تعتمد ادارة المبيعات العديد من الخطوات لنجاح عملية اختيار وتعيين رجال البيع، ويمكن تحديد الخطوات فيما يلى ايجاز
تعريف الوظيفة (العمل) Job Definition
ان المنظمات تختلف بأنشطتها، اهدافها، خططها، مناطق عملها، اساليب العمل، الامكانيات، حجم الاعمال، كذلك هناك اختلاف لطبيعة الأسواق والزبائن، وغيرها من الظروف المحيطة والتي تلعب دورا مهما في اختلاف طبيعة توصيف الوظائف وحجم اعمال ومهام رجال البيع. نتيجة لهذه الاختلافات ، لذلك فإن على إدارة المبيعات ان توضح بشكل دقيق طبيعة العمل او الوظيفة التى تحتاجها ضمن النقاط البيعية التي هي بحاجة لعاملين. ان التعريف بالعمل بمعنى اعطاء توصيف واضح للواجبات والمهام، وكذلك للسلطة الممنوحة لتنفيذ تلك المهام. بنفس الوقت فان عليها ان تحدد ما هى اهداف عمل المبيعات والتي تتلخص في
- المبيعات Sales
- الارباح Profits
- حصة سوقية Marker Share
- خلق قيمة للزبون Customer Value creation
- رضاء الزبون Customer Sales faction
- الطلب Demand
للوصول الى هذه الاهداف بنجاح فأنة يتطلب القيام بما يلى:
- استلام الطلبات وتلبيتها.
- تطوير المشاركة.
- تهيئة المنتجات.
- معرفة السوق.
- تقييم شروط السوق
- تعديل آلية العمل المنفذ.
- التنقيب عن اسواق جديدة.
- وضع الاسس اللازمة لاختراق الأسواق.
- وسائل البيع المعتمدة.
- تأهيل رجال البيع وتنمية قدراتهم.
- تقارير ادارة المبيعات المتعلقة بظروف العمل (الخطط والتنفيذ)
اما قياس تلك الاهداف فيتم من خلال:
- المقاييس الكمية (ارقام المبيعات، والحصة السوقية، الارباح…).
- التقييمات النوعية لمستوى الإنجاز والتنفيذ للخطط.
- ادارة الأهداف وتتضمن متابعة مدى السير باتجاه الاهداف من عدمه وضع الحلول التصحيحية في حالة الانحراف عن المسار الصحيح.
لمحة عن حياة المرشح Candidate Profile
ان تحديد ما هو مطلوب معرفته حول حياة المرشح التى تتضمن السيرة الذاتية، العمر، منطقة السكن، التأهيل العلمى، الخبرات، المهارات وغيرها، التى لا بد ان تتضمنها الاستمارة الخاصة بطلب التعيين. ان هذه السيرة ترتبط بشكل مباشر بطبيعة العمل الذي يكلف به. لذلك فان ادارة المبيعات تحدد طبيعة وشكل الوظيفة (توصيف الوظيفة) وثم تحدد مواصفات الشخص المطلوب وفقا لتوصيف الذي تم تحديده لوظيفة رجل البيع المطلوب توفرها به. بالواقع فإن من الصعب جدا ان تتوفر جميع الخصائص المطلوب بالمرشح، لذلك فان ادارة المبيعات تقوم باختيار المرشح الذي تتوفر فيه اكثر عدد من المواصفات المطلوبة وحسب درجة اهميه تلك المواصفات لدى ادارة المبيعات، ومقارنتها ببقية المرشحين. من ذلك تقوم بتطوير الخصائص الاخرى من خلال التدريب والتأهيل لرفع قدراته الأدائية. للمزيد من المعلومات راجع مقال مواصفات وخطوات اختيار رجال البيع
ان الموجز عن المرشح ( السيرة الذاتية والعلمية) يعطى مؤشرا طبيعة أعماله السابقة والخبرات التى لديه والتأهيل العلمى له. لذلك فان قسم من الشركات او المنظمات تلجأ الى استخدام الوسائل الاحصائية والتحليلية لتقييم رجال البيع ومستوى الأداء ومقارنة ذلك بالخصائص والمواصفات التي يمتلكها ومستوى النجاح الذي يحققه. من خلال هذه العملية يتم تحديد مستوى وبرنامج التدريب والتأهيل الواجب اعتماده لرفع القدرات والمهارات الذى ينعكس على كفاءة الأداء، بنفس الوقت فانه لابد ان ينظر على مستوى التكاليف المرتبطة بعملية التدريب والتاهيل هذه.
مقدم الطلب Applicator Pool
ترتبط عملية تكليف المرشح بالوظيفة او العمل بمستوى خبراته وقدراته وتاهيله، لذلك يقوم مدير المبيعات باختيار العمل المناسب للمرشح الذى يتوافق مؤهلاته وخبراته مع الاخذ بنظر الاعتبار رغبة المرشح بالعمل لان هذه الرغبة مهمة وتنعكس على كفاءة الإنتاجية في الاداء.
ان اهم مصادر مقدمى الطلبات هى:
- الجامعات، والكليات، المعاهد التقنية المتخصصة،
- عمليات التنسيق الداخلي في المنظمة.
- وكالات طالبي التوظيف.
- طلبات العمل على شبكة الانترنت.
- موقع المنظمة على الويب الخاص بالبحث عن الخبرات والمؤهلات.
- الزبائن الذين لديهم رغبة بالعمل.
- العاملون في الشركات المنافسة.
- المستخدمين السابقين.
- الاعلانات الخاصة بطلب التوظيف.
- المعارض التجارية.
- شركات التوظيف على مواقع الويب.
الاختيار Selection
ان عملية الاختيار تتم بعد ان تدرس كافة الطلبات والمعلومات التي تتضمنها استمارة التعيين التي تتضمن السيرة الذاتية والعلمية، حيث يتم مراجعة نتائج الاختيار الأولى عن كل مرشح… وبعد ذلك يتم قبول الترشح من عدمه.
فى دراسة نشرتها مجلة ادارة المبيعات والتسويق عدد (183) فى الولايات المتحدة بينت ان افضل المرشحين هم:
- الحالات (الطلبات المباشرة) 48%
- المشغلين (مكاتب التشغيل) 35%
- المنافسة 10 %
- تنسيب الكليات 9%
- الاعلانات الصحفية 9%
الجاذبية Attraction
ان مسألة الجاذبية تاخذ اتجاهين:
- جاذبية شخصية المرشح لشغل عمله بشكل يؤثر على استقطاب الزبائن والتعامل معهم بالشكل المطلوب.
- جاذبية الوظيفة وهذا ما يتعلق بالأجور، المكافآت، الحوافز المختلفة التى تساعد فى خلق اندفاع عالى لدى هذا المرشح للاداء الافضل لعملة.
مقال يهمك: انواع حوافز ومكافات رجال البيع
التقييم والتحسين Evaluation and Improvement
الخطوة الأخيرة هى عملية التقييم للمرشح الذى تم اختياره، ان هذه العملية لا تتم الا باتباع معايير محددة فى التقييم، وتعتبر الاساليب الكمية من الطرق الاكثر مصداقية في هذه العملية.
ان نتائج عملية التقييم، والتي تتم من خلالها تشخيص نقاط الضعف في الاداء، يتم علي ضوئها عملية تطوير وتحسين اداء هؤلاء رجال البيع من خلال البرامج التدريبية والتاهيلية لرفع مستوى آداهم.
المفاضلة بين اختيار رجال البيع ذو الخبرة ام عديمى الخبرة
ان إحدى الصعوبات التي تواجه مدراء المبيعات هى مسالة اختيار وتعيين رجال البيع ذو الخبرة السابقة في العمل وخاصة في نقاطها البيعية، نظرا لما يتمتعون به من مهارات وكفاءة في ادائهم ودورهم في تحقيق الأهداف البيعية، اضافة الى انهم لا يحتاجون الى برامج تدريبية وتاهيلية تكلف المنظمة نفقات كبيرة، في حين عديموا الخبرة، رغم تمتعهم المالى بمواصفات تاهلهم في عملية الاختيار، الا انهم يحتاجون الى الكثير من الوقت من تاهيلهم وتدريبهم وهذا يتطلب تكاليف للمنظمة.
فى دراسة اجريت تبين ان الاختيار الأفضل لرجال البيع لا بد من خلال عدة اسس تتضمن
- المهارات
- المعرفة
- المواصفات الشخصية
- القدرة على خلق عمل قوى
- الرغبة الفطرية لتقديم الخدمات
- القدرة على تسهيل عمل الاخرين
- وغيرها من المواصفات.
خلصت هذه الدراسات الى اهمية المقارنة بين اختيار وتعيين رجال البيع ذو الخبرة ام عديموا الخبرة. ان مثل هذه المفاضلة لا يمكن ان تتم من خلال عدة ابعاد (منظور) وهى:
- المالى.
- ثقافة المرشح.
- مواصفات المرشح.
- الزبون.
- عمليات البيع.
- ادارة المبيعات.
- زملاء العمل.
وفق هذه الابعاد (المنظور) تتم عملية المفاضلة والمقارنة لاختيار رجال البيع الافضل للمنظمة، ومن اجل اعطاء فكرة واضحة لكل بعد او منظور سيتم تناولها على فقرات خاصة بكل واحد منهم بمقالات منفصلة فتابعونا.