كيفية كتابة تقرير عمل؟ قد يكون رئيسك في العمل قد طلب منك أن تدير مشروع ما، وربما تكون أنت مدير المشروع أو قد لا لكن الشيء الوحيد المؤكد أن هناك القليل من الناس فقط يعرفون كيفية كتابة تقرير عن مشروع تجاري وطريقة إعداد التقرير حالة المشروع، فالمشكلة التي قد تقابلهم أن كثيرا من الناس قد لا يفهمون المعلومات التي قد يتم اختصارها في نموذج تقرير صغير عن مشروع كبير. من خلال هذا المقال سوف نتناول بعض القواعد الأساسية التي يمكنك استخدامها لإنشاء تقرير حالة مشروع يضمن أن يحافظ على متابعة المدراء والمهتمين والذي بدوره سيساعد في إنجاح المشروع.
نظرة الإدارة
إذا كان مشروعك هام بالنسبة للمؤسسة، سيكون رئيسك تحت ضغط كبير بسبب رغبته في تعريف رؤسائه بالتقدم الذي تم إحرازه في المشروع. المدير الذكي يتابع حالة المشاريع جيداً وباستمرار، مع تقديم تقرير ممتاز عن حالة المشروع سيكون رئيسك على علم بكل ما يدور في مشروعك من دون الحاجة للانخراط بنفسه في العمل.
هناك معلومات ذات أولوية قصوى يحتاجها رئيسك في العمل لعرضها على رؤسائه ليظهر لهم أن المشروع يعمل بالطريقة المثالية، وذلك عبر تقديم هذه المعلومات بصورة منتظمة ستبقيه دوماً على اطلاع بالأمور.
حتى بالنسبة للمشاريع الصغيرة تقديم تقرير فعال عن حالة المشروع سيحتاج ثوان قليلة من رئيسك لمعاينة التقرير ومعرفة أي نوع من التقارير قد تقدمت به.
تقرير حالة المشروع الممتاز يخلق الوضوح من حالة الفوضى، ومهمتك كمدير للمشروع هي استخلاص الوضوح من حالة الفوضى هذه، وتقديم عناصرها الأساسية بحيث يكون رئيسك قادراً علي فهم مئات الساعات من العمل في ثلاثين ثانية فقط. النقاط الثلاثة التالية ستساعدك لكتابة تقرير حالة مشروع ممتاز:
- المكونات الثلاثة لتقرير حالة المشروع.
- طريقة كتابة التفاصيل الموجزة.
- ما هي البيانات الرئيسية التي تحتاجها الإدارة.
العناصر الثلاث
نظرة عامة
من المهم أن نعطي نظرة عامة عن حالة المشروع فالمدراء يرغبون بتحديد إذا كان المشروع في ورطه، فقد لا يكون مشروعك بحالة ممتازة كما تعتقد.
مواعيد انجاز
مشروعك يحتوى على مجموعة من الأهداف الرئيسية التي يجب أن تنتهي في وقت محدد. المدراء يرغبون بمعرفه الأهداف التي تم انجازها والأهداف الجاري عمل عليها وما هي الأهداف التي سيتم العمل عليها في المرحلة القادمة. هذا سيسمح للمدراء تحليل الجدول الزمني للمشروع وما اذا كان هنالك شيء يجب الوقوف عنده واتخاذ إجراءات بشأنه.
المشاكل
كل مشروع أثناء تنفيذه معرض لمشكلة ما أو أكثر، المدراء يحتاجون لان يعرض عليهم المشاكل التي قد تعرض لها المشروع وذلك سيسمح لهم تقديم المساعدة لحل المشكلة اذا تطلب الامر.
تنظيم تقريرك عن حالة المشروع
ابدأ في وضع التفاصيل الأكثر أهمية ببداية التقرير، ثم التفاصيل الأقل فالأقل في الأهمية حتى النهاية، علي النحو التالي :
حالة المشروع العامة تأتي في البداية، إذا وجد مديرك ما يعجبه في بداية التقرير قد يتوقف عن قراءة باقي التقرير، معالم المشروع الرئيسية يجب أن تأتي بعد حالة المشروع العامة، إذا لم يكن المدير راضياً عن حالة المشروع العامة، أو يحتاج إلى المزيد من التفاصيل فمن الممكن أن يقوم بالاطلاع علي المواعيد المقررة من الإدارة العليا للانتهاء من الأهداف الخاصة بمشروعك.
ربما تكون هناك مشاكل تعطل الجدول الزمني الخاص المشروع لذلك أذا وجد المدير تأخر في جدول المشروع الزمني سيبحث في المشاكل بعد الجدول الزمني مباشرة، ومدير المشروع الذكي يقوم بوضع المشاكل الأكبر التي تواجه مشروعة كأول المشاكل.
ملخص
مهمتك كمدير للمشروع أن تقوم بتقديم تقرير عن حالة المشروع مختصر وواضح وموجز حيث يمكن للمدراء أن يتابعوها بسرعة وبدون جهد كبير، ربما تقوم بكتابة تقرير حالة مشروعك في 30 دقيقة، ولكن تذكر مديرك قد لا يجد مثل هذا الوقت لمراجعة تقريرك. بكل تأكيد هناك الكثير من التقارير التي سيكون عليه متابعتها بجانب التقرير الذي قدمته إليه.
التفاصيل الموجودة مصطلح قد يبدوا لكثيرين على أنه كلمتين متناقضتين ولكن كمشرف على فريق العمل لا يجب أن تكون كذلك. مدير المشروع الذي يستطيع أن يقدم تقرير حالة المشروع الخاص به دون الإطالة يكون مدير مشروع ذو قيمة كبيرة.
مقال يهمك: طريقة اعداد تقرير عن حالة مشروع
نصيحتي أن تكتب تقرير حالة مشروعك كما لو كنت تكتب برقية من الطراز القديم، كل حرف له ثمن، وأتباع المعلومات الآتية كذلك :
- أكتب تقرير حالة مشروعك في نقاط، ولا تستخدم الجمل والسرد، لا يجب أن تكون أي جمل مطولة في تقريرك.
- تجنب الاستخدام غير الضروري للعناوين والفواصل.
- بذل أقصى جهد لتقصير الجمل والكلمات.
- تجنب وضع الصفات والحالات وسط الجمل مثل جيد، جيد جداً، سيئ, سيئ للغاية.
البيانات الرئيسية
الإدارة العليا سوف تحتاج معلومات وبيانات أساسية ورئيسية لتحديد الحالة العامة لصحة المشروع ومقارنتها بمعالم ومشاكل المشروع، للوقوف على صحة المشروع، يجب أن تشمل هذه البيانات التالي :
- اسم المشروع.
- رقم التعريف بالمشروع إذا كانت شركتك تستخدم أداة لتخزين بيانات المشاريع.
- الحالة الإجمالية لصحة المشروع.
- النسبة المئوية التي يجب إنجازها من المشروع حتى يوم تقديم التقرير.
- النسبة المئوية التي تم الانتهاء منها.
- عدد الأيام التي تأخر فيها المشروع، أو عدد أيام التقدم في المشروع مقارناً بالجدول الزمني الموضوع.
- عدد المشاكل التي يواجها المشروع.
- عدد المشاكل الطبيعية التي تواجه المشروع.
وعناصر المعلومات هذه التي تقدمها ينبغي أن تقدم نظرة عامة سريعة وسليمة عن حالة مشروعك والتي على أثارها يقرر المدير ما إذا كان المشروع يسير بصورة سليمة أم لا.
المدير قد يحتاج إلى أكثر من البيانات العامة والأساسية للمشروع ومقارنتها مع معالم المشروع لمعرفة هل يحتاج المشروع لتواجدي فيه أم أنك تسير بركب المشروع بالطريقة المثلى.
وواحدة من أصعب الأمور على المدير والتي يجب عليه أن يقوم بها طوال اليوم هي تحديد ما إذا كان يجب عليه أن يعطيك المزيد من الحرية في التصرف، أو أن يدخل نفسه في العمل.
تذكر لا يريد المدير تحمل عبئ ومشاكل العمل كلها، وكذلك لا يريد أن يخسر عقد المشروع. معالم إنجازات المشروع يجب أن تشمل ستة مراحل هي :
- أسم الإنجاز أو المرحلة.
- النسبة المئوية للإنجاز.
- وقت البداية المخطط للإنجاز.
- وقت النهاية المخطط للإنجاز.
- وقت البدء الفعلي.
- وقت الانتهاء الفعلي.
المشاكل
الجزء الأخير في تقرير حالة المشروع الذي تقوم عليه يجب أن يشمل المشاكل الرئيسية التي تواجه المشروع، والبيانات الهامة التي يحتاجها المديرين للمشاكل التي تواجها في مشروعك تشمل
رقم التذكرة
اذا كان للشركة نظام تذاكر متابعة مشاكل، يجب وضع رابط تذكرة المشكلة أو التعريف بالرقم المتسلسل الخاص بالمشكلة.
أسم المشكلة
يجب أن يكون اسم المشكلة يصف مضمونها .
ذكر الوقت والتاريخ
يحتاج المديرين لمعرفة وقت المشكلة لتحديد ما هي أقدم مشكلة، وما هي المشكلة التي قد تتفاقم وتهدد المشروع إذا لم تحل بصورة أسرع.
الأولوية وشدة المشكلة
المشكلة التي قد تتسبب في وقف المشروع أو في تأخير ميعاد التسليم، هي أهم مشكلة يجب عرضها في البداية، أما أذا كانت المشكلة أقل خطورة مثل خلل بسيط في برنامج العمل تكون فيما بعد.
من يملك الحل
تعريف مديرك بسرعة عن من يملك حل هذه المشكلة بأسرع وقت.
متى ستحل المشكلة
قم بتحديد الوقت التي ستحل فيه هذه المشكلة التي تواجه المشروع، وإذا لم تكن قادراً علي تحديد هذا وحدك، حدد متى يجب أن تحصل علي مساعدة.
مقال ذات صلة: خطوات حل المشكلة
النشاط الحالي
حدد ما الذي تقوم به في الوقت الحالي لحل المشكلة، هل تقوم باتصالات ؟ هل قمت بطلب تعزيزات من مجموعة ما ؟ ما هي الإجراءات التي قمت بها لتخفيف حدة المشكلة ؟ هل هناك بدائل ؟
النتائج المتوقعة
إذا كنت تكتب تقرير حالة المشروع بطريقة جيدة، وتقدمه بذكاء إلي الأشخاص المعنيين، فعليك أن تتوقع نتيجة من اثنين، أما أدارة هادئة تتركك لتعمل بهدوء ولا تتدخل في مشروعك، وهذا يعني أنهم يشعرون انك قادر علي إدارة مشروعك وحدك دون الحاجة إليهم، أو أنك ستجد أن الإدارة تزيد من اتصالاتها معك بغرض كشف الحقائق والوقوف علي حقيقة ما إذا كنت تحتاج إلى تدخل منهم.
ينبغي أن تكون الإدارة قادرة علي الوقوف علي حالة مشروعك دون الحاجة للوصول أليك، لذا يجب أن يكون ما كتبته في متناولهم، وقدرة الوصول إليك تكون متاحة لهم.
مدير مشروع يقدم تقرير حالة لمشروعه بمهارة واختصار هو شيء نادر، ولا يجب إن يكون التقرير صمم بنظام عرض الشرائح الملونة، أو تقرير يحتوي علي أكثر من ورقة ليكون تقرير عظيم، الكثيرين يعتمدون علي هذه الخطة ويواجهوا الكثير من المشاكل مثل الأخطاء المطبعية، الإطالة في الشرح والسرد أمراً غير مرحب به في كتابة تقرير حالة المشروع، فمثل هذا لا يوفر وقتك، أو وقت الإطالة وقد تقع في العديد من الأخطاء، ويجعل الإدارة في تخبط وغير قادرة علي الوقوف علي الحالة الصحيحة للمشروع، كل حلقات التدريب لا تشرح كيف يمكن تقديم تقرير حالة مشروع جيدة، إذا تمكنت من إتقان هذه الموهبة فستكون بأذن الله من أنحج مديري المشاريع.
نموذج خطة عمل مشروع جاهزة للطباعة
هذه الطريقة يمكنك استعمالها في كتابة او عمل تقرير في اي عمل او نشاط سواء تقريري مدرسي او وظيفي
- كيف تجعل محلك مشهور
- تحليل SWOT لسامسونج | تحليل SWOT من سامسونج
- تحليل القوة والضعف والفرص والتهديد (SWOT)
- تحليل SWOT لتويوتا | تحليل SWOT لتويوتا
- تحليل SWOT لـ Netflix | تحليل SWOT على Netflix