هنالك العديد من الجهات التي تشترك معها إدارة المبيعات، و يعتبرون شركاء حقيقيون لها ويؤثرون بشكل مباشر على رسم الخطة البيعية : مثل الخطة التسويقية، الخطة المالية، الموارد البشرية، الخطة الإنتاجية، وتطوير المنتج . أن النقاط التالية تمثل ضروريات بناء خطة المبيعات
- هناك علاقة مباشرة ما بين الخطة التسويقية والخطة البيعية لان هدف الإدارة : الوصول إلي الزبائن، استغلال الفرص السوقية الملائمة للمنظمة، تحقيق المبيعات المخطط لها وبناء علاقة جيدة مع الزبائن وتحقيق الرضا لهم .
- هناك دور أساسي وفعال لحاجات ورغبات الزبائن ونوعية الاتصال بهم، وكذلك طبيعة الخدمات التي يرغبون الحصول من خلال خطة المبيعات، وذلك من خلال تهيئة جميع المستلزمات والقيام بجميع الإجراءات والإعمال عند رسم الخطة لتحقيق هذا الاتصال .
- تحديد العلاقات وطرق التنسيق لان لهما أثر فعال في رسم خطة المبيعات وتحديد الأدوار. فإذا كانت هذه العلاقات قوية ما بين العاملين وان كل منهم يعرف دورة ويعمل على تحقيقه يدعم الإطراف الأخرى، فإن هذا سيقود إلي الإنجاز الكفء في عملية تنفيذ ما خطط له .
- د- العناصر التي تعتمد عليها إدارة المبيعات في هيكلة الخطة :
هناك عدة عناصر تعتمد عليها هيكلية الخطة وهى
- عناصر بناء الخطة تتمثل في المنتج ، الزبائن مزيج الخدمات الموزعين البيع بالمفرد البيع على الشبكة الارباح وغيرها تلعب دور مهم في رسم الخطة البيعية.
- قدرات وخبرات رجال البيع وتقدير مستوى إنجازهم لما سوف يكلفون به في المستقبل ماذا يستطيعون ان يعملوا ماذا لا يستطيعون عمله.
اختبارات العمل بخطة المبيعات
ان اختبار العمل بالخطة البيعية يكون من خلال تقييم القدرة الشخصية لرجال البيع على إغلاق عملية البيع :
اختبار قدرة كل عنصر في الهيكل التنظيمي لإدارة المبيعات تخصصهم ،قرأتهم ما هو عدد العاملين المطلوب لتنفيذ الخطة ما هي قدرة كل فرد على تنفيذ ما يكلف به
اختيار الخطة من خلال :
- تحديد حجم المبيعات المتوقع، حصة كل نقاط بيعية من هذه المبيعات، عدد الصفقات، تحديد الجهود التسويقية التي تساعد تنفيذ خطة المبيعات ومدى إمكانية التنفيذ .
- قدرة المنظمة على اختيار وتقييمها في آخر لحظة قبل إقرارها بشكل نهائي.
اختبار خطة المبيعات قبل التنفيذ
ان من الاعتبارات الحاسمة لتخطيط المبيعات، كما أشار إليها ( Gregory) هي اختبار الخطة قبل عملية التنفيذ بهدف الوقوف على مدى ملائمة الخطة من الناحية التنفيذية، الأمر الذي يساعد في تطوير الخطة او إعادة هيكلتها بالشكل الذي يؤدي إلى إخراج الخطة بأفضل حالة ممكنة.
ان مسالة اختيار خطة المبيعات تحتاج إلى جهود وخبرة من بل القائمين على عملية التخطيط، إضافة إلى استخدام بعض الطرق الرياضية التي تساعد في عملية الاختبار (Thompson & McNeal) .لتوضيح ذلك فإننا نأخذ مثالا افتراضيا لأحد المنظمات التي ترغب في اختبار خطة مبيعاتها :
احد المنظمات الصناعية أرادت اختبار خطة مبيعاتها للسنة القادمة، فقد قامت بالخطوات التالية:
- دراسة السوق والعوامل المؤثرة على كمية الطلب.
- استخدام أساليب التنبؤ بالمبيعات .
- قامت بتحديد هدف مبيعاتها للسنة القادمة ب(105) إلف وحدة لأحد منتجاتها بعد التشاور مع ادارة التسويق.
- تحديد السوق المستهدف بأربعة مناطق كما هو موضح بالجدول التالي:
| المنطقة | كمية المبيعات المتوقعة ألف وحدة |
| أ | 28 |
| ب | 34 |
| ج | 28 |
| د | 15 |
| المجموع | 105 |
ان وضع هذه الخطة استند إلى :
- الكثافة السكانية لكل منطقة.
- كمية الطلب المتوقع.
- القدرات الشرائية.
ان دراسة السوق التي قامت بها هذه المنظمة أظهرت بأن القدرة الشرائية للزبائن المستهدفين فى المنطقة(د) اقل من المناطق الأخرى، مما دفع ادارة المبيعات إلى استخدام سياسة سعرية مختلفة عن المناطق( أ ، ب ، ج)، لذلك فان سعر البيع الاعتيادي(450) دينار بينما هو (398) دينار في المنطقة (د).
ان اختبار هذه الخطة اظهر النتائج التالية :
| المنطقة | المبيعات المخطط لها ألف وحدة | المبيعات الفعلية ألف وحدة | الانحراف عن الخطة |
| أ | 28 | 20 | -8 |
| ب | 34 | 29 | -5 |
| ج | 28 | 29 | +1 |
| د | 15 | 20 | +5 |
| المجموع | 105 | 98 | -7 |
بعد مراجعة خطة المبيعات هذه وذلك بهدف الوقوف على مدى التنفيذ ظهر بان ادارة المبيعات لم تستطيع تنفيذ ما خطط له، حيث ان هناك انحراف (-7) عن المخطط، ومن خلال القراءة لهذه النتائج ثم الوقوف على الأسباب التالية :
- ان المشترين في منطقة (ْأ) يذهبون للشراء من منطقة (د) لفرق السعر فيها ولقرب المسافة بين المنطقتين على الأخص في المتاجر التي تقع على الإطراف القريبة من المنطقة (أ) .
- رجال البيع في منطقة (د) يقدمون خدمات متميزة للمشترين مما دفعهم إلي ترك المتاجر في منطقتهم و الشراء من متاجر المنطقة (د).
- الشركات المنافسة في منطقة (ب) خفضت الأسعار، وقدمت خدمات ما بعد البيع بشكل متميز وكذلك اعتمدت سياسة البيع بالأجل
من خلال مراجعة تنفيذ هذه الخطة وتحديد معوقات التنفيذ، قامت ادارة المبيعات بإعادة هيكلة هذه الخطة من أجل وضع خطة مبيعات للسنة القادمة من خلال ما يلي:
- إعادة تحديد المبيعات وتوزيع تلك المبيعات على المناطق البيعية.
- تدريب وتأهيل رجال البيع وإعدادهم بشكل جيد لكي يتمكنوا من تقديم خدمات متميزة
- إعادة النظر بالسياسة السعرية في المنطقة (أ).
- تم التأكيد على مراجعة الخطة القادمة عند تنفيذها بشكل دوري (شهري، فصلي، سنوي) لمعالجة المشاكل ووضع المعالجات المناسبة أثناء التنفيذ من خلال تغيير وتطوير الخطة.
- الاستمرار بجمع المعلومات عن السوق ومن ثم التأكيد على رجال البيع بمتابعة استراتيجيات وسياسات المنافسين في السوق، اتجاهات الأسعار، حاجات الزبائن، الخدمات المطلوبة.
ان مراجعة الخطة أظهرت لإدارة المبيعات ضعف متابعة المنتجات، و النقاط البيعية للمنافسين في السوق من قبل رجال البيع والمختصين بالبحوث التسويقية.