هناك بعض المهام التي لا تتطلب قدرة لأن تعمل تحت ضغط على الأقل بين الحين والآخر، فعاجلا أو آجلا، لا بد على كل فرد أن يقوم بأداء العمل تحت بعض أنواع الضغوط، ومن هذه الضغوط الأفراد المتوترون، المواعيد النهائية المفاجئة، العملاء الغاضبون،حصص الإنتاج، ووباء الأنفلونزا الذي يعوق قوة العمل، والمدير الذي يدير العمل بشكل محدود. فعندما تسمح لنفسك وللآخرين أن ينهاروا تحت الضغط، فقد يعاني أداء كل فرد وتتلاشى قوتك.
إذا أردت أن تنال الاحترام الدائم من رؤسائك، وزملائك، وعمالك، فلا بد وأن تعد نفسك لأن تجعل ضغوط وإجهاد الوظيفة تعمل من غير صعوبة، وأن يكون لك الفعالية لأن تجعل نفسك شخصا أكثر قوة وثقة.
لقد كان الموسم الأول بالنسبة لتشارلي أن يدير عملية الاختيار والتعبئة فأي شئ كان يمنع أوامر الإجازة أن تتم وبسرعة، كان يمكن أن يؤثر بشكل سيئ على العمل وبالتالي على تشارلي، فقد عزم على أن يسيطر على الموقف».
وكلما اقترب الموسم سبب الضغط جوا من التوتر، لكن قد استعد تشارلي لذلك، بأن عرف كيف يسيطر على أعصابه، وكانت مهاراته في العمل قوية، وداوم على مراقبة الأفراد الذين يكون لديهم العلامات الأولى للتوتر. فمنهم من ظهرت لديهم العلامات مبكرا، والبعض تجمدت أعصابهم، ومنهم ممن ارتكب أخطاء غبية ، وآخرون أظهروا انفعالات قصيرة.
ناقش تشارلي والأفراد عن كل موقف متوتر قد حدث. فهذه لم يوقف المشكلات الجديدة من الحدوث يوما، ولكن قد منع المشكلات السابقة من أن تتكرر
إنه من المفيد بالنسبة لنا كلما تعاملنا مع التوتر بشكل أفضل، ظهرت الثقة الجماعية أكثر، في اليوم الأخير في العمل، في الثالث والعشرين، قد قمنا بعمل يوم ونصف في أقل من 6 ساعات، وليس هذا سيئا بالنسبة لشاب لديه الكثير من توتر العمل وليست لديه خبرة»
كيف تتعامل مع ضغوط العمل : سواء كانت لك أو للأخرين
مع وجود الطلب المفاجئ في أول موسم لتشارلي، كان له تأثير أكبر مما كان سابقا، إليك ثلاثة أساليب أكيدة التي عمل بها لاكتساب قوته
- قد عرف كيف يتوافق مع الضغط.
- قد زاد من قوة مهاراته للعمل.
- قد عرف كيف يصون ويتعامل مع توتر العمل لدي الآخرين.
أربعة إرشادات للتعامل مع ضغط العمل
إليك أربعة إرشادات لتساعدك في التعامل مع التوتر بنجاح، حيث إنها تحدد الأسباب الأساسية لحدوث التوتر للأفراد، ولماذا يكون وجود هناك مشكلة ضغط العمل أفضل من عدم وجودها، فهناك ثلاث طرق محددة لفحص رد فعلك للتوتر، قوة بنية العقل الإيجابية، كيف تحصل وتحافظ عليها بصرف النظر عما يحدث من أمور وماذا يمكن ولا بد القيام به خطوة بخطوة لتخرج من موقف الأزمة بقوة أكبر مما كانت عليه:
أن تعرف كيف تتوافق مع التوتر
نحن نسلم بإتقانك التام المهارات الوظيفة التي يتطلبها عملك. فالذي يمكن أن تفتقده هو الآلية المناسبة التي تحميك من الانفعال عندما يحدث الضغط.
فقد يحدث ضغط العمل بطريقتين إما أن يكون متكررا وإما أن يكون أحداثا لمرة واحدة، ويمكن أن ترى إرشاد رقم ۲ كمثال لتوضيح كيف تتعامل مع الضغط الذي يكون لمرة واحدة.
كيف تمنع ضغوط العمل المتكررة
تعتبر مشاحنات الجرد، الدفع بك لمواجهة حصص الإنتاج في نهاية كل شهر، هي معظم المشكلات التي من المحتمل أن تواجهها والتي ستكون متكررة عندما تواجه إحداها، فلا بد أن يكون ذهنك منفتحا عما يمكن أن تقوم به لجعل المهمة أسهل في المرة القادمة. إليك سبعة أسئلة مهمة لا بد وأن تجيب عليها:
- هل قلت أو قمت بأداء أي حماقة سببت مشكلة لك ؟ إنه من الطبيعي فقط أن تبذل ما في وسعك لكي تعطي للمدير انطباعا جيدا عنك. فهذا يمكن أن يحملك ضغطا غير مطلوب.
ولكي تتجنب ذلك، فعليك أن تحدد الأولوية ذهنيا لكل مهمة. فهذاي طمئنك بالوقت الوافر لأداء العمل الأكثر احتياجا. - ماذا أستطيع أن أقوم به للاستعداد لهذا الموقف عندما يحدث مرة أخرى؟ تمنحك معرفة المطالب المتكررة بعض الوقت لتخطيط ما يجب أن تقوم به والذي لا يجب أن تقوم به. فعلى سبيل المثال، الذي لا يجب أن تقوم به هو الموافقة على إعطاء الموظفين إجازات عرضية عندما تتوقع صعوبة في الوضع المالي، لكن الذي تقوم به هو التخلص من المهام غير الأساسية أثناء هذه الفترة.
- هل أنت في مقدمة المنحني أم نهايته؟ قم بعمل ما تستطيع أداؤه من عملك اليومي مسبقا حتى لا يرهقك الميعاد النهائي لاستهلاك الوقت في كتابة التقارير الضرورية.
بالرغم من أنك قد لا تستطيع أن تكمل تقريرا ماحتى يتاح لك المعلومات في الدقيقة الأخيرة، فإنه من الأفضل أن تستكمل تقريرا ناقصا لا أن تشرع في كتابة أخر جديد. - هل قمت بتحديد أين تتجه للمساعدة بشكل مسبق ؟ يمكن التعامل بفعالية مع المواقف المتكررة الحدوث من خلال عمل الأقسام الأخري. فحاول التنسيق مع هؤلاء الأفراد قبل إنجاز الأمر حتى يستطيعوا تقديم ما تحتاجه على أساس زمني.
- هل تستطيع أن تقوم بأداء شيء بطريقة غير مثالية بدون أن يؤثر ذلك على الجودة ؟ هناك العديد من المهام التي تؤدي بطريقة معينة كنتيجة للعادة. فلا بد أن تفحص هذه المهام من وجهة نظر جديدة لتبحث عن المهام التي يمكن أن تتخلص منها بطريقة آمنة أو تضمها إليك.
- هل هناك طريقة أسهل للتعامل مع الموقف ؟ عليك أن تبحث عن طرق التبسيط العمل، وتحديد إذا كان يمكن لوحدات عمل أخري أن تقوم بأداء أجزاء من العمل.
- من الذي يصاب بالتوتر؟ يتعامل بعض الأفراد مع كل موقف على أنه أزمة. لكن لا يعني لأنهم يقومون بذلك فلا بد وأن تستجيب للموقف بنفس الطريقة، فلا بد أن تحدد الأشخاص الذين ينهارون تحت التوتر. ثم قم بمراجعة ما اشتملت عليه المهام خطوة بخطوة. ومحاولة تكييف بيئاتهم إلى أن يقل الضغط عليهم.
قم بالتأكد أن مهاراتك قوية بما تكفي للتعامل مع أزمة ما
ها هو واحد من أصعب الاختبارات لقدرتك في الأداء عند وجود توتر لقد كنت في مهمتك من وقت قصير وحضر المدير إليك ومعه مهمة أسبوعين ويقول أترك كل شيء حيث يريد نائب الرئيس أن تقوم بذلك في خلال ثلاثة أيام.
كيف تسيطر على الشك
تعتبر طريقتك في رد الفعل هي الفيصل للطريقة التى سيراك بها رئيسك المباشر من الآن فصاعدا، فعليك أن تتحكم في الشكوك التي تسببها مشاعرك وأن تبقى هادئا.
إليك ثلاث خطوات لكي تصل إلى حل للشك
- تحديد ما تحتاجه لكي تقوم به
غالبا ما يندفع الأفراد عندما يقومالمدير الأعلى مركزا بإصدار طلبات المشروع ما لاتباع الأوامر بدون الدخول إلى التهديدات كيف، وماذا، وأين، وبواسطة من فيتم أداء العمل على أساس أفضل التخمينات، التي ما تفشل عامة في موافقة توقعات الإدارة العليا. لكي تغطي نفسك في موقف مثل ذلك، لا بد من أن تسأل جميع الأسئلة التي تحتاجها للاستيعاب التام لما يطلب أداؤه منك ثم قم بإعطاء مديرك مذكرة تفصيلية موضحا فيها جميع ما تنوي أن تقوم به. وإذا كان بها خطأ، فلا يزال هناك وقت لتعديل خطتك لمواجهة طلب الإدارة العليا.
- تحديد كل مهمة
قم بعمل قائمة التأكد بنفسك تشمل التواريخ المستحقة الكل عنصر، قم بوضع كل خطوة وأي خطوة يمكن القيام بها في القائمة، كل شئ من موافقة على ساعات العمل الإضافية إلى المساعدة من الأقسام الأخرى. وضع ذلك في شكل مذكرة، ثم وجهها إلى مديرك مع عمل نسخة منها للمساعدة الخارجية المزودة لكم، وأن تختم بقولك أن الفشل في إمداد المساعدة الضرورية على أساس زمني سيؤدي إلى فقد الميعاد النهائي. واطلب من المدير أن يتم إخبارك مباشرة إذا لم يكن الإمداد بالمساعدة الخارجية ممكنا. فإن حدث ذلك، فاستدع انتباه مديرك إنه من الممكن القيام بالتعديلات
- قم بالإبقاء على القمة طول الوقت
إذا كانت المهمة مهمة بالغة الأهمية،فسوف يطلب منك تقارير التقدم عن كل خطوة تقريبا. فكن على استعداد أن تجعلهم في قمة الأشياء من خلال استخدام قائمة التأكد الديك. وعندما يكتمل المشروع في الوقت المحدد، قم بمنح الشرف لجميع الأفراد في مجموعتك أو الخارجين الذين كان لمجهوداتهم الفضل في النجاح. فالأفراد الذين يشعرون بالتميز سيكونون مستعدوين أكثر في المرة القادمة للمخاطرة بأي شيء.
قم بالتحكم في الضغط بداخلك
إنني أرجو أن لا تكون من ضمن الأشخاص الذين يعلمون أنفسهم الانسحاب عند وجود ضغط كطريقة للهروب من الموقف الصعب. لكن حتى إذا كنت كذلك، فظل منسق الأعصاب. إليك ثلاثة توجيهات سريعة ويمكن أن تتبعها للتحكم في الموقف:
- ضع هذا الضغط على الورق، وقم بوصف الضغط الذي تشعر به، قم بكتابة جملة واحدة على الأقل تصف بها كل سبب عن ذلك. فكر في علاج لكل سبب وقم بتدوينه باختصار. فعلى سبيل المثال، إذا كانت تسليمات البضائع قد تأخرت في الوصول، فيمكن أن يكون علاجك هو أن تطلب شحا مبكرا.
قم بلصق شريط عليه هذه الملحوظات على قمة مكتبك أو محطة العمل. وقم بوضع إشارة للنظر إليهم كل يوم ففي الأزمة القادمة، إنك ستعرف بالضبط كيف تتحكم في أعصابك. - قم بإيجاد الناصح المخلص. مجرد أن تتحدث مع شخص ما عن التوترات يمكن أن يعمل هذا على تخفيفها. قم بالبحث عن شخص ذي خبرة كبيرة يعرف كل شروط هذا المجال. ثم اطلب منهم أن يخبروك كيف سيتعاملون مع التوتر إذا كانوا بمكانك.
- قم بفحص الخطة التي قمت بها. قم بتوضيح، بعد انتهاء الأزمة القادمة مباشرة، الشئ الصحيح الذي قمت به وما الذي كان يمكن أن تقوم به بشكل أفضل. فإنك يمكن أن تحتاج لبعض التغييرات الطفيفة في ا العلاج الذي وضعته.
4 : التعامل مع التوتر عندما تجده في الآخرين
إليك خطوتين يمكن اتباعهما للتحكم في موقف متوتر وأن تجعل الآخرين من منتجين بقدر المستطاع :
- تحدث الحقيقة. أن تصف في حوار، السلوك الذي تلاحظه، ولماذا تعتقدأنه لا بد وأن يتم مع ضغط العمل، وكيف تتعامل مع ذلك بشكل أفضل،وأهمية إسهامهم في وحدة العمل.
- راقب الموقف المتوتر القادم. لا تندفع في مساعدة للفرد بدلا من ذلك،امنحه الفرصة لكي يهدأ ، وبعد ذلك تحدث مع الشخص . ما الذي حدث بطريقة صحيحة، وما الذي يحتاج إلى مجهود أكبر؟ إذا رأيت تحسنا بمرور الوقت، فقم بتهنئة الشخص الآخر.
عمل اليوم هو القيام بأي شيء تستطيع أن تقوم به للتعامل مع الموقف المتوتر القادم بالطريقة التي تبني قوتك الشخصية في العمل.
- تحديد جميع ضغوط العمل التي قد حدثت في الأسبوع الماضي على سبيل المثال، المواعيد النهائية المستحيلة، أحداث مفاجئة، مواجهة الحصص، إلى آخره.
- قم بتوضيح لكل ضغط خطوتين يمكن أن تأخذهما لتدبر الموقف بشكل أفضل.
- عاهد نفسك على أن تضع هذه الحلول موضع التنفيذ يوميا، بداية من اليوم.
تحويل التوتر إلى فرصة
يعتبر وجود مشكلة ضغط العمل أفضل من عدم وجودها، يمكن أن تكون النقطة التي تلاحظ عندها أن ضغوط وإجهادات عملك التي تصل إليك هي الفرصة لا تعوض.
حيث إنها تقدم لك سببا لفحم الشيء الصحيح الذي تقوم به، والشيء الأفضل الذي كنت ستقوم به، وتمهد الطريق للتحسن.لا تخلو وظيفة تماما من التوتر. فقد وضح لك هذا الفصل.
إن إجهادات ومشقات الاحتكاك اليومي يمكن إذا استخدمت بشكل بناء، أن تؤدي بك لتصبح مؤديا أفضل وأهدأ يمكن للآخرين الاعتماد عليه بأمان أثناء الأزمة.