التفويض | التفويض الإداري | التفويض الفعال

أسباب التفويض

• يمكنك من انجاز الكثير من العمل وبأقل تكاليف ممكنه
• يساعدك على إدارة مهامك في العمل حسب طبيعة هذا العمل والمؤسسة.
• تنمية مهارات الموظفين ومشاركتهم وبناء فريق عالي الأداء.
• التقليل من ضغوط العمل وإدارة العمل بطرق أكثر فاعلية

مهام يمكن تفويضها

• المهام القريبة والمرتبطة بما يقوم به الموظفون.
• المهام ذات الإجراءات المحددة والنتائج النهائية؟
• المهام الروتينية (المتكررة)، والتي تلائم انسيابية العمل.
• المهام التي تمكن الموظفين من تطوير أنفسهم.
• المهام الروتينية والضرورية، والتي تشمل تفاصيل العمل وتجميع المعلومات.
• العمل حيث يكون الآخرون أكثر تأهيلا مثل مراجعة الأبحاث والأعمال التقنية المتخصصة.

مهام يجب عدم تفويضها

من المهم للمدير أن يدرك أن بعض الأمور لا يمكن تفويضها وعلى الرغم من ذلك فإن كل مدير تحتاج إلى أن ينتهز الفرصة للتفويض أن يكرر ذلك قدر الإمكان.

• المهام التي ليست معروفة بدقة، وليس هنالك تأكيد بشأنها.
• المهام الضرورية التي تتوقع الإدارة من المدير أن يقوم بها.
• العجز في عدد الموظفين فالتفويض سيمثل عبأ كبيرا على الموظفين.
• التخطيط طويل الأجل والأهداف.
• القرارات الضرورية.
• مواقف الكوارث.
• الأمور الشخصية كالمرتبات والنظم والأنشطة.
• المهام الشخصية.

كيف تنجح بالتفويض

حين تبدأ التفويض اختار الشخص المناسب لأداء المهمة ويكون لديك الاستعداد للعمل معه وتنمية مهاراته الضرورية لإتمام العمل

1. تحديد المهام المراد تفويضها.
2. تحديد الأشخاص المراد تفويض العمل إليهم بناء على نقاط القوة والضعف والخبرات السابقة وتطلعات العمل والاهتمام ووقت الموظف والتدريب الذي حصل عليه وغيرها.
3. بعد اختيار الشخص قم بوصف العمل والأهداف وحدد لماذا تم اختيار هذا الشخص وكن محدد بخصوص الشخص والمسؤوليات والسلطات واحصل على موافقته للقيام بالعمل.
4. طبق عملية التفويض بمشاركة المعلومات الخاصة بالمهمة وإتاحة الفرصة للشخص للقيام بالمشروع ومحاولة عمل خطة عمل للمتابعة.
5. اعقد اجتماعات متابعة لاكتشاف المشكلات في مراحلها الأولى وتحديد ما تحتاج إليه لتضمن النجاح
6. امتدح ما تم عمله وحاول توجيه المفوض إلى ما كان بالإمكان عمله بطريقة أفضل.

نصائح للتفويض

• اجعل التفويض عملية تعاونية قدر الإمكان.
• احتفظ بالتواصل الدائم مع المفوض وان يكون التواصل شخصي
• اسأل عن تقارير التقدم في العمل وحاول إعطاء ردود أفعال عليها
• شجع التفكير من وجهة نظر العمل.
• عليك أدارك أن خطاء الشخص المفوض هو جزء من عملية تعلمه أداء العمل.

المرؤوسون والتفويض

يتهرب بعض المرؤوسين من التفويض للأسباب الآتية :

1. التدخل المستمر من المدير في سبيل إنجاز المهام المفوضة للمرؤوس .
2. عدم حصول المرؤوس على المعلومات الضرورية حيال المهام المفوضية والتوقعات المرجوة .
3. عدم حصول المرؤوس على أي مكافآت مادية أو معنوية .
4. نقص الثقة بالنفس نتيجة نقص الثقة في القدرات المطلوبة لانجاز المهام المراد تفويضها .
5. الخوف من النقد بسبب الأخطاء .

المدراء والتفويض

لا يرغب كثير من المدراء في تفوض بعض صلاحياتهم للأسباب الآتية :

1. الرغبة في الإشراف المباشر على العمل .
2. الطلب من كل شخص أن ينجز العمل بشكل مطابق لمرئيات المدير .
3. الاعتقاد الخاطئ بأن باستطاعته (المدير) إنجاز العمل بشكل أفضل .
4. عدم وجود خبرة في عملية التفويض .
5. عدم الاطمئنان لأداء الغير .
6. فقدان الثقة بالمرؤوسين .
7. عدم الميل إلى تطوير المرؤوسين .
8. الرغبة في الوصول إلى الكمال في إنجاز الأعمال في إدارته .
9. عدم وجود طرق رقابة فعالة .
10. الخوف من كراهة الآخرين له نتيجة تكليفهم بأعباء جديدة .
11. الخوف من فقدان السلطة والنفوذ في الإدارة .

السلطة والمسئولية

السلطة : حق إصدار القرارات والتوجيهات .

المسئولية قيام الموظف بممارسة سلطاته .

السلطة والمسئولية متلازمان :

لا سلطة بدون مسؤولية.

ولا مسئولية بدون سلطة.

السلطة تفوض ولكن المسئولية : لا تفوض.

مستويات التفويض

• اطلع على المهمة وقدم تقريراً عنها . لا تتخذ أي إجراء أو قرار حيالها.
• اطلع على المهمة وقدم بعض الأفكار.
• اطلع على المهمة وابحث عن حلول وقدم تقريراً عنها.
• عالج المهمة أو المشكلة واتخذ قراراً بشأنها بصفة انفرادية.

التفويض غير الفعال

يحتاج كثير من المديرين إلى تحديد السلطة والنفوذ والمسؤولية عن بيئة العمل وفي إدارتهم للعاملين بالتنظيم الجيد من خلال عملية التفويض والتفويض والتدقيق على المساءلة .

إن التفويض وسيلة مهمة وذات فائدة عظمية للحصول على أكبر نتائج من خلال الآخرين وفيما يلي بعض المبادئ الأساسية للتفويض مع التركيز التام على كيفية بناء المدير وتحديده للعلاقات الداخلية المهمة للسلطة والنفوذ والمساءلة في تنظيم الوقت موظفيه .

وفي الواقع العملي أن المنظمة الرسمية تعتمد على المهارة الإدارية التي يتمتع بها المدير وقدرته على تفويض سلطاته، ولذا يجب أن يؤخذ أن يؤخذ في الاعتبار ألا يتوقع أن تيسير المنظمة بسهولة دون استخدام مبدأ التفويض كفلسفة إدارية يعتمد عليها في إنجاز الأعمال والتفرع للتخطيط والإبداع في بيئة العمل وترك الأعمال الروتينية للموظفين يدبرونها بالطريقة المناسبة .

وبما أن المدير يملك السلطة الرسمية التي تعطيه الحق في الأمر والنهي والتي تنساب إليه من الإدارة العليا فله الحق في تفويض جزء من هذه الصلاحيات للعاملين معه في إدارته ليتم العمل بكل كفاءة واقتدار حفاظاً على الوقت المتاح لكل موظف لديه .

إن عدم التفويض من أكثر المعضلات الإدارية التي تؤدي إلى إدارة غير فاعلة، ويعتبر التفويض الملائم والصحيح من أكثر الأساليب الإدارية المفيدة لتحسين وتوفير أداء وقت المدير وهو أمر ضروري لتطوير قدرة المرؤوسين في بيئة العمل .

وفيما يلي بعض الأساليب الناجحة للتفويض الفعال وهي :

أساسيات التفويض الفعال

1. توصيل المعلومات بشكل متكامل للمرؤوس.
2. وازن بين كل من السلطة والمسئولية.
3. ضع معدلات للأداء.
4. ضع نظاماً للرقابة.
5. ثق بمرؤوسيك (تحد قدراتهم من خلال تفويض فعال له )
6. قف إلى جانب مرؤوسيك عندما يقع في أخطاء غير معتمدة .
7. فوض ولا تتخلص من السلطة.
8. لا تتهرب من المسؤولية.
9. لا تدعي لنفسك إنجازات مرؤوسيك المفوض لهم.
10. وفر التدريب المناسب للتفويض.
11. فوض كمية عمل مناسبة.
12. وضح السبب من وراء التفويض.

تفويض المهام