نتحدث جميعا عن انشغالنا، واستعجالنا، وعدم توفر الوقت الكافي لنا أبدا. في كل مکان ننظر فيه في مقر العمل، نجد مهام تحتاج لإتمامها عند موعد نهائي محدد ونادرا ما نشعر بأنه قد تم منحنا الوقت الكافي. يمكن وصف الكثير من أعمالنا بأنها معتمدة على الوقت، أي أن العمل يكاد يكون بلا قيمة إذا لم يكتمل خلال إطار زمني محدد. تتضمن الأمثلة:
- تقديرات المبيعات يجب إكمالها بحلول الغد.
- قائمة أسعار العميل لأزمة اليوم.
- تغيير في خط الإنتاج يجب تنفيذه خلال ساعة.
- تحديث برنامج قاعدة البيانات بحلول نهاية الشهر.
يتضاعف التحدي عبر الحمل الزائد من المعلومات، مع الحاجة إلى تصفية معلومات كثيرة عن اللزوم والتعامل معها خلال وقت ضيق للغاية. أحد الأمثلة الواضحة هو العدد الكبير من الرسائل الإلكترونية التي يرسلها معظمنا ويستقبلها بصورة يومية.
يحكي احد المدربين يقول قد قمت مؤخرا بتدريب إحدى الموظفات في شركة كبرى تقع في سيليكون فالي وكان لديها أكثر من 4000 رسالة إلكترونية غير مقروءة في صندوق الوارد الخاص بعملها. يبدو أنها كانت تقضي جزءا كبيرا من يومها في التصفح السريع المئات من الرسائل الإلكترونية، ومن ثم ترسل ردودا سريعة على الرسائل المهمة.
مقال ينشر قريبا: كيف تعمل على تحسين مهاراتك في كتابة البريد الإلكتروني
ويواصل حديثة ويقول: خلال تدريبي للمئات من الأشخاص في مكان العمل، اكتشفت أننا نهدر أوقاتا ثمينة عبر التسويف والمماطلة. قد نعلم أن العمل ملح ومهم، لكن رغم ذلك نجد أننا تتباطأ في بدء المهمة. تكون النتيجة أن نحصل في النهاية على وقت أقل لإتمام الشيء الذي يجب إنهاؤه في موعد نهائي محدد.
نظم سرعتك
عندما نكون في صالة التدريبات الرياضية نتدرب على جهاز المشي أو التجديف أو الدرجات، فإننا ننظم عادة سرعتنا ولا نقضي وقت التدريب بأكمله الذي يبلغ 20 أو 30 دقيقة بالتدرب بسرعة عالية، والا فسوف نصبح مجهدين للغاية قبل انتهاء وقت التدريب. بالمثل، أثناء العمل، إذا قضينا اليوم بأكمله في العمل بسرعة وعلى جميع المهام بأسرع وقت وبأقصى مجهود جسدي ممكن، فسوف ننهك ونصبح غير منتجين. أنا متيقن من وجود استثناءات، لكن معظم الأشخاص يعملون بشكل مثالي أكثر عند تعديل السرعة والقوة التي يعملون بها خلال اليوم.
واذا كنت تريد عمل كتاب أعمل في صورة دفعات قصيرة وسريعة، أكتب على لوحة المفاتيح لمدة تتراوح تقريبا بين 30 و45 دقيقة قبل أن تقف وأحصل على استراحة.
أشجعك على أن تراقب بوعي طريقة عملك وأن تنظم سرعتك. من المفيد أيضا أن تدرك الوقت الذي تكون به أكثر إنتاجية وراحة عند العمل بصورة سريعة ومكثفة خلال يوم العمل. أنا أعمل بأفضل صورة في الصباح وفي المساء. ن
تيجة لذلك، أحب أن أبدأ العمل مبكرا وأن أعمل بصورة سريعة ومكثفة لمدة ساعتين أو ثلاث ساعات ثم أحصل على فترة ظهيرة أكثر هدوءا تمتد حتى وقت الأصيل، سوف يساعدك مثل هذا التنظيم للسرعة على تجنب الإنهاك وسيمكنك من تركيز طاقتك على تلك المهام التي يجب عليك إكمالها بسرعة.
اختر بعناية العمل الذي ستنفذه سريعاً
يوجد وقت ومكان لكل شيء، بما في ذلك العمل بسرعة كبيرة. يكمن السر في استخدام قدرتك في الحكم لتقرير متى تبذل الجهد کي تعمل سريعا بصورة استثنائية. ولتمكينك من تقرير متى تعمل بشكل أسرع من الطبيعي، إليك بعض الأسئلة الأساسية لتضعها في اعتبارك:
- متى تكون السرعة أهم من الدقة البالغة أو التفاصيل الإضافية؟
- هل تحتاج للحاق بالآخرين أم أنك متأخر عن الجدول؟
- هل تتنافس مع الآخرين وتحتاج إلى إكمال شيء ما قبل أن يفعل شخص آخر؟
- هل تتمنى أن تسبق الآخرين؟
- متى يكون من المهم أن تنهي شيئا بشكل سريع كي تترك انطباعا جيدا عند مديرك؟
مع الخبرة، نصبح جميعا أكثر براعة في استخدام مهارات قوة التمييز لدينا، أي معرفة متى تزيد من تدفق العمل وسرعته لدينا. إذا اخترت دائما العمل بسرعة، فانتبه أن الناس سيعتادون على مثل هذه السرعة في العمل، ويمكن أن يكون لذلك تأثيران سلبيان على الكيفية التي ينظرون بها إليك.
أولا: قد يتوقعون ذلك منك وقد يشعرون بأنك تعمل ببطء عندما تعمل بطريقة أبطأ والتي من المحتمل أن تكون طبيعية أكثر.
ثانيا: قد يعتاد رئيسك وزملاؤك على تحمسك للعمل بسرعة بحيث يتوقفون عن إدراك والاعتراف بذلك كإحدى نقاط قوتك.
اعمل على نيل إعجاب رئيسك وزملائك الأقدم عبر عملك السريع
لتتمكن من التميز حقا في مكان العمل، يجب أن يلاحظ عملك هؤلاء الرؤساء والزملاء الأقدم الذين لهم تأثير على وظيفتك والترقيات المستقبلية المحتملة. أنا لا أقترح أن تتفاخر بوضوح، لكني أقترح أنه يجب عليك أحيانا، عندما تسرع لإتمام المهام التي تكون مهمة للغاية، أن تكون مستعدا لأن تعلم الآخرين بذلك.
هناك أوقات سوف تحتاج لأن تبقى لوقت أطول في المكتب في الأمسيات، أو أن تأتي في الصباح الباكر جدا، أو تقضي عطلات نهاية الأسبوع في العمل أو سوف تحتاج لأن تأخذ العمل معك إلى البيت من أجل إتمام شيء ما بشكل سريع.
من المؤسف ألا يدرك الأشخاص الرئيسيون مدى التزامك بإتمام العمل بأسرع صورة ممكنة. دعهم يعلمون بما تفعله لكي تشعر بأن مجهودك لن يمر دون أن يلاحظه أحد. قد يرغب بعض الأشخاص في الإعلان بصوت مرتفع عن كيفية قيامهم بأحد الأعمال المهمة سريعا بينما قد يرغب آخرون في أن يكونوا أكثر مواربة ودهاء عند مشاركة ما يفعلونه مع الآخرين.
نحن نعيش في عالم يبدو أن كل شيء فيه مطلوب بشكل فوري ويتم اعتبار العمل بسرعة عادة كإحدى الصفات الإيجابية في مكان العمل. من ناحية أخرى، ما لم تكن مضطرا إلى ذلك حقا، فأنا لا أقترح أن تقوم بجميع أعمالك بأسرع صورة ممكنة إذا استلزم ذلك العمل لساعات إضافية زائدة عن اللازم وخطر أن تشعر بالإنهاك وأن تصبح بالغ التوتر.
يختلف وضع الشخص الذي يعمل على الهاتف في مركز اتصالات حيث يجب التعامل مع جميع شكاوى العميل خلال بضع دقائق عن وضع شخص يعمل في مزرعة، حيث تتوزع معظم الأعمال على عدة أيام.
أشجعك أن تتبع مزيجا من الاستراتيجيات الثلاثة التي قمت بمشاركتها في هذا المقال بطريقة تتناسب مع طبيعة عملك الخاصة. لا تسمح لنفسك بأن تصاب بالإرهاق والتوتر عبر القيام بكل شيء بسرعة فائقة؛ تذكر أن تنظم سرعتك وأن تختار بتمييز متى تعمل بشكل سريع للغاية.
وأخيرا عليك إدراك كيف تسعى لأن تكون ملحوظا وأن يتم تقديرك عندما تعمل بسرعة إضافية.
حكم وامثال عن سرعة العمل
“إذا أخبرني طبيبي بأن لدي ستة أشهر فقط لأحيا، فلن أفكر كثيرا. سأسرع في الكتابة على الآلة الكاتبة قليلا”.
إيزاك أسيموف
“إذا بدا أن جميع الأمور تحت السيطرة، فإنك فقط لا تتحرك بسرعة كافية”.
ماريو أندريتي
” إذا تأخرت، فاركض سريعا. لا تستسلم أبدا، لا تتنازل أبدا، وتمرد في مواجهة الصعوبات“.
جيسي جاكسون
“لا يمكنني العمل بسرعة كافية”.
وارنر هيرزوج
“يتحرك العالم بسرعة بالغة هذه الأيام لدرجة أن الرجل الذي يقول لا يمكن إتمام العمل تتم مقاطعته بوجه عام بواسطة شخص يقوم به”.
ألبرت هابارد