تخطيط المبيعات Sales Planning

تعتبر مسالة تخطيط المبيعات من المسائل المهمة والحيوية التي تواجه إدارات المبيعات والتسويق، حيث يعد التخطيط أحد أهم الوظائف الإدارية التي تمارسها إدارات منظمات الأعمال على اختلاف اختصاصاتها وعملها. ان التخطيط هو النشاط الأول الذي يسبق جميع الأنشطة الإدارية التي تمارسها تلك المنظمات، لأنه عملية تهدف لتوظيف الأمثل للموارد المادية والبشرية المتاحة بكفاءة عالية،كذلك فإنها تحدد الأهداف التي تسعى المنظمة للوصول إليها وتحقيقها فى ضوء التوقعات والظروف البيئية المحتملة فى المستقبل. بالاضافة لذلك فان عملية التخطيط توفر للمنظمة وإدارتها المختلفة ومنها ادارة المبيعات رؤية وتصور شامل عن المهام المزمع القيام بها في المستقبل وكيفية تنفيذها بالشكل الذي يحقق أفضل أداء ممكن للأنشطة والفعاليات التي تقوم بها المنظمة وكيفية تنفيذها بالشكل الذي يحقق أفضل أداء ممكن للانشطة والفعاليات التي تقوم بها المنظمة ومنها إدارة المبيعات.

ان تخطيط المبيعات يسهم في التنبؤ بالمستقبل والاستعداد لمواجهة احتمالات التغيير فى ظروف عمل إدارة المبيعات وكيفية مواجهتها . كذلك فإنه يساعد على تحديد المستلزمات المادية والبشرية الواجب توفرها لتحقيق الأهداف البيعية المحددة. كذلك فإن التخطيط يمثل الأساس الذي تعتمد عليه عملية الرقابة على انشطة المبيعات ومعرفة مدى قدرتها وكفاءتها فى الوصول إلى الأهداف المنشودة.
ضمن هذا المقالات سيتم تناول ما يلى :

1. مفهوم التخطيط والتخطيط الاستراتيجى.
2. العلاقة بين خطة التسويق وخطة المبيعات.
3. تطوير الاستراتيجية البيعية.
4. الاعتبارات الحاسمة لتخطيط المبيعات.
5. اختبار خطة المبيعات قبل التنفيذ

مفهوم التخطيط والتخطيط الاستراتيجى Planning and Planning Strategic Concept

ان مدراء المبيعات يعملون بشكل مستمر على جمع البيانات والمعلومات وتحليلها ودراسة كافة العوامل البيئية لتحديد الضغوط والتهديدات والفرص المتاحة وتحليل تلك الفرص، وكذلك تحليل الظروف الداخلية لتحديد نقاط القوة والضعف لادارتهم في ضوء قدرات المنظمة بشكل عام. ان مثل هذا التحليل يساعد فى تخطيط المبيعات وإجراء التعديلات على الخطط البيعية الموضوعة في الوقت المناسب من أجل استمرارية العمل بالاتجاه الصحيح والمخطط له.
ان دور التخطيط في المنظمة وإدارة المبيعات دور اساسي وفعال، ان على اساس ما يتمخض عنه من خطط تحدد أوجه الأنشطة وأهدافها وآلية تنفيذها ومستلزمات التنفيذ من موارد مادية وبشرية وكيفية توزيعها على الأنشطة المختلفة بالشكل الذي يحقق أفضل كفاءة في استغلال واستثمار تلك الموارد بشكل يتناسب مع طبيعة كل نشاط.

أ‌. تعريف التخطيط الاستراتيجي Planning Strategic Definition :

نظرا لأهمية التخطيط في رسم الخطط القصيرة او طويلة الأمد، دفع الكثير من المختصين تحديد مفهومه وأبعاده واهميته لكى يتمكنوا من التوصل إلى معالم هذا المفهوم وتسهيل عمل المدراء من خلال تخطيط انشطة ادارتهم.
بهذا الصدد يشير ( Carter) إلى أن التخطيط يمثل اساس فحص القضايا التي تواجه المنظمة او مخاطبتها او تحديد خطط العمل، وات التخطيط الاستراتيجى يبدأ بتحديد رؤية وقيم المنظمة ومن ثم رسم خطط العمل للانشطة الواجب انجازها،وذلك من خلال تحديد الإدارة لأهدافها. أي أن التخطيط يمثل عملية إدارية تتضمن وضع الخطط القصيرة او الطويلة الامد لعمليات المنظمة في المستقبل.
ان التخطيط الاستراتيجي كنشاط إداري يعمل على تحديد وتحليل الفرص والفرص البديلة، عوامل القوة والضعف للمنظمة، التهديدات والضغوط الخارجية ومن ثم تحديد الاولويات والتغلب عليها بالشكل الذى يحقق للمنظمة أفضل استغلال لموارد البشرية والمالية. المختصين عبروا عن التخطيط الاستراتيجى على أنه :

• يمثل الطريقة النظامية لإدارة فاعلة وكفؤة لعملية التغيير.
• يحدد ويحلل الفرص البديلة، وجوانب القوة والضعف،والمشاكل والتهديدات ويحدد أولويات معالجتها والتغلب عليها.
• عملية ادارية للتطوير ومساعدة المنظمة على خلق الموائمة الجيدة ما بين الأهداف والموارد لتحقيق الاهداف.
• اختيار البديل الأفضل من بين البدائل المتاحة والتي تسهم في تحقيق الأهداف بكفاءة عالية.

خروجا من هذه التعريفات يتضح بان التخطيط هو عبارة عن وظيفة ادارية اساسية لا يمكن ان تعمل المنظمات من دون اعداده بشكل جيد مستندة في ذلك على دراسة عوامل البيئة الخارجية والداحلية للمنظمة، لان المنظمة تعمل فى ظل ظروف بيئية متغيرة وغير المناسبة لكى تتمكن من التكيف مع عوامل البيئة المحيطة وتحقيق اهدافها.

اقرا ايضا: التخطيط الاستراتيجي مع الامثلة

ب‌. التخطيط الاستراتيجى وتخطيط المبيعات Strategic Planning and Sales Planning

ان ادارة المبيعات هى جزء حيوي ضمن الهيكل التنظيمي لأي منظمة، بالتالى فان التخطيط الاستراتيجى العام للمنظمة لا بد ان يمتد لادارة المبيعات بكافة جوانبها وانشطتها المختلفة، لذلك فإن منهج التخطيط الاستراتيجي هو منهج واحد لكافة وظائف المنظمة، الأمر الذي يتطلب من هذه الإدارة ان تهتم بعملية التخطيط ورسم الخطط المختلفة وتحديد البرامج الخاصة بتنفيذ هذه الخطط، وكذلك معالجة المستجدات في ظروف البيئة المحيطة وخاصة في الأسواق التي تعمل بها. لذلك فإن على هذه الاداة ان تكون قادرة على تغيير وتطوير وتكييف خططها وفقا لطبيعه الاسواق التى تعمل بها والظروف السائدة والمؤثرة في أنشطة المبيعات
تخطيط المبيعات ما هو الا جزء مهم من التخطيط الاستراتيجي للتسويق والادارة العليا للمنظمة، لذلك فإنه يسير بنفس الاتجاه المحدد له في التخطيط الاستراتيجي للمنظمة.

ج. تخطيط المبيعات الاستراتيجي Sales Planning Strategic :

ان مدراء المبيعات هم المسؤولون عن تخطيط انشطة المبيعات المختلفة وبالتالى فهم مسؤولون عن تزويد المستهلكين بالمنتجات بالمواصفات المطلوبة، المكان الوقت، والسعر المناسب. إن تخطيط المبيعات يمثل عمل سنوى مبرمج ضمن استراتيجية المنظمة العامة والتسويقية والبيعية، حيث من خلالة يتم قياس او اختبار مدى قدرة مدير المبيعات وكفاءته في الاعداد الصحيح لخطة المبيعات علي المدى القصير(لسنة) والمدى الطويل (لأكثر من سنة).
ان الاعداد الصحيح للخطط بشكل علمى وعملى ومدروس يمثل العنصر الأساسي لنجاح ادارة المبيعات لما توكل اليها من انشطة ومهام استثنائية لدراسة الخطط السابقة والحالية من اجل البناء الصحيح للخطط القادمة لمبيعاتهم .
لذلك يمكن تعريف التخطيط على أنه:
عملية واعية ومنظمة لجعل القرارات حول تنفيذ الأهداف ونشاطات الأفراد او الجماعات، وحدات العمل، نظرة المنظمة المستقبلية من خلال استخدام المصادر او الموارد المتاحة واستعادتها من خلال إقفال عملية البيع لذلك فان تخطيط المبيعات يمثل جهد هادف وموجه تحت سيطرة مدير المبيعات ويرسم في اغلب الأحيان ضمن معرفة وتجربة العاملين في إدارة المبيعات ( Thompson & McNeal ).

ان اهمية تخطيط المبيعات يمكن توضيحها في النقاط التالية : (Charles ).

1. يزود وحدات العمل بالخطوات الواضحة التي يجب ان تتبع في المستقبل.
2. يسمح للعاملين في ادارة المبيعات للتكيف للظروف المتغيرة في البيئة.

ان تخطيط المبيعات يصف بشكل نهائي من خلال الخطة،وان هذه الخطة تكون واقعية و موضوعية وقابلة للتطبيق، وبنفس الوقت يجب ان تكون مكتوبة لتصبح متوفرة إلى كل الذين من المحتمل ان يستخدمها داخل وخارج العمل، وكذلك يجب ان تصب هذه الخطة باتجاه تحقيق الأهداف وخاصة عندما ترسم استنادا إلى تقديرات كمية للمبيعات المتوقعة.

د. مبررات تخطيط المبيعات:Sales Planning Justifications

هناك العديد من الأسباب التي تبرر حاجة المنظمة لتخطيط مبيعاتها ووضع الخطة اللازمة لوضع هذا التخطيط موضع التنفيذ, لقد حدد كل كم (Burton & Bragg ) سبع أسباب تبرر الحاجة للتخطيط والخطة لأنها تمثل:

1. تخطيط الاعمال والانشطة البيعية يمثل اداة فعالة لاتخاذ العديد من القرارات وتوظيف ماذا تعمل الإدارة في المستقبل، بالتالى فان الخطة تحتل الإطار العام للقرارات التى تنجز الأهداف الرئيسية والفرعية.
2. تخطيط الأعمال وخطة المبيعات لاتمثل الطريقة الفعالة لقياس الكفاءة الحالية من خلال مقارنة ما متوقع إنجازه وما هو منجز فعلا، فمثلا مقارنة المبيعات الفعلية مع المبيعات المتوقعة تعطى مؤشرات على مدى كفاءة الأداء فى ادارة المبيعات والقوى البيعية فيها.
3. خطة المبيعات تعتبر قاعدة لتقييم إنجاز العاملين في ادارة المبيعات استنادا الي المسؤوليات المكلفين بها، ومن خلال التقييم يتم تحفيزهم ومكافأتهم.
4. ان خطة المبيعات تشجع وتحفز مدراء المبيعات من خلال مشاركتهم في عملية تطوير هذه الخطة ، وان ما قاموا به من تطوير كان ذو تأثير فعال على تحقيق الأهداف.
5. تعتبر الخطة أداة تعليمية وان عملية تطوير الخطة تساعد فريق العمل على تفهم مكوناتها بشكل أفضل وبالتالي تدفعهم للعمل كفريق واحد بشكل جيد ومنسق.
6. ان خطة المبيعات تمثل الحد الوسط ما بين إبلاغ التوقعات وعرض النتائج، اى تعرف العاملين بما كان يجب عليهم القيام به، أو ما كان متوقع منهم القيام به وما قدموه فعلا.
7. خطة المبيعات تمثل طريق جيد للتحقق من الفرضيات التي على ضوئها يتم تحديد المصادر التي يجب توفرها لتنفيذ هذه الخطة، على سبيل المثال إذا وضعت الخطة لتحقيق نمو او زيادة كبيرة فى المبيعات فعلية فإن الخطة يجب ان تحدد مستلزمات التنفيذ ، العاملين ، رأس المال ، الوسائل ، طريقة التنفيذ وتوزيع المهام .

الاعتبارات الحاسمة لتخطيط المبيعات Crucial Consideration of Sales Planning

ان المختصين في مجال المبيعات يجدون هناك عدة اعتبارات يجب أخذها بنظر الاعتبار عند تخطيط المبيعات. ان هذه الاعتبارات التي حددها واعتبرها (Gregory ) من العوامل الحاسمة عند تخطيط المبيعات وهى :

أ‌- الشروط أو المتطلبات Condition or Prerequisites :

ان خطة المبيعات للسنة الماضية وكفاءة الأداء في تنفيذها وكفاءة القيادة تعتبر من شروط بناء الخطة القادمة، لذلك يجب علي القائمين على تخطيط المبيعات القيام بما يلى :

1. مراجعه خطة مبيعات السنة الماضية والتي تعتبر من أسس بناء الخطة القادمة للمبيعات التي وضعوها والنتائج التي حصلوا عليها.
إما بالنسبة لإدارة المبيعات التي تضع خطة لأول مرة ولا يوجد لديها خطط سابقة، فان عليها ان تجمع البيانات اللازمة وتحللها، تحدد حصتها السوقية المستهدفة، الموارد المالية والبشرية، والأرباح وغيرها من الأمور الضرورية لبناء الخطة، ومن ثم تقوم برسم خطة المبيعات المطلوبة.
2. ضرورة الإجابة على الأسئلة التالية والتي تمثل محاور أساسية في بناء ورسم خطة المبيعات :

مقال يهمك: كيفية وضع خطة مبيعات

• ماذا يفعل المخطط؟
• ما هي التغيرات التي يجب ان تجرى علي الخطة السابقة ولماذا؟
• ما هي الأعمال التي قاموا بها في هذه السنة؟ وما هي الإعمال التي تم تغيرها ولماذا؟
• هل ما حدث في هذه السنة سوف يحصل في السنة القادمة؟

3. يجب ان يبدع العاملون عند تبنى الخطة لتنفيذها.
4. اداء ادارة المبيعات ومدى تحقيقها للمبيعات المخطط لها في الفترة السابقة يمثل مؤشر مهم للمخطط لأنها لا تمكنه من تحديد السلبيات والايجابيات في العمل، الأمر الذي يجعله يعمل على استبعاد ما هو سلبى وتعزيز ما هو ايجابي. إن عدم اعتماد مدراء المبيعات على المعلومات سوف يجعل منهم غير قادرين على توقع ما سوف يكون عليه المستقبل ، لذلك تعتبر المعلومات التاريخية مهمة فى صياغة خطط المبيعات
5. ملاحظة اختيار فرضيات الخطة السابقة وتحديد المتغيرات التي أثرت على الأداء بشكل واضح .
6. تثبيت جميع الملاحظات والمعالجات والأفكار لإنشاء الخطة الجديدة

ب‌- تهدف المنظمة وخطتها تعتبر سبيل لتطوير خطة المبيعات

1. ان للمنظمة أهداف تسعى لتحقيقها ومن هذه الأهداف تحقيق ارباح اكثر، زيادة فى حجم المبيعات، اختراق السوق، تقديم منتجات جديدة… وغيرها من الأهداف التي تؤثر على خطة المبيعات .
2. تغيير الأهداف : قد تضع المنظمة اهدافا ولكنها تفكر بتغييرها فى المستقبل ، لانها تتوقع ان يحدث تغيير ما فى عناصر البيئة الخارجية، لذلك تعمل ادارة المبيعات على فهم وتحديد المسببات التى تخشى منها الإدارة والتي قد تدفع هذه الإدارة للتغير وتعمل على تهيئة خطة بديلة تناسب هذه التغيرات في حالة حدوثها.

تخطيط المبيعات والعمليات Sales and operations planning

تخطيط المبيعات والعمليات يعرف اختصارا ب (S&OP) هو عملية تساعد المؤسسات على مواءمة أنشطة المبيعات والعمليات لتحقيق نتائج أعمال أفضل. S & OP هي عملية متعددة الوظائف تتضمن المبيعات والعمليات والتمويل والإدارات الأخرى لتنسيق ومواءمة خططها للإنتاج والمخزون وطلب العملاء.
الهدف من S&OP هو تحقيق التوازن بين العرض والطلب مع تحسين الموارد وتقليل المخزون وتحسين مستويات خدمة العملاء. يوفر إطارًا للشركات لفهم بيئة أعمالها بشكل أفضل ، وتوقع الطلب المستقبلي ، واتخاذ قرارات مستنيرة بشأن الإنتاج والمخزون وخدمة العملاء.
عادةً ما تتضمن عملية S&OP سلسلة من الخطوات ، بما في ذلك:

1. جمع البيانات وتحليلها: جمع وتحليل البيانات المتعلقة بالمبيعات السابقة ومستويات المخزون الحالية وقدرات الإنتاج والعوامل الأخرى ذات الصلة.
2. تخطيط الطلب: التنبؤ بالطلب المستقبلي بناءً على الاتجاهات التاريخية ومعلومات السوق وعوامل أخرى.
3. تخطيط التوريد: تخطيط جداول الإنتاج ومستويات المخزون والموارد الأخرى لتلبية الطلب المتوقع.
4. مراجعة ما قبل S & OP: إجراء مراجعة للبيانات والخطط لضمان الدقة وتحديد أي مشكلات أو فرص.
5. مراجعة S&OP التنفيذية: تقديم الخطط والتوصيات إلى الإدارة العليا للموافقة عليها وتخصيص الموارد.
6. التنفيذ والمراقبة: تنفيذ الخطط ومراقبة الأداء للتأكد من أنها تحقق النتائج المرجوة.

يمكن أن يساعد S&OP الفعال المؤسسات على تحسين كفاءتها التشغيلية ، وخفض التكاليف ، وتعزيز رضا العملاء من خلال ضمان حصولهم على المنتجات المناسبة بالكميات المناسبة في الوقت المناسب.

زوارنا شاهدوا ايضا