فيما يلي تم اختياره عدد من مضيعات الشائعة والأساليب التي يمكن أن تتخذ في مواجهتها ومن العمل على حسن الاستفادة من الوقت المتاح .
أولا : ضعف التخطيط وعدم وجود أولويات للعمل
من أجل تحسين التخطيط وتحقيق استفادة أفضل من الوقت المتاح نقدم النصائح التالية للرؤساء الإداريين
- التخطيط نشاط مهم جداً، أن كل دقيقة في أعمال التخطيط توفر ثلاث دقائق عند التنفيذ، لذا قد يكون كل دقيقة على الرئيس الإداري أن يعمل ولكن في نفس الوقت عليه أن يوضع في ذهنه صورة تفصيلية عن إعمال اليوم التالي وصورة عن أعمال الأسبوع القادم وعليه أن يعلم أن الدقة في التخطيط سوف تمكن من استثمار الوقت بشكل فعال .
- على الإداري أن يحدد مواعيد للانتهاء من المهام والأعمال بشكل عملي وواقعي عليه أن يتمسك بذلك ومن ثم يصبح لديه إحساس حقيقي بأهمية الوقت وعند انتهاء الموعد المحدد أن يراجع الإنجاز الذي تم ويقوم بتقييم الموقف .
- على الإداري أن يتناول قضية واحدة أو مهمة واحدة كل مرة وذلك مطلوب حتى لا يتشتت مجهوده في أكثر من قضية أو موضوع، ومن ثم تقل قدرته على التركيز والإجادة مما يضيع قدراً من وقته .
- على الإداري أن يستخدم وقته المفضل بشكل فعال فيحد الأوقات التي يكون فيها درجة عالية من النشاط والحيوية والتي يكون فيها حالة استرخاء نسبي، عندئذ يمكنه أن يخصص أوقات النشاط المرتفع للمهام والأعمال ذات الأولوية العالية، بل قد يكون من المناسب أن يحدد جانباً من وقت العمل لا يسمح فيه بأية مقاطعات .
ثانياً : التمسك بالسلطة والعزوف عن تفويضها
من الناحية العملية فالسلطة داخل التنظيم الإداري هي علاقة بين شخصين أحدهما رئيس، والثاني مرؤوس تابع له، فالرئيس يصوغ ويبلغ القرارات والتعليمات من توقع أن تكون مقبولة من جانب المرؤوسين، والمرؤوسين بدورهم يتوقعون مثل هذه القرارات والتعليمات ويمتثلون لها .
إن السلطة في الواقع تمثل نوعاً من ولاية الرئيس على المرؤوسين التابعين له، وبمقتضى هذه الأولوية فإن الرئيس يملك إلزام المرؤوسين بتنفيذ تعليمات والأخذ بتوجيهاته .
وتفويض السلطة أمر ضروري في أي تنظيم، ذلك أن أي رئيس إداري ليس لدية القدرة أو الإمكانيات أو الوقت الذي مكنه من الإشراف على كل صغيرة وكبيرة ومن ثم فلابد للرؤساء الإداريين من أن يفوضوا السلطة في مسائل معينة ويتمسكوا بها في المسائل الهامة، مع ذلك قد نرى في الحياة العملية أن بعض الرؤساء الإداريين يتمسك بالسلطة ويعزف عن تفويضها وقد يسوق حججاً كثيرة لذلك منها عدم الثقة في قدرات المرؤوسين أو لأنه يستشعر روح المسئولية أو لأنه يري أن كافة الأعمال مهمة في رأيه ولا يوجد عمل مهم وعمل أقل أهمية .
ونظراً لأن الرئيس الإداري ليس لديه في الواقع الوقت الكافي والإمكانيات المناسبة للقيام بكل العمل ولكونه مسئولاً في المقام الأول عن الإدارة والتوجيه، لكل ذلك يصبح التفويض بالسلطة مطلوباً ومن شأنه أن يخفف العبء عن الرئيس الإداري ويجعل المرؤوسين يشعرون بثقة الرئيس واحترامه لهم، إلى جانب الإسهام في تدريب المرؤوسين وصقل مهاراتهم .
لكل ما سبق فإن على الإداري الناجح أن يفوض جانباً من المهام التي يري بأن مرؤوسيه قادرين على القيام بها ثم يحتفظ لنفسه بالمهام والأعمال الهامة التي تتجاوز متطلباتها قدرات وإمكانيات المرؤوسين .
ثالثاً : كثرة التعامل مع الهاتف
الهاتف وسيلة اتصال هامة ولها فاعلية عالية في ظروف كثيرة لكنها في بعض الأحيان بل هي في كثير من الأحيان قد تتحول إلى مضيع خطير لوقت العمل، وعلى الإداري الناجح أن يعالج مشكلات الهاتف وأثره على ضياع وقت العمل بإتباع النصائح التالية :
- يجب أن يميز الإداري بين مكالمات العمل والمكالمات الشخصية ويضع حدوداً فاصلة بينهما .
- في حالة وجود سكرتير موثوق به يمكن أن يكلف بغربلة المكالمات التليفونية الواردة وبحيث يتولى الرد على الكثير منها بمهارة وفي كياسة .
- عندما يتلقى الإداري مكالمة تليفونية تدخل في باب الوقت الضائع عليه أن يتخلص من المتحدث بكياسة بأن يقول له : بأنه مشغول للغاية أو أن الرئيس الإداري الأعلى قد طلبه على التو .
- عندما يكون الإداري مشغولاً في عمل هام للغاية يتطلب منه التركيز وسرعة الانجاز فقد يكون من الأفضل أن يرفع سماعة التليفون إلى أن ينتهي من المهمة .
رابعاً : كثرة المكاتبات والتعليمات والنشرات الواردة
في الحياة العملية يواجه بعض المديرين سيلاً لا ينقطع من الأوراق الواردة ذات الأشكال المتباينة والطبيعة المختلفة والأهمية غير المتساوية وتتضمن هذه الأوراق : الخطابات الواردة من خارج المنشاة ومن الإدارات داخلها، كما تتضمن أيضاً النشرات والتقارير والأوامر الإدارية والتعليمات الصادرة، الخ .
ويجب أن يتمرس الإداري الناجح على كيفية مواجهة سيل الأوراق التي ترد إليه ومن النصائح التي يمكن أن نواجهها إلى الإداريين قي هذا الشأن :
- على الإداري أن يقوم وبسرعة باستعراض البريد الوارد وفرزه محدداً الأهم منها فالمهم وهكذا، وعندما يتمرس على ذلك فسوف يكتسب خبرة في هذا المجال، فمثلاً سوف يجد أن الخطابات المسجلة، وتلك الأخيرة أكثر من الخطابات العادية . كذلك سوف يجد أن الخطابات الأخيرة الموجهة إليه شخصياً بالاسم أهم من تلك المعنونة المسمى الوظيفي له .
- على الإداري أن يعلم أن الأوامر والتعليمات الصادرة عن الرؤساء الإداريين والمكتوبة بخط اليد أكثر أهمية من تلك المنسوخة على الحاسب الآلي والتي لها صفة العمومية .
- الرجوع إلى التوقيع المسجل على الخطاب أو المستند لنعرف درجة أهمية أو ذلك المستند .
- مهم جداً أن ينظر الإداري إلى التاريخ المسجل على الخطاب أو المستند ليحدد مدى الحاجة إلى اتخاذ تصرف سريع .
- سرعة القراءة مطلوبة في مراجعة البريد الوارد وبحيث لا يستغرق هذا العمل جانباً كبيراً من الوقت المتاح للإداريين، وحتى يتحقق ذلك فعلي الإداري أن يطالع السطر الأول من الخطاب أو المستند ليعرف المحتوى، ثم يراجع السطر الأخير ليعرف التصرف الواجب اتخاذه .
خامساً : كثرة الثرثرة في مكان العمل
من أكثر المشكلات التي تواجه بيئة العمل خاصة في مجتمعنا الشرقية هي كثرة الثرثرة في مكان العمل وما يترتب عليها من تضييع وقت العمل، حيث يعتاد الرؤساء والزملاء في مكان العمل على تجاذب أطراف الحديث في قضايا متشعبة كثيرة، قد لا تمت لموضوع العمل بأية صلة .
ومن العوامل التي تسهم في تقليل ظاهرة الثرثرة داخل مكان العمل وضع حواجز زجاجية التي تسهم في تقليل ظاهرة الثرثرة داخل مكان العمل وضع حواجز زجاجية في حالة تواجد الموظفين في أماكن فسيحة أو صالات كبيرة بحيث يقل عدد العاملين المجتمعين في مكان واحد.
وعلى الإداري الناجح أن يضبط نفسه ويعتاد على مقاومة الدافع للنقاش أو الحديث غير المثمر من جانب الزملاء أو المرؤوسين، هذا ويستطيع الإداري أن يتخلص من مضايقات الفضوليين ومضيعي الوقت بعدة وسائل، منها تقليل عدد الكراسي المخصصة للجلوس بمكتبه، عندما يدخل إليه شخص من مضيعي الوقت يواجهه بان يقف ويحدثه واقفاً، ثم عليه أن يرد عليه باقتضاب وأن ينتهز أية فرصة لإنهاء النقاش معه .
هذا وفي حالات معينة قد يجد الإداري أنه من الأنسب أن يستخدم الكتابة المختصرة بدلاً من النقاش والجدال، فمثلاً يمكن تقديم ما يريده مكتوباً في صورة مذكرة داخلية مختصرة أو تسجيل ملاحظات قصيرة او وضع تعليقات هامشية محددة على التقارير، ومن ثم يتجنب بذلك النقاش العقيم .
وباختصار يمكن معرفة الوظائف الإدارية التي تسبب ضياع الوقت :
لا تخلو الوظائف الإدارية الرئيسية من مضيعات ومسببات للوقت ويرجع ذلك إلى طبيعة التنظيم والمحافظة على الوقت وفي بيئة العمل سواء كان الإدارة أو من الموظفين ويمكن لنا أن نحدد مضيعات الوقت في سبع وظائف إدارية رئيسية هي :
- التخطيط
- التنظيم
- التوظيف
- التوجيه
- الرقابة
- الاتصالات
- صنع القرارات
هذا وقد تم تصنيف أهم مضيعات الوقت الشائعة حسب الوظائف الإدارية . وسوف نستعرض أهمها حسب الوظائف الخاصة بها :
في التخطيط
- عدم وجود أهداف، أولويات، تخطيط
- الإدارة بالأزمات . تغيير الأولويات .
- محاولة القيام بأمور كثيرة في وقت واحد تقديرات غير واقعية للوقت .
- انتظار المواعيد .
- السفر العجلة .
التنظيم
- عدم التنظيم طاولة المكتب المزدحمة
- خلط المسئولية والسلطة
- ازدواجية الجهد
- تعدد الرؤساء
- الإعمال الورقية، الروتين، القراءة
- التنظيم السيئ للملفات
- المعدات غير الملائمة
في التوظيف
- موظفون غير مدربين ، أو غير أكفاء
- الزيادة أو في عدد الموظفين .
- التأجير أو التغيب عن العمل، أو كثرة الاستقالات
- الموظفون الاتكاليون .
في التوجيه
- التفويض غير الفعال، الاشتراك في تفاصيل روتينية
- نقس الدافع أو ضعفه ، أو اللامبالاة
- نقص التنسيق في العمل .
في الرقابة
- المقاطعات التليفونية .
- الزيارات المفاجئة .
- عدم القدرة على قول لا .
- معلومات غير كاملة، أو معلومات متأخرة .
- نقص الانضباط الذاتي .
- ترك المهام دون إنجاز .
- فقدان المعايير ، أو الرقابة ، أو تقارير المتابعة .
- الرقابة الزائدة .
- عدم العلم بما يجري حولك .
- عدم وجود الأشخاص الذين تريدهم حولك .
في الاتصالات
- الاجتماعات
- عدم الوضوح أو فقدان الاتصالات والإرشادات .
- كثرة المذكرات الداخلية ، أو الاتصالات الزائدة عدم الاتصالات .
في صنع القرارات
- التأجيل أو التردد .
- طلب الحصول على كل المعلومات .
- قرارات سريعة .