الموازنة التزايدية Incremental Budgeting

مقدمة

تقوم المؤسسات بإعداد خطة تشغيلية (Business Plan) لتحقيق أهدافها المرحلية في إطار استراتجيتها، ويتم إعداد الموازنة التشغيلية(Operating Budget) بناءاً على الخطة التشغيلية. وتُعرف الموازنة التشغيلية على أنها الوسيلة التي تحدد الإيرادات المستهدفة والموارد والالتزامات المطلوبة لتنفيذ الخطة التشغيلية خلال فترة محددة تسمى فترة الموازنة .وتعتبر الموازنة من أهم أدوات التخطيط ووسيلة هامة لتبليغ وإيضاح أهداف المؤسسة للعاملين، كما أنها تعتبر أساساً لتقييم مدى تحقيق أهداف التشغيل وأداة فعالة من أدوات المراقبة والمتابعة.

الموازنة التزايدية تعتبر المنهجية التقليدية الأكثر أنتشاراً في إعداد الموازنات. الافتراض المحوري للموازنة التزايدية هو أن المؤسسة ستستمر في العمل مستقبلاً بنفس نمط أداء الفترات السابقة مع الزيادة التدريجية في مستوى الأداء. لذلك تعتمد طريقة إعداد الموازنة التزايدية بالأساس على النتائج الفعلية المحققة للسنوات السابقة كما أن هيكل الموازنة ثابت من فترة إلى فترة ولا يتم تغيره إلا في أضيق الحدود. كما أنها لا تُعطى اهمية لمراجعة الافتراضات المستخدمة لإعداد الموازنة (Budget assumptions) مثل افتراضات تكلفة الإنتاج من مواد خام وعمالة للوحدة من المُخرج أو الافتراضات المتعلقة بالإنتاجية.

في العموم، عند إعداد الموازنة أي كانت المنهجية المستخدمة يتم أولاً تحديد الاهداف المرحلية لفترة الموازنة وبناءاً عليه يتم تحديد التغيير المستهدف في مستوى الأداء لفترة الموازنة مثل زيادة أو تخفيض الإنتاج أو التوسع في السوق أو في الخدمات. كما أنه يؤخذ في الاعتبار التغير في الظروف الداخلية والخارجية للمؤسسة مثل الزيادة في أسعار المُدخلات، الزيادة في الرواتب، التغير في الضرائب.

المعادلة المستخدمة في إعداد الموازنة التزايدية هي أنه يتم اعتبار الأرقام الفعلية المحققة لفترة الموازنة السابقة أساس أعداد موازنة الفترة المقبلة ويتم “زيادة” التغيير المستهدف في إيرادات الفترة المقبلة وزيادة المصروفات المتوقعة اللازمة لتحقيق الزيادة المستهدفة في الإيرادات.

مميزات الموازنة التزايدية

السهولة في الإعداد

سهولة الإعداد تعتبر من أهم مميزات الموازنة التزايدية حيث أن المجهود الاكبر يتم بذله في إعداد الموازنة الأولى ويتم بناء موازنات الفترات اللاحقة اعتماداً على على النتائج الفعلية وهيكل وافتراضات الموازنة الأولى والتعديلات التي تطرأ عليها ويتركز العمل على الزيادة المطلوبة لموازنة الفترة الجديدة وهنا نتذكر أن الفرضية المحورية للموازنة التزايدية هي ثبات نمط الأداء من فترة إلى فترة.

انخفاض تكلفة عملية إعداد الموازنة

تنخفض تكلفة إعداد الموازنة التزايدية بالمقارنة بالطرق الأخرى لإعداد الموازنات نظراً لسهولة عملية إعدادها واعتياد العاملين بالمؤسسة على تلك العملية كما أنه لايتم بذل الوقت والمجهود نظراً للإعتماد علي موازنة الفترة السابقة مما يؤدي إلى توفير الوقت وتخفيض اجمالي تكاليف عملية إعداد الموازنة.

سهولة التطبيق

يتم منح موازنة المصروفات على مستوى أقسام المؤسسة ويتم توزيع حد موازنة كل قسم على بنود مصاريف ذلك القسم مما يسهل الالتزام بالموازنة وسهولة المراقبة ووضوح الأثر الناتج عن التغير في حد الموازنة.

الاستقرار والزيادة التدريجية الثابتة

تتم ادارة كل قسم من أقسام المؤسسة بشكل ثابت وبدون تغييرات جذرية مفاجئة على مدار الفترات المتعاقبة مما يؤدي إلى زيادة دقة التوقعات المستقبلية وبالتالي إلي تخطيط اكثر فاعلية وزيادة في التنسيق ما بين أقسام المؤسسة. كما أن ذلك يسهل التوقعات لإحتياجات التمويل لتحقيق النمو المستهدف في النشاط.

التقليل من الخلافات بين الاقسام وسهولة تنسيق التوقعات للفترات المستقبلية

لأغراض الموازنة التزايدية تتم معاملة جميع الاقسام بنفس الاسلوب بدون التمييز بينها مما يؤدي إلى تقليل المنافسة على الموازنة وتقليل الخلافات ما بين الأقسام. كما أنه نظراً لبساطة عملية إعداد الموازنة التزايدية فأنه يسهُل التنسيق والربط بدون تعقيدات بين التوقعات المستقبلية لأقسام المؤسسة المختلفة. على سبيل المثال، الربط بين توقعات قسم الإنتاج للكميات المتوقع انتاجها وقسم المشتريات لشراء مستلزمات الانتاج.

عيوب الموازنة التزايدية

عدم الإستجابة للمتغيرات في بيئة العمل

بما أن الافتراض المحوري للموازنة التزايدية هو استمرار العمل بنفس نمط الأداء فبالتالى مع مرور الوقت وظهور متغيرات داخلية وخارجية في بيئة العمل والتغير في أولويات المؤسسة تصبح الموازنة التزايدية غير معبرة عن الواقع ويتحول إعدادها إلى أجراء روتيني غير ذي جدوى.

أمكانية استمرار العيوب وعدم الكفاءة

لا تتم المراجعة والتعديل المستمر للإفتراضات المستخدمة لإعداد الموازنة ويفترض أن النتائج الفعلية لفترة الموازنة السابقة مبررة لمجرد أنها مصروفات فعلية وعدم دراستها وتحليل مدى كفاءة الإنفاق مما يؤدي إلى عدم تصحيح العيوب واستمرار مواطن عدم الكفاءة في استخدام موارد المؤسسة.

أنعدام الحافز للتطوير

حيث أن الفرضية المحورية للموازنة التزايدية هي استمرار العمل بنفس النمط فذلك لايشجع المديرين على تطوير الأداء.

الاتجاه الدائم للزيادة في حد الموازنة

الإتجاه الدائم في زيادة الموازنة الممنوحة لبنود المصروفات والتكاليف يقلل الحافز لدى المديرين لابتكار طرق للتوفير.

تحفيز عدم الكفاءة في سلوكيات الإنفاق

المنهجية المتبعة في إعداد الموازنة التزايدية يحفز المديرين في بعض الأحيان للزيادة في توقعات الإنفاق والتخفيض من توقعات الإيرادات وذلك لضمان تحقيق الموازنة بسهولة وفي العادة لا يتم مراجعة تلك التوقعات. كما أن الموازنة التزايدية قد تدفع المديرين لإنفاق كامل الموازنة المصروفات المتاحة حتى في وجود فرص للتوفير وذلك لضمان عدم تخفيض حد الموازنة في فترة الموازنة المقبلة.

تطبيق الموازنة التزايدية

بشكل عام الإدارة العليا تكون ذات المسؤولية الأعلى عن متابعة جميع الجوانب الخاصة بالموازنة ويكون قسم الخطة والموازنة بالإدارة المالية هو المسؤل تنفيذياً عن إعداد والتنسيق والمتابعة للموازنة التشغيلية.

تبدأ عملية إعداد الموازنة التزايدية بإصدار “لجنة الخطة والموازنة” التوجيهات العامة لإعداد الموازنة إلى وحدات التخطيط بأقسام المؤسسة المختلفة. بعد إعداد الموازنات الفرعية للأقسام المختلفة يتم تجميعها في قسم الموازنة بالإدارة المالية لمراجعتها والتنسيق بينها والتأكد من الالتزام بتوجيهات الادارة العليا ومن ثم يتم إعداد الموازنة التشغيلية الموحدة للشركه Consolidated Operating Budget ورفع مشروع الموازنة إلى الإدارة العليا للمناقشة والمراجعة بعد ذلك يتم اعتماد الموازنة.

شرح لأهم الموازنات الفرعية في عملية إعداد الموازنة:

١) موازنة الإيرادات والمبيعات(Sales Budget)

وهي الخطوة الأولى في عملية إعداد الموازنة التشغيلية. تعتمد موازنة الإيرادات والمبيعات على مستوى المبيعات التى تستهدفها الإدارة العليا.وفي العادة يتم تحديد مستوى المبيعات المستهدف باستخدام أدوات التنبؤ بالمبيعات (Sales Forecast Tools)والتي تأخذ في الاعتبار عوامل حالة السوق واتجاهات المبيعات (الزيادة/النقص) دراسات السوق وأنشطة المنافسين وسياسات الائتمان والتسعير.

مثال

شركة صناعية تنتج المنتجات (أ) و(ب) وقد حققت الشركة إجمالي إيرادات 1400 درهم في السنة السابقة كما هو موضح في الجدول التالي المستقطع من بيان دخل السنة السابقة:

يفرض ان الإدارة العليا حددت هدف الزيادة في اجمالي المبيعات لتكون 2000 درهم في السنة المُقبلة. وبعد دراسة السوق والتنبؤ بالمبيعات وجدت أدارة المبيعات انه من الممكن زيادة مبيعات المنتج (أ) إلى 600 درهم بنسبة زيادة 50% وزيادة المبيعات من منتج (ب) إلي 1400 درهم بنسبة زيادة 40% وبالتالي يتم إعداد موازنة مبيعات السنة المُقبلة كما يلي:

أو، الإدارة العليا حددت هدف للنمو بنسبة 43% لكل المنتجات ليبلغ إجمالي المبيعات 2٠00 درهم. فبالتالي حددت إدارة المبيعات اهداف زيادة المبيعات للمنتج (أ) ليبلغ 570 درهم وللمنتج (ب) 1430 درهم ويتم إعداد موازنة السنة المُقبلة كما يلي:

٢) موازنة التكلفة المتغيرة (Variable Cost budget)

تتكون موازنة التكلفة المتغيرة من موازنة المواد الخام وموازنة العمالة(Raw Materials and Labor Budget) . ويتم إعداد موازنات التكلفة المتغيرة بناءاً علي الكميات المتوقع إنتاجها لتأمين الكميات المطلوبة لموازنة المبيعات. بمعرفة الكميات المطلوب إنتاجها خلال فترة الموازنة يتم تحليل احتياجات الفترة من المواد الخام على سبيل المثال في حال انه من المطلوب إنتاج 10 وحدات من منتج معين وان احتياج هذه الوحدة الواحدة من المنتج هو 2 وحدة من المادة الخام و 3 ساعة عمل إجمالي لفترة الإحتياج لفترة الموازنة هو 20 وحدة من المادة الخام و 30 ساعة عمل.

٣) الثابتة (Fixed Cost budget)

ان من المتوقع ان تزيد الرواتب بنسبة 33% تماشياً مع الزيادة السنوية للمرتبات وان تزيد الاستهلاكات بنسبة 11% نظراً للإحلال في في خطوط الإنتاج للأجزاء المستهلكة بالكامل وان الزيادة المتوقعة في اسعار التأمينات هي 100% نظراً للزيادة في أسعار التأمين وان الزيادة في الصيانة هي 50% نظراً لأعمال الإحلال في خطوط الإنتاج لضمان ثبات الطاقة الإنتاجية والزيادة 50% في الإيجارات نظراً لتجديد بعض عقود الإيجار بأسعار أعلى فتكون موازنة التكلفة الثابتة للفترة الجديدة كما يلي:

ملخص

الموازنة التشغيلية هي التعبير الكّمي عن الخطة التشغيلية والأهداف المرحلية لأي مؤسسة وهي من أهم أدوات التخطيط والمتابعة. وتعتبر الموازنة التزايدية من اكثر طرق إعداد الموازنات شيوعاً. الافتراض الأساسي للموازنة التزايدية هو استمرارية نفس نمط الأداء مع الزيادة التدريجية. تعتمد الموازنة التزايدية علي الارقام الفعلية للسنة السابقة ويتم زيادتها لتحقيق اهداف الفترة الجديدة. من أهم مميزات الموازنة التزايدية سهولة إعدادها وانخفاض تكلفتها. من أهم عيوبها هي عدم المرونة في الاستجابة للمتغيرات وانها لا تحفز على الابتكار والتطوير.

تبدأ عملية إعداد الموازنة من الإدارة العليا حيث يتم تحديد اهداف فترة الموازنة وتصدر التوجيهات العامة الخاصة بإعداد الموازنة. تتكون الموازنة العامة من عدة موازنات فرعية وتكون نقطة البداية موازنة الإيرادات التي يتم اعدادها بناءاً على الزيادة المستهدفة في الإيرادات عن السنة السابقة وبناءاً عليه يتم إعداد موزانات التكلفة المتوقعة لتحقيق مستوى الإيرادات المطلوبة.