” لافين” بانه يحب شبكة العمل تلك لأنها تربط فريق العمل ببعضه”، ويعتقد أن المشروع قد وفر بالفعل ما يقدر بين اربعین وخمسين الف دولار هذا العام ، وذلك بسبب التكنولوجيا التي مكنته من استئجار عدد أقل من الموظفين.
وتتطور شبكات العمل اللاسلكية سريعا ، وكلما زادت المبيعات ، انخفض السعر ؛ ولذا فإن النظام اللاسلكي لم يكن سهلا أبدا أو متاحا بسهولة وإذا أردت إنشاء شبكة عمل محلية لاسلكية لمشروعك الصغير ، ضع تلك النصائح في الاعتبار :

مقال ذات صلة : حلول التجارة الإلكترونية للمشروعات الصغيرة

تفهم الحاجة إليها

إن المشروعات الصغيرة اليوم تختلف كثيرا عن تلك التي كانت في الأيام الخالية . فإن المشروع الصغير الجديد ، ينبغي أن يكون مزودة بالتكنولوجيا الفائقة ويدار بواسطة أجهزة الكمبيوتر ، وعلاوة على ذلك ، فإن الأيام التي كان الموظفون يذهبون فيها للعمل في الساعة التاسعة صباحا ويغادرون في الخامسة مساء قد انقضت ، فمع التشارك في الوظائف ومرونة الوقت وتغير جداول المواعيد وسهولة الحركة المتزايدة ، يعمل الكثير من الموظفين في أوقات وأماكن مخالفة للعادات القديمة. وطبقا لموقع مايكروسوفت، فإن موظفي المشروعات الصغيرة يجلسون على مكاتبهم بنسبة ثلاثين بالمائة من الوقت . وهكذا ، فإن شبكات العمل اللاسلكية من الممكن أن تجعل موظفيك أكثر إنتاجا . على سبيل المثال : يمكنهم بين الاجتماعات تصفح البريد الإلكتروني أو دراسة أحد العروض . وعلاوة على ذلك، فإن الموظفين عندما يستخدمون الحواسب المحمولة أو أجهزة المساعد الشخصي الرقمي ( PDAs ) ، أو حتى هواتفهم ، فإنه يكون بمقدورهم الاتصال بشبكة العمل ، ولكن إذا كان لديك مشروع أكثر تقليدية فإن شبكة العمل اللاسلكية حينئذ قد لا تكون ضرورية.

أوجد بائعا متخصصا في المشروعات الصغيرة

بالطبع يمكنك إبرام صفقة أفضل مع شركة أصغر ، ولكن في حالة التكنولوجيا المتطورة ، من الذكاء أن تتعامل مع شركات عريقة لديها البنية التحتية التي تساعد على إنجاح شبكة العمل اللاسلكية الخاصة بك.

استعن بأحد الخبراء

كلما كانت شبكة العمل الخاصة بك أكثر ضخامة( ومن ثم كان مستخدموها أكثر عددا ) ، كان من الصعب والأكثر تعقيدا أن تؤسس شبكة عمل لاسلكية وتحافظ على صيانتها ، ومن الحكمة أن تستعين بخبير في تكنولوجيا المعلومات ليؤسس لك الشبكة بشكل جيد من البداية.

الأجهزة المحمولة

إن الأجهزة اللاسلكية هي أحدث الأجهزة العديدة ( والمتزايدة باستمرار ) في ترسانة المشروعات المحمولة .

الحواسب المحمولة

لأن الحواسب المحمولة أصبحت أخف وزنا وأرخص سعراً ولأنه تزاید استخدام البريد الإلكتروني وشبكة الإنترنت ، فإن الجهاز الذي يختاره العديد من أصحاب المشروعات الصغيرة المحمولة هو الحاسب المحمول . والشيء الذي جعل استخدام الحاسب المحمول أكثر جذبا هذه الأيام ليس فقط زيادة عمر بطارياته ، ولكن أيضا وجود البطاقات اللاسلكية التي تمكن مستخدميها من الدخول إلى شبكة الإنترنت من أي مكان .
احدث جهاز من أجهزة الحواسب المحمولة المعيارية هو جهاز” Tablet PC ” وهذا الجهاز يستخدم برنامج كتابة يمكن المستخدمين من إدخال المعلومات عن طريق الكتابة العادية، وقد أثبتت هذه الأجهزة تميزا عند استخدامها في الاجتماعات .

تحذير: تتم سرقة أكثر من نصف مليون حاسب محمول كل عام، ولذا فمن المهم أن تحمي الحاسب المحمول الخاص بك.
أولا : احرص على أن تبقيه بجوارك دائما ، وخاصة في المطارات ؛ حيث يبحث اللصوص عن أية حواسب محمولة يغفل عنها أصحابها . فعليك ، وخاصة في استراحات المطارات – أن تحتفظ بحقيبة حاسبك المحمول بالقرب منك . ( هناك عدد غير قليل من رجال الأعمال سرقت حواسبهم المحمولة ؛ حيث تم اختطافها من أحزمة حقائبها وهي محمولة بلا اهتمام) . وعليك التفكير أيضا في التأمين على حاسبك المحمول، ويمكن شراء وثيقة تأمين له بأقل من مائة دولار. وعلاوة على ذلك ، فحيث إن احتمالية تلف حاسبك المحمول أكبر من سرقته، فإن مثل تلك الوثائق التي تغطي معظم التلف تجعل من الأسهل شراء جهاز جديد .

وأخيرا ، فإنه يمكنك شراء برنامج كمبيوتر يستطيع تعقب حاسبك المحمول حتى وصلته الجديدة بالإنترنت إذا شرق في أي وقت .
موقع شركة ” أبسولوت سوفت وير “لإنتاج برامج الكمبيوتر التي يمكنها تعيشه الحواسب المحمولة المسروقة هو : Www.absolute.com

المساعد الشخصي الرقمي / الهاتف الخلوي

من المعتاد أن يتم التعامل مع المساعد الشخصي الرقمي ( PDA ) والهواتف الخلوية على أنها جهازان منفصلان مختلفان : فالهواتف الخلوية تجري المكالمات الهاتفية في حين أن المساعد الشخصي الرقمي يجعلك منظما، وأحد أفضل التغيرات في تكنولوجيا الأجهزة المحمولة هو ظهور جهاز شامل يمكنك من التعامل مع كل هذه المهام وأكثر في جهاز واحد أنيق . فإن منتجات مثل ” بلاكبيري “، ” بي . إيه . کیو”، “تريو ” وغيرها تمكنك من إجراء المكالمات الهاتفية ، وإرسال واستقبال البريد الإلكتروني ، والتقاط الصور ، والعمل ، وبالطبع اللعب بالألعاب .

أجهزة التتبع عن بعد

إن الكثير من الأجهزة المذكورة سابقا ، وكذلك المنتجات الأخرى المستقلة توفر خدمة التتبع عن بعد ، وهذه تمكنك دائما من معرفة المكان الذي تتواجد فيه وألا تتوه مطلقا ، وهذا جيد بشكل خاص ، إذا كنت تسافر كثيرا ، فإن موقعك المضبوط يتم تحديده من خلال نظام تتبع به قمر صناعي يدور في محور ويرسل إشارات إلى الأرض وكذلك يستقبل منها .

المؤتمرات من خلال كاميرات الفيديو

هناك وسيلة أخرى ربما يجدر بك التفكير فيها وهي عقد المؤتمرات من خلال كاميرات الفيديو ، وقد نهضت هذه التكنولوجيا ، وبينما كانت المؤتمرات من هذا النوع تعقد بواسطة كاميرات الفيديو والهواتف ، فإن هذه التكنولوجيا تخضع للتعديل والتغيير ( شأنها في ذلك شأن أي شيء آخر ) من خلال موقع الإنترنت . فإن مؤتمرات كاميرات الفيديو من خلال شبكة الإنترنت تمكنك من الاجتماع بالناس عن بعد بواسطة صفحة موقع إلكتروني معدة مسبقا ، أو من خلال كاميرا الإنترنت والتشارك في عروض برنامج ” باوربوينت ” وتعقد اجتماعا افتراضية ؛ حيث إنها أقل تكلفة من الطرز التقليدية ، ومن الممكن إجراؤها بواسطة حاسبك المحمول وأنت على الطريق .

شبكة الإنترنت الداخلية

هناك اتجاه شائع آخر في عالم المال والتجارة وهو استخدام شبكة الإنترنت الداخلية لتسهيل التواصل بينك وبين فريق عملك ، وشبكة الإنترنت الداخلية هي شبكة عمل متصلة بالإنترنت متاحة فقط لك ولموظفيك وربما لشركا، وعملا، معینین .
ووجود شبكة الإنترنت الداخلية يحقق فائدة كبيرة للعديد من أصحاب المشروعات الصغيرة . أولا : إذا كان لديك الكثير من الأشخاص الذين يعملون بعيدا عن مكان العمل ( على سبيل المثال : أن تكون لديك شركة افتراضية ،أو شركاء مسافرون ، أو موظفون أو مندبو بیع متنقلون ، وهكذا ) ، فإن الاتصال في هذه الحالة يمثل مشكلة . تمكنك شبكة الإنترنت الداخلية على الدوام من توصيل نفس الرسالة لكل شخص ، وعليها ( والمقصود بها على موقع الشركة الإلكتروني الداخلى ) يمكنك وضع أحدث الإنتاجات ، وتقارير المبيعات واللوائح ومواعيد الاجتماعات وجداول العطلات وملفات PDF المهمة والمعلومات الأخرى التي يحتاج إليها أي شخص .

وهذه الشبكة يمكنها أيضا خلق صداقة حميمة . فمن خلال حجرات الدردشة والرسائل الفورية ، يمكن لتلك الشبكة أن تكون مقهى القرن الحادي والعشرين . أي المكان الذي يتعرف فيه كل شخص من موظفيك على الآخر ، ويتبادلون الأفكار ، ويتحادثون فيما بينهم عن شئون العمل . والأهم من هذا هو أنه يمكن للناس من خلال تلك الشبكة العمل والمشاركة في نفس المستندات والملفات ، وطبقا لهذا فإن أحدث نسخ هذا الملف ستكون متاحة على الدوام وفي مكان يستطيع أي فرد الوصول إليه بسهولة .

يمكنك الاستعانة باحد الخبراء لينشئ لك شبكة إنترنت داخلية ، أو يمكنك شراء منتج معروض في السوق مخصص لهذا الغرض، وبعض اشهر على البرامج هی” انستانت إنترنت بیلدر”، ” إنتراسارت” ، ” إنترانت سهوت”، ” إنفوستریت” ، وينبغي أن تكون تكلفتها اقل من مائة دولار في العام.

تأمين الكمبيوتر

لتجنب ضياع الوقت أو المستندات أو قوائم العملاء أو ما هو أسوأ من ذلك ، إليك بعض الخطوات البسيطة التي يمكنك اتخاذها لضمان أمان جهاز الكمبيوتر أو شبكة العمل الخاصة بك.
نحن نسمع كثيرة عن دودة التجسس والفيروسات . فما هي بالضبط و الفيروس هو برنامج يدمر البيانات . دودة التجسس في برنامج يرسل نسخا من نفسه للأشخاص الموجودين في دفتر عناوين البريد الإلكتروني الخاص بك.
احصل على برنامج جدار النار

برنامج جدار الحماية

هو برنامج يقوم بعملين

أولا : يقوم بإخفاء جهازك عن الإنترنت عموما ، ومن ثم لا يستطيع القراصنة أو الفيروسات رؤيته .
ثانيا : إذا حدث وأصاب جهازك أي فيروس ، فإن هذا البرنامج يحذرك ويمكنك من إيقافه من الانتقال لأجهزة الكمبيوتر الأخرى من خلال الشبكة ، وكما يقتضی الاسم ، فإن هذا البرنامج يمثل جدارا عازل بين جهازك والعالم الخارجي . وهذا يوجد لدى موقع zonealarm برنامج رائع يمكنك تحميله على جهازك مجانا .

احصل على برنامج مضاد للفيروسات

على الرغم من أن الغرض من برنامج جدار النار هو حمايتك من التدخلات الخارجية غير المرغوب فيها ، إلا أنها تحدث ، وتعد البرامج المضادة للفيروسات هي خط الدفاع الثانی لديك ، ووجود برنامج مضاد للفيروسات لديك هو أمر لابد منه ، حيث إنه يحذرك من المشاكل المستقبلية وأيضا يخلصك من المشاكل الموجودة بالفعل ، وتقوم كل من شركة ” سيمانتك ” ، و ” ماکافی ” بإنتاج برامج مضادة للفيروسات جيدة للغاية .
تنتشر الفيروسات الجديدة باستمرار ، ولذا فإنه من المهم ان تحصل على برنامج مضاد للفيروسات يمكن تحديثه من خلال موقعه الإلكتروني ، وان تقوم بتحديثه كل شهر او ما يشبه تلك المدة .

احم نفسك من برامج التجسس

برامج التجسس في برامج تصيب جهازك بالعدوى وتبطنه ببرامج ” جاسوسة ” غير ضرورية وغير مرغوب فيها ، ويجب أن تقوم بتشغيل البرامج المضادة للتجسس على فترات ثابتة ومنتظمة للمحافظة على سرعة أجهزتك.

احتفظ بنسخ احتياطية من بياناتك

إن فقدان البيانات بسبب وجود فيروس هو تجربة مريرة للغاية؛ ولذا فمن الأهمية بمكان أن تحتفظ بنسخ احتياطية من البيانات بانتظام، ومن السهل حفظ المستندات المهمة على إحدى الأسطوانات المدمجة أو مشغل الأسطوانات او على فلاشة او وحدات التخزين السحابية مثل دوربوكس وقوقل درايف.