الكثير من الموظفين يقومون بتضييع أوقاتهم في مهام قليلة الأهمية على حساب المهام الأكثر أهمية مما يدفع بعضهم لإكمال باقي عمله في منزله وبالرغم من حماس وإخلاص هذه النوع من الموظفين في عملهم إلا أنهم يعتبرون مضيعون لوقتهم لفشلهم في التخطيط الجيد لأوقاتهم فالفرق بين المدير والموظف هو انه المدير لا يكون عمله ساعات أكثر من الموظفين الآخرين او اجتهاده في عمله بل قدرته على إدارة وقته بشكل سليم واتخاذ القرار التي تؤدي لتطور العمل وبكونه قادر على إدارة فريق عمله وتفويض المهام إليهم.
أبرز عوامل مضيعات الوقت
الاجتماعات الغير مثمرة
كثرة الحديث في الهاتف
المقاطعات أثناء العمل
الزيارات الودية في العمل
ازدحام الأوراق على سطح المكتب (تكديس الأوراق يعني قرارات مؤجلة)
عدم التفويض
عدم اكتمال المعلومات
الاعتماد على الذاكرة
عدم الإصغاء
عدم وجود خطة
تأجيل إنجاز العمل
عدم تحديد الأولويات
كيفية التغلب على مضيعات الوقت
1. الهاتف
الهاتف وسيلة اتصال هامة ولها فاعلية عالية في ظروف كثيرة لكنها في بعض الأحيان بل هي في كثير من الأحيان قد تتحول إلى مضيع خطير لوقت العمل، وعلى الإداري الناجح أن يعالج مشكلات الهاتف وأثره على ضياع وقت العمل بإتباع هذه الخطوات :
اجعل مكالماتك تمر عبر شخص آخر مثل السكرتير
بلغ المتحدث بأن لديك موعداً أو تتوقع مكالمة إذا طالت المكالمة عن المعدل المقبول .
ادخل في الموضوع مباشرة
اتصالاتك في وقت واحد
حاول أن تكون أنت من ينهي المكالمة
استخدم جهاز تسجيل الرسائل
2. زيارات العمل
الزيارات المكتبية سواء من جانب الأصدقاء والزملاء وما يرتبط بها من استقبال ومجاملة والدخول في أحاديث يضيع معها جانب كبير من الوقت وللتعامل معها اتبع التالي
إذا سألك زميل هل أنت مشغول ؟ اجب بنعم
إذا كانت الزيارة ضرورية فقم أنت بها
أعد تعديل المكتب بحيث لا يشجع الآخرين على زيارتك
شجع مبدأ العمل من خلال المواعيد
يستحسن أن تستقبل الزائر خارج المكتب
3. كثرة الاجتماعات
يقضي المدير في أغلب الشركات حوالي عشر ساعات أسبوعاً في الاجتماعات وأن 90% من المدراء يقولون : إن نصف اجتماعاتهم تعد مضيعة للوقت أي بمعدل خمس ساعات يومياً مما يعني 250 ساعة في العام لكل مدير .
اسأل نفسك دائماً هل الاجتماع ضروري ؟
هل لابد أن تحضر أنت الاجتماع ؟
هل تكفى المكالمة أو المذكرة الداخلية ؟
هل بالإمكان تقصير مدة الاجتماع ؟
هل بالإمكان تقليل عدد الاجتماعات ؟
إذا كان الاجتماع ضروريا فيجب
1. تبليغ الحاضرين بالهدف والمكان ومدة الاجتماع
2. تقديم أكبر قدر من المعلومات للمشاركين قبل بدء الاجتماع
3. أرسل جدول الأعمال قبل الاجتماع بفترة
4. ابدأ في الوقت المحدد
5. نبه المشاركين عند قرب نهاية الاجتماع
6. أوقف الاجتماع في الوقت المحدد
مضيعات الوقت ppt
وللمزيد من المعلومات عن ادارة الوقت شاهد عرض البوربوينت هذا
اقرا ايضا :